Unternehmen spüren wirtschaftlichen Nutzen der Digitalisierung

So hat in rund der Hälfte (47 Prozent) der Unternehmen Corona längst überfällige Digitalisierungsvorhaben angeschoben, in ebenfalls der Hälfte (52 Prozent) wurden aber Digitalisierungsprojekte wegen Corona auf Eis gelegt. Und die eine Hälfte der Unternehmen (46 Prozent) sieht sich bei der Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen als Vorreiter, die andere (50 Prozent) aber als Nachzügler. „Die Corona-Krise treibt die Digitalisierung in jedem zweiten Unternehmen an und bremst sie gleichzeitig in den anderen Unternehmen aus. Corona ist gleichermaßen Digitalisierungsbeschleuniger wie Digitalisierungsbremse“, so Berg. „Das sollten wir nicht akzeptieren. Wir dürfen bei der Digitalisierung kein Unternehmen zurücklassen. Digitalisierung muss in jedem Unternehmen ganz oben auf die Agenda. Wo derzeit die Kraft fehlt, ist die Politik mit wirksamen Unterstützungsmaßnahmen gefragt.“

Digital-Office-Lösungen sind in der Breite angekommen – haben aber noch Potenzial

Dabei zeigt die aktuelle Studie, dass Digital-Office-Lösungen in der Breite der Unternehmen angekommen sind, es aber noch viel Potenzial beim Einsatz einzelner Anwendungen gibt. So sagen 93 Prozent, dass sie einzelne Lösungen wie CRM, ECM oder ERP nutzen, weitere 4 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. Allerdings verwenden nur 48 Prozent digitale Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten, 44 Prozent ein Workflow-Management etwa für Freigabeprozesse und 41 Prozent ein elektronisches Archiv und Dokumentenmanagement. Ein Output-Management etwa zur Generierung von Dokumenten setzen 35 Prozent ein, 27 Prozent haben digitale Lösungen zur bereichsübergreifenden Recherche von Unternehmensinformationen eingeführt und 21 Prozent verwenden digitale Signaturen.

In den kommenden Jahren könnte die Nutzung deutlich steigen. So planen oder diskutieren 39 Prozent über die Einführung von Output-Management-Lösungen, 38 Prozent über Workflow Management, 37 Prozent über bereichsübergreifende Recherche von Unternehmensinformationen, 34 Prozent über elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement, 33 Prozent über die Digitalisierung von Dokumenten und 30 Prozent über digitale Signaturlösungen. Und im laufenden Jahr wollen 4 von 10 Unternehmen (42 Prozent) in die Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse investieren. Unter den Großunternehmen ab 500 Beschäftigten liegt der Anteil mit 59 Prozent sogar noch deutlich darüber.

Abschied vom Papier: Weniger Ausdrucke, mehr digitale Rechnungen

Während der Corona-Pandemie nehmen viele Unternehmen Abschied vom Papier. So werden in 62 Prozent der Unternehmen weniger Dokumente ausgedruckt als noch vor einem Jahr, nur in 8 Prozent sind es mehr. Vor einem Jahr hatten bereits 49 Prozent die Anzahl der Ausdrucke reduziert, 15 Prozent hatten sie gesteigert. Und auch bei Büro- und Verwaltungsprozessen spielt Papier nur noch in jedem viertem Unternehmen (23 Prozent) die dominierende Rolle: In 6 Prozent läuft praktisch alles papierbasiert, in 17 Prozent zu etwa drei Viertel. Umgekehrt sind papierarme Prozesse in 7 Prozent vollständig und in 27 Prozent zu etwa drei Vierteln umgesetzt. In 40 Prozent der Unternehmen halten sich papierlose und papierbasierte Prozesse etwa die Waage. „Digitale Prozesse etwa bei der Beschaffung aber auch beim Urlaubsantrag oder der Krankmeldung sind unter anderem die Voraussetzung für eine erfolgreiche Arbeit im Homeoffice, das in der Pandemie massiv an Bedeutung gewonnen hat“, so Berg. „Zum anderen sind digitale Prozesse die Grundlage dafür, Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Cloud-Services einsetzen zu können.“

Bei der Rechnungstellung hat Corona einen Zeitenwechsel initiiert. Erstmals werden Rechnungen überwiegend digital und nicht mehr auf Papier ausgestellt. Jedes dritte Unternehmen (32 Prozent) erstellt Rechnungen überwiegend oder ausschließlich elektronisch, nur noch 19 Prozent tun dies überwiegend oder ausschließlich auf Papier. Vor einem Jahr hatten noch 24 Prozent überwiegend elektronische Rechnungen genutzt, 33 Prozent aber vor allem Papier. Vor fünf Jahren waren sogar erst 18 Prozent elektronisch, aber 58 Prozent papierbasiert unterwegs. Berg: „Auch die klassische Rechnung auf Papier befindet sich auf dem Rückzug. Die Vorteile digitaler Rechnungen liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen.“

Seit Corona: Messenger, Kollaborationstools und Videoanrufe werden häufiger genutzt

Die digitale Kommunikation gewinnt in den Unternehmen immer stärker an Bedeutung. In der Corona-Pandemie hat vor allem der Einsatz von Messengern und Kollaborationstools wie Teams und Slack für die interne und externe Kommunikation stark zugelegt. So nutzen zwei Drittel (66 Prozent) häufig Messenger-Dienste, vor einem Jahr waren es erst 50 Prozent, vor drei Jahren sogar nur 37 Prozent. Und 45 Prozent setzen häufig Kollaborationstools ein, vor einem Jahr waren es 36 Prozent. Auch Videokonferenzen sind in der Pandemie zum Standard geworden. Zweit Drittel (67 Prozent) nutzen sie häufig, vor einem Jahr zu Beginn der Pandemie waren es erst 61 Prozent und vor drei Jahren gerade einmal 48 Prozent. Auch das Smartphone legt mit 89 Prozent nach 81 Prozent (2020) und 51 Prozent (2018) auf hohem Niveau noch einmal zu. Fast keine Veränderung zum Vorjahr gibt es mit 30 Prozent bei Social Media (2020: 29 Prozent, 2018: 25 Prozent) – und unverändert alle Unternehmen nutzen häufig E-Mail.

Eine umgekehrte Entwicklung gibt es bei klassischen Kommunikationskanälen. Die Briefpost nutzen 60 Prozent häufig, nach 56 Prozent im Jahr 2020 aber noch 71 Prozent 2018. Und das Fax läuft nur noch bei 43 Prozent aller Unternehmen häufig, vor einem Jahr waren es noch 49 Prozent und vor zwei Jahren sogar 62 Prozent. „Die Corona-Pandemie beschleunigt Veränderungen in der Kommunikation, die in den vergangenen Jahren begonnen haben. Viele Unternehmen haben festgestellt, dass sich durch die erzwungene Digitalisierung die Qualität und Intensität der internen Kommunikation deutlich verbessert hat“, so Berg. „Wir erleben hier keine Krisen-Notkommunikation in der Krise, sondern dauerhafte Veränderungen.“

In den Unternehmen fehlt zunehmend das Digital-Know-how

Das Tempo der Digitalisierung wird derzeit durch die fehlende Digitalkompetenz in den Unternehmen gebremst. So verfügen nur noch 56 Prozent über die erforderlichen Mitarbeiter, um die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen voranzutreiben. Vor einem Jahr verfügten noch 72 Prozent der Unternehmen über ausreichend digitalkompetente Mitarbeiter. Dennoch investieren nur noch 64 Prozent in die digitale Fort- und Weiterbildung ihrer Beschäftigten – nach 70 Prozent im Vorjahr. Und nur knapp in der Hälfte der Unternehmen (54 Prozent) verfügt das Management über die nötige Digitalkompetenz, um die Digitalisierungsprozesse voranzutreiben.

„Wo Digitalisierung für die Unternehmen jetzt massiv an Bedeutung gewinnt und stärker vorangetrieben werden soll, fällt der Mangel an Know-how stärker auf denn je. Umso wichtiger ist es, selbst aktiv zu werden und die Belegschaft umgehend zu qualifizieren“, so Berg. „Das Management muss selbstkritisch in diesen Prozess gehen: Wenn es in der Führungsetage an Expertise fehlt, sollten unbedingt Digitalisierungs-Teams aufgestellt und gegebenenfalls externe Hilfe hinzugezogen werden.“

Die größten Hürden, die die Unternehmen für die Digitalisierung des eigenen Unternehmens sehen, sind fehlende Standards (64 Prozent) und zu hohe Anforderungen an den Datenschutz (63 Prozent). Aber auch allgemein rechtliche Bestimmungen behindern Digitalisierungsprojekte (47 Prozent), wie etwa das Schriftformerfordernis. Auch Sicherheitsbedenken hemmen die Digitalisierung. So haben 61 Prozent der Unternehmen Angst vor unberechtigtem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten, 57 Prozent nennen aus Sicht der Unternehmen zu hohe Anforderungen an die IT-Sicherheit und 49 Prozent fürchten Datenverlust. Und schließlich fehlt es auch am Geld. So beklagen 57 Prozent einen zu hohen Investitionsbedarf, 55 Prozent fehlt die Zeit, 42 Prozent vermissen externe Beratung und 39 Prozent sehen ganz allgemein Widerstände im Unternehmen gegen die Digitalisierung.