Um digitale Prozesse für Hotellerie und Gastronomie zu veranschaulichen, haben vier Technologiefirmen das Projekt Cosmo Burger ins Leben gerufen. Heute erklärt Jenny, die fiktive Restaurantleiterin der Cosmo Burger Filiale in Würzburg wie digitale Dienstplanung Prozesse deutlich vereinfacht.
Meine Tipps für effiziente Personaleinsatzplanung
Woche für Woche sitze ich über der Dienstplanung für unsere Cosmo Burger Filiale in Würzburg. Ein Glück arbeiten wir mit einer Software, sonst würde mich das unfassbar viel Zeit kosten. In diesem Artikel möchte ich Dir zeigen, wie genial eine durchdachte Personaleinsatzplanung sein kann – und wie ich mir mein Leben damit erleichtere.
Das Wichtigste zuerst
Sind wir doch mal ehrlich: Egal wie schön unsere Filiale ist und wie gut unsere Burger schmecken – erst die Mitarbeiter machen Cosmo Burger zu dem, was es ist. Deswegen ist es mein oberstes Ziel alle miteinzubeziehen. Jeder soll sich wertgeschätzt fühlen, denn das wirkt sich positiv auf die Stimmung im Laden aus. Wer glücklich ist, hat mehr Freude an der Arbeit und ist dadurch viel effizienter. Das hast Du sicher auch schon bei Deinem Personal festgestellt, oder? Unsere Mitarbeiter bei Cosmo sind unsere wichtigste Ressource!
Meine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Ironischerweise beginne ich meine Dienstplanung weder mit der Erstellung von Schichten noch mit der Planung von Personal.
Umsatz planen
Zuallererst schaue ich mir meinen geplanten Umsatz an. Hier habe ich bereits vorgearbeitet: Ich plane den Umsatz für unsere Cosmo Filiale in Würzburg immer für einen Monat und breche ihn anschließend auf die einzelnen Tage herunter. Natürlich habe ich dabei die Vorgaben aus der Zentrale und vergangene Werte im Blick, um realitätsnah und erfolgsorientiert zu planen. Dabei ziehe ich immer Nettowerte heran. Im E2N Tagebuch trage ich die Werte entsprechend ein. Die Zentrale hat sich bereits um die Produktivitätsvorgaben gekümmert. So kann ich in meiner Planung sowohl den Umsatz als auch die Zielproduktivität stets im Auge behalten.
Schichten anlegen
Mein Planumsatz gibt mir vor, wie viele Mitarbeiter ich pro Tag einteilen kann. Sicher weißt Du, dass der Personaleinsatz in der Gastronomie im Schnitt 30 Prozent betragen sollte. Das variiert dann je nachdem, welches Konzept Du bei Dir fährst. Aber weißt Du auch, wie Du diesen Wert für Deine Dienstplanung nutzt? Geht ganz leicht: Von Deinen Einnahmen kannst Du etwa 30 Prozent für Dein Personal ausgeben. Dies wird mir in unserer Softwarelösung direkt angezeigt, was mir das gesamte Vorgehen enorm erleichtert. Sobald ich eine Schicht anlege, sehe ich, wie sich dies im Schnitt auf meine Tagesproduktivität auswirkt. Ich plane also im zweiten Schritt meine Schichten – und behalte dabei direkt Umsatz, Personaleinsatz und Produktivität im Blick.
Mitarbeiter einteilen
Last but not least geht es darum, die Schichten mit den richtigen Mitarbeitern zu besetzen. Das geht ganz leicht per Mausklick. Das Schöne: Im Personalplan sehe ich direkt, welche Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten abgegeben haben, wer im Urlaub oder krank ist und wie sich meine Planung auf die Auslastung des Einzelnen auswirkt. Das erspart mir einiges an Zeit.
Um meine Mitarbeiter darüber zu informieren, dass sie eingeteilt wurden, klicke ich jetzt nur noch auf den Benachrichtigungs-Button – und alle, die der Dienstplan betrifft, erhalten über ihre App eine direkte Push-Benachrichtigung auf ihr Smartphone. Und jetzt kommt’s: Ich sehe in meiner Manager-Ansicht sogar anhand einer Lesebestätigung, wer die Benachrichtigung geöffnet hat und wer nicht. Das kann manchmal ziemlich praktisch sein.
Und so erleichtere ich mir meinen Alltag
Dank meiner durchdachten Planung bin ich auf die meisten Tage bestens vorbereitet. Aber natürlich kommt es auch mal vor, dass ich daneben liege. Dann ist es wichtig, flexibel zu reagieren. Auf meinem Smartphone habe ich alle Zahlen in Echtzeit im Blick – ich könnte sogar sehen, was in meiner Filiale so läuft, wenn ich gerade nicht vor Ort bin.
Ein Beispiel: Angenommen, ich habe mit einem hohen Umsatz gerechnet, weil gutes Wetter vorhergesagt war, aber ein Regenschauer hat mir einen Strich durch die Rechnung gemacht. Um die Zielproduktivität der Zentrale zu halten, muss ich Mitarbeiter nach Hause schicken – logisch, oder? Umgekehrt müsste ich mir eben Personal dazu holen, um einen konstant guten Service leisten zu können. In E2N sehe ich live relevante Zahlen, wie z.B. die Personalkosten, die Produktivität oder meinen aktuellen Umsatz – der zieht sich übrigens via Schnittstelle automatisch aus unserer Kasse.
Du siehst: Personaleinsatzplanung geht ganz einfach
Früher fand ich die Dienstplanung immer lästig. Seit ich aber bei Cosmo Burger bin und wir eine smarte Software nutzen, ist das gar kein Thema mehr! Daher lautet mein Tipp für Deinen Weg zum Franchise: Erleichtere auch Du Dir Dein Leben. Vereinfache Deine Prozesse, sorge für Transparenz bei Deiner Planung und profitiere von den Vorteilen einer digitalen Mitarbeitermanagement-Lösung.
Jenny | RESTAURANTLEITERIN
Als Restaurantmanagerin kümmert sich Jenny um einen reibungslosen Ablauf bei einem Besuch in unserer Cosmo Burger Filiale in Würzburg. Mit ihrer jahrelangen Erfahrung und unerschöpflichen Leidenschaft für das Gastgebersein sorgt sie für ein unvergessliches Gästeerlebnis – wie aus einer anderen Galaxie.
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