Um digitale Prozesse für Hotellerie und Gastronomie zu veranschaulichen, haben vier Technologiefirmen das Projekt Cosmo Burger ins Leben gerufen. Heute zeigt Erik, der fiktive Restaurantmanager der Cosmo Burger Filiale in Wien, die wichtigsten Kennzahlen für Küche und Warenwirtschaft und wie er dadurch den Betrieb zum Erfolg führt.
Als Restaurantleiter der Cosmo Burger Filiale in Wien kümmere ich mich um einen reibungslosen Ablauf des Gastrobetriebs. Von Personalplanung über Gästebetreuung bis zur Menüerstellung mit unserem Küchenchef Frank: Meine Aufgaben sind bunt gemischt. Um über alle Bereiche den Überblick zu behalten, sind Key Performance Indicators, kurz KPIs, ein unverzichtbarer Bestandteil meiner täglichen Arbeit.
Meine Kolleginnen und Kollegen haben bereits erklärt, welche Kennzahlen im Bereich Buchhaltung, Personal und Gästemanagement von Bedeutung sind. Ich möchte Dir heute zeigen, welche KPIs für Küche und Warenwirtschaft am wichtigsten sind und warum Du diese im Blick haben solltest.
Wichtige Kennzahlen bei Cosmo Burger
Beginnen wir mit dem Warum. KPIs helfen Dir dabei, den Erfolg und die Leistung Deines Betriebes in Zahlen auszudrücken. Du erkennst Stärken und Schwächen Deines Betriebes und kannst schnell gegensteuern, um diesen in die richtige Richtung zu lenken. Wichtig ist, dass Du die Kennzahlen regelmäßig auswertest und analysierst.
Nun stellt sich die Frage: Welche KPIs sollen überhaupt gemessen werden? Das ist von Betrieb zu Betrieb individuell definiert. Wir bei Cosmo Burger haben klare Vorgaben, welche Kennzahlen für den Bereich Küche und Warenwirtschaft relevant sind. Für eine optimale Auswertung und Analyse arbeiten wir mit FoodNotify, unserer Softwarelösung für das Managen von sämtlichen warenbezogenen Prozessen. Hier bin ich immer up to date was meine Rezepte, Bestellungen, Inventuren und mein Lager betrifft. Genug aber von dem Warum und Wie. Sehen wir uns an, welche Kennzahlen für uns am wichtigsten sind.
Umsatz
Wie Jenny in ihrem Artikel zu KPIs im Personalmanagement bereits erklärte: Eine der wichtigsten Kennzahlen ist natürlich der Umsatz. Hier verwende ich die Schnittstelle mit sell & pick, um den Umsatz in unserer Filiale genau nachzuverfolgen. So sehe ich zum Beispiel, wie viel wir von unseren Speisen und Getränken pro Tag verkaufen oder welche Tageszeit am umsatzstärksten ist.
Wareneinsatz
Der Wareneinsatz ist einer der größten Kostenblöcke, den Gastronomen ständig im Auge behalten sollten. Denn nur wenn Du diesen richtig kontrollierst, kannst Du eine Menge Kosten sparen. Im Idealfall liegt der Wert für Speisen und Getränke zusammen zwischen 20 % und 30 %. Um die Wareneinsatzquote zu berechnen, brauchst Du den Nettoumsatz und Warenverbrauch. Letzteren erhältst Du durch folgende Formel: Warenanfangsbestand + Warenzugänge – Warenendbestand = Warenverbrauch
Unter Berücksichtigung der Warenzugänge werden die Warenbestände am Anfang und Ende eines Jahres gegenübergestellt. Anschließend berechnest Du die Wareneinsatzquote:
Wareneinsatzquote = Warenverbrauch * 100 / Nettoumsatz
Das Praktische ist, dass in FoodNotify der Wareneinsatz für jedes Gericht und Getränk automatisch berechnet wird. Wenn ich den Brutto-Verkaufspreis in einem Rezept angebe, wird mir sofort angezeigt, wie hoch mein Wareneinsatz ist. Durch das Einstellen von Grenzwerten behalte ich einen noch besseren Überblick. Sollte der Wareneinsatz die Grenzwerte über- oder unterschreiten, werde ich alarmiert.
Deckungsbeitrag
Der Deckungsbeitrag sagt Dir, ob Du durch den Verkauf der Speisen und Getränke tatsächlich Gewinn erzielst und ob der Verkauf die Fixkosten decken kann. Hier werden zwei Deckungsbeiträge unterschieden:
Deckungsbeitrag 1 = Nettoumsatz - Wareneinsatz
Deckungsbeitrag 2 = Deckungsbeitrag 1 - Personalkosten
Im ersten Schritt wird der Wareneinsatz vom Nettoumsatz abgezogen. Dies wird pro Speise berechnet. Von diesem Ergebnis werden die Personalkosten abgezogen und man erhält den Betrag, der genutzt wird, um die weiteren Kosten des Betriebs (Pacht, Strom, Energie, usw.) und den Gewinn zu decken. Mithilfe des Deckungsbeitrags hast Du nicht nur einen genaueren Überblick über den Gesamtaufwand für die Herstellung von Speisen und Getränken. Auch kannst Du faire und gewinnbringende Verkaufspreise für die Gerichte ermitteln.
Nutze Deine Zahlen aktiv
Für unsere Cosmo Burger Filiale schaue ich mir nicht nur regelmäßig die KPIs an, um mehr über die Leistung und Gesundheit des Betriebes zu erfahren. Was genauso eine wichtige Rolle spielt, ist die Renner-Penner-Analyse. Dadurch findest Du heraus, wie sich ein Gericht verkauft und wieviel Gewinn es bringt. Die Gerichte werden dabei in vier Kategorien unterteilt:
- Renner werden gut verkauft, aber haben einen zu geringen Deckungsbeitrag. Passe diese Gerichte an, indem Du den Preis leicht erhöhst oder die Portionsgrößen reduzierst.
- Penner haben einen hohen Deckungsbeitrag, aber werden nicht gut verkauft. Platziere diese Gerichte prominenter in der Karte und gib Deinem Personal die Anweisung, diese aktiv den Gästen zu empfehlen.
- Gewinner werden gut verkauft und haben einen hohen Deckungsbeitrag. In Deiner Speisekarte solltest Du dafür sorgen, dass Deinen Gästen diese Gerichte sofort ins Auge fallen.
- Verlierer werden nicht gut verkauft und haben auch einen geringen Deckungsbeitrag. Diese Gerichte solltest Du anpassen – z.B. durch einen anderen Preis – oder von der Speisekarte nehmen.
Dank dieser Analyse erhalten wir Klarheit über unsere Gerichte und deren Beitrag zum finanziellen Erfolg von Cosmo Burger.
Mit Kennzahlen zum Erfolg
Das waren sie also: Die KPIs, die für unsere Cosmo Burger Filiale am wichtigsten sind. Durch das regelmäßige Auswerten und Analysieren der Kennzahlen mithilfe von digitalen Systemen erkennen wir, in welchen Bereichen noch Optimierungspotential besteht und können rasch etwas unternehmen. So gelingt es uns, unsere Filiale in Richtung Erfolg zu steuern. Und das kannst auch Du in Deinem Betrieb. Schau Dir Deine Ziele an, lege fest, mit welchen Kennzahlen Du diese Ziele erreichen kannst und behalte so immer den Überblick über die Leistung und den Erfolg Deines Unternehmens.
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