So gelingt die Inventur in der Gastronomie: 5 Tipps für die Umsetzung

| Gastronomie Gastronomie

Um digitale Prozesse für Hotellerie und Gastronomie zu veranschaulichen, haben vier Technologiefirmen – billbox, E2N, FoodNotify und sell&pick – das Projekt Cosmo Burger ins Leben gerufen. Heute erklärt Frank, der fiktive Küchenchef der Filiale in Wien, wie Gastronomen die Inventur erfolgreich und effizient durchführen können.

Zeitaufwendig, mühsam und chaotisch. Das sind wohl die ersten Begriffe, die Gastronomen in den Sinn kommen, wenn sie an Inventur denken. Denn seien wir mal ehrlich: Es gibt schönere Aufgaben als diese eher eintönige Arbeit. Doch es muss getan werden. Damit auch Du in Deinem Betrieb die Inventur erfolgreich und effizient durchführen kannst, teile ich mit Dir in diesem Beitrag meine Tipps dafür. Ich zeige Dir, wie ich und mein Team bei Cosmo Burger durch eine regelmäßige und gründliche Inventur unsere Wettbewerbsfähigkeit erhöhen und einen Teil unserer regelmäßigen Kosten einsparen.

Warum die Inventur für Restaurants so wichtig ist

Die Inventur von Lebensmitteln in Gastronomiebetrieben ist ein wertvolles Instrument, um den Wareneinkauf zu verbessern, den Verlust von Waren durch Verderb, Verschwendung oder Diebstahl zu minimieren sowie die Rentabilität zu erhöhen. Durch die Bestandsaufnahme weißt Du genau:

  • welche Waren in Dein Lager kommen,
  • wie viele Lebensmittel verbraucht werden, und
  • was an Restbestand übrig bleibt.

Wenn Du diese Informationen nicht genau kennst, kannst Du auch nicht nachvollziehen, wohin Dein Geld fließt. Denn: Wem Ware fehlt, die angeblich im Bestand sein sollte, dem entgeht Umsatz. Durch regelmäßige und saubere Inventuren erhältst Du wichtige Erkenntnisse. So kannst Du etwa Fehlinvestitionen frühzeitig erkennen, Lebensmittelverschwendung vermeiden oder Dich vor Betrug und Diebstahl schützen.

Oft fällt es aber nicht so leicht, den Überblick über diese Bereiche und den Lagerbestand zu bewahren. Hier sind deshalb nun meine 5 Tipps, mit denen Du die Inventur in Deinem Betrieb effizient durchführen kannst.

Meine 5 Tipps: Inventur bei Cosmo Burger

1. Optimiere Deine Lagerhaltung

Der Weg zu einer effizienten Inventur beginnt damit, wie Du Deine Lebensmittel lagerst. Faktoren wie Temperatur, Helligkeit, Hygiene oder Luftfeuchtigkeit spielen dabei eine wichtige Rolle. Denn für jede Lebensmittelkategorie gibt es bestimmte Lagerbedingungen, die eingehalten werden müssen. Für eine korrekte Lagerung kann ich Dir auch den First-In-First-Out-Ansatz empfehlen. Bei dieser Methode wird der Bestand so organisiert, dass die Produkte, die Du zuerst geliefert bekommst, auch wieder als erstes verwendet werden sollen.

2. Setze auf die Unterstützung im Team

Aus Erfahrung weiß ich, wie wichtig eine regelmäßige Inventur in Gastronomiebetrieben ist. Da dies allerdings kein Ein-Mann-Job ist, setze ich in der Cosmo Burger Filiale in Wien auf die Unterstützung des Teams. Von Anfang an war es mir wichtig, meinen Kollegen zu zeigen, dass die Inventur nicht nur das Unternehmen als Ganzes betrifft, sondern auch jeden einzelnen im Team.

 

Aus diesem Grund haben wir die Inventur zu einem Teil der regulären Aktivitäten in unserer Filiale gemacht. Die Bestandsaufnahme wird immer am gleichen Tag in jeder Woche durchgeführt, bevor die Bestellungen aufgegeben werden. Denn nur durch festgelegte und regelmäßige zeitliche Abstände ist der Prozess am effizientesten.

3. Planung ist das A und O

Wenn Deine Inventur keinem Plan folgt, kann sie chaotisch werden. Eine genaue Aufgabenverteilung, die klar vorsieht, welcher Mitarbeiter für welchen Bereich zuständig ist, ist hilfreich. Parallel dazu sollte auch ein durchdachter Zeitplan vorliegen. Dadurch können die beteiligten Mitarbeiter einschätzen, wie viel Zeit sie für die einzelnen Aufgaben aufbringen müssen. Hier ist es ebenso von Vorteil, einen Mitarbeiter auszuwählen, der die Verantwortung für die Planung übernimmt. Diese Person kümmert sich um die Erstellung eines Zeitplans und die Aufgabenverteilung.

4. Digitalisierung ist Dein bester Freund

Tabellenkalkulationsprogramme erledigen zwar auch den Job, aber es gibt wesentlich effizientere Tools, um die Inventur durchzuführen. Denn im Zeitalter der Digitalisierung sollten auf jeden Fall die Möglichkeiten neuer Technologien ergriffen werden.

Wir verwenden für die Inventur schon länger FoodNotify – ein für die Gastronomie entwickeltes Warenwirtschaftssystem, das mit unserer Kasse verbunden ist. Das Praktische daran ist, dass die Softwarelösung auch über eine App verfügt. Dies erleichtert mir und meinen Kollegen die Arbeit erheblich, da wir zum Beispiel auch im Kühlhaus oder Trockenlager die Inventur ganz einfach und bequem machen können.

Wie wir davon profitieren:

  • Durch die Anbindung an unsere Kasse werden die verkauften Speisen und Getränke automatisch mit den Produkten im Lager abgeglichen.
  • Sollte der Lagerstand doch einmal zu niedrig sein, erinnert uns das System mithilfe der Alarmfunktion daran und zeigt Vorschläge für Waren, die wir bestellen müssen.
  • Wir erhalten verlässliche Zahlen und Berichte, die uns dabei unterstützen, Einsparungspotenziale zu identifizieren.

5. Lerne aus der Inventur

Nach der Inventur solltest Du Dir Zeit nehmen, die gewonnenen Erkenntnisse der Bestandsaufnahme zu nutzen. Anstatt die Inventurliste einfach an die Wand zu hängen, analysiere Deine Zahlen kritisch und verwende sie. Wenn die Mitarbeiter sehen, dass Du die erhaltenen Informationen sinnvoll nutzt, werden sie die Wichtigkeit für den Inventur-Management-Prozess des Betriebes erkennen und die Arbeit gewissenhaft durchführen.

Optimiere Deine Inventur mit Digitalisierung

Wie Du siehst, kann Deine Inventur schnell und einfach erledigt sein. Denn mit meinen Tipps kannst Du die Inventur effizienter durchführen. Auch hier ist die Digitalisierung Dein bester Freund. Durch ein smartes Warenwirtschaftssystem wird der Inventurprozess nicht nur um einiges erleichtert, sondern nimmt auch weniger Zeit in Anspruch. Versuche Dich ernsthaft mit der Inventur in Deinem Betrieb auseinanderzusetzen. Denn eine regelmäßige und gründliche Inventur ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor, um die Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität in Deinem Unternehmen zu erhöhen.


 

Zurück