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Gesamtbewertung gastromatic
Digitale Personalplanung im Hotel und Restaurant: Wie Gastromatic Prozesse vereinfacht
Personalplanung zählt zu den größten Herausforderungen in Hotellerie und Gastronomie. Unvorhersehbare Buchungslagen, kurzfristige Krankmeldungen und gesetzliche Vorgaben erschweren den Alltag in Dienstplänen und Abrechnungen. Hinzu kommt der anhaltende Fachkräftemangel, der flexible Schichtmodelle und transparente Arbeitszeiterfassung unerlässlich macht.
Eine Lösung verspricht die Software Gastromatic – ein digitales Werkzeug für Personalplanung, Zeiterfassung und Auswertung, das speziell für die Anforderungen der Branche entwickelt wurde.
Das Unternehmen hinter Gastromatic
Gastromatic wurde 2014 in Darmstadt gegründet und gehört heute zu den führenden Spezialisten für Personalorganisation im Gastgewerbe. Das Unternehmen konzentriert sich vollständig auf Hotellerie, Gastronomie und Systemgastronomie. Nach eigenen Angaben arbeiten bereits mehrere tausend Betriebe im deutschsprachigen Raum mit der Software – vom inhabergeführten Landhotel bis zur Kette mit mehreren Standorten.
Zielgruppe und Einsatzbereiche
Die Lösung richtet sich an Betriebe, die ihre Personalprozesse digitalisieren möchten – unabhängig von Größe oder Struktur. Besonders profitieren mittelständische Hotels, Restaurants und Caterer, in denen Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung ineinandergreifen. Auch kleinere Betriebe, die bisher mit Excel-Tabellen oder Papierlisten arbeiten, nutzen Gastromatic zunehmend als Einstieg in die digitale Personalverwaltung.
Funktionen im Überblick
Dienst- und Schichtplanung:
Über eine intuitive Planungsoberfläche können Verantwortliche Schichten per Drag-and-drop anlegen und Mitarbeiter:innen zuordnen. Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Ruhezeiten werden automatisch berücksichtigt. Wünsche oder Tauschvorschläge lassen sich direkt über die App einreichen.
Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung:
Gastromatic bündelt alle Abwesenheiten digital – Urlaube, Krankheitstage oder Freiwünsche werden transparent verwaltet und in die Planung integriert.
Zeiterfassung:
Arbeitszeiten können mobil, per Webbrowser oder über stationäre Terminals erfasst werden. Das System berechnet Pausen, Zuschläge und Überstunden automatisch – rechtssicher und revisionsfähig.
Auswertung und Reporting:
Übersichtliche Dashboards liefern Echtzeitdaten zu Arbeitszeiten, Personalkosten und Soll-Ist-Abweichungen. Diese Auswertungen helfen Betrieben, Personalbudgets zu steuern und den Personaleinsatz effizienter zu gestalten.
Schnittstellen zur Lohnabrechnung:
Die Software integriert sich in gängige Systeme wie DATEV, Lexware oder Agenda und exportiert alle abrechnungsrelevanten Daten automatisch.
Technische Merkmale und Besonderheiten
Gastromatic ist eine cloudbasierte Lösung, die ohne lokale Installation auskommt. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und auf europäischen Servern gespeichert.
Zudem bietet die Software automatisierte Planungsfunktionen und erste KI-gestützte Forecasts, die historische Auslastungsdaten zur Personalplanung nutzen. Durch offene API-Schnittstellen lässt sich das System mit gängigen Hotelprogrammen (PMS), Kassensystemen oder HR-Tools verknüpfen.
Ein weiterer Pluspunkt: Das System berücksichtigt die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes automatisch – inklusive Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten – und sorgt damit für zusätzliche rechtliche Sicherheit.
Onboarding, Schulung und Support
Gastromatic bietet ein strukturiertes Onboarding, individuelle Schulungen und einen deutschsprachigen Support per Telefon, E-Mail und Chat. Ein umfangreiches Helpcenter und regelmäßige Webinare erleichtern den Einstieg. Nutzer berichten von einer kurzen Einarbeitungszeit und praxisnaher Begleitung durch das Support-Team.
Aktuelle Entwicklungen
In den vergangenen Monaten hat der Anbieter vor allem die mobile Nutzung ausgebaut: Mitarbeitende können Schichten direkt über die App annehmen, tauschen oder kommentieren. Auch neue KI- und Forecast-Module sind in Vorbereitung – mit dem Ziel, Personalbedarf anhand von Umsatz-, Buchungs- oder Wetterdaten präziser zu prognostizieren.
Darüber hinaus werden Integrationen zu Kassensystemen und Hotelsoftware fortlaufend erweitert, um einen durchgängigen Datenfluss zwischen Front- und Backoffice zu ermöglichen.
Pro und Contra aus der Praxis
Vorteile:
- Intuitive Bedienung und klare Benutzeroberfläche
- Cloudbasiert, kein Installations- oder Wartungsaufwand
- Automatische Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben
- Hohe Integrationsfähigkeit mit Lohn- und Kassensystemen
- Mobile App mit Echtzeitkommunikation
- KI-gestützte Planung und Forecast-Funktionen
Nachteile:
- Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung
- Monatliche Lizenzkosten können kleinere Betriebe belasten
- Erweiterte Funktionen teils nur in höheren Tarifstufen
- Eingewöhnung für Mitarbeitende mit wenig Digitalerfahrung
- Begrenzte Individualisierungsmöglichkeiten für Sonderbetriebsformen
Fazit: Effizienz und Transparenz für Personalprozesse
Gastromatic bietet eine umfassende, praxisorientierte Lösung für digitale Personalplanung und Zeiterfassung in der Hotellerie und Gastronomie. Besonders mittelständische Betriebe profitieren von der Automatisierung, der hohen Integrationsfähigkeit und der rechtlichen Sicherheit.
Kleinere Betriebe sollten prüfen, ob der Funktionsumfang zu ihren Anforderungen und Budgets passt. Insgesamt zeigt Gastromatic, dass digitale Personalplanung nicht nur effizienter, sondern auch fairer und transparenter gestaltet werden kann – ein Vorteil, der in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger wird.
Mehr Informationen zu gastromatic
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vertical cloud solution GmbH
Landwehrstraße 58
64293 Darmstadt
Telefon: +49 6151 78 777 44
Mail: info@gastromatic.de
www.gastromatic.de