Die Covid-19 Krise hat gezeigt, wie wichtig es für unternehmerische Entscheidungen ist, die eigenen Zahlen im Griff zu haben. Szenarien-Rechnungen, Break-Even Berechnungen oder bei Fragestellungen für zukünftige Investitionen im Zusammenhang mit der aktuell explodierenden Inflation: Ein aussagekräftiges Controlling hilft dabei, wichtige unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Controlling muss auch nicht kompliziert und aufwendig sein. Was ein funktionierendes Controlling für den eigenen Hotelbetrieb bringt, darüber sprechen Stefan Brida, Controlling-Experte von Kohl & Partner, und Heike Wohlgenannt, Geschäftsführerin des Genuss- & Aktivhotels Sonnenburg in Riezlern.
Hat der Blick auf den Kontostand ausgedient?
Für eine erfolgreiche Unternehmensführung ist ein funktionierendes, aussagekräftiges Controlling unerlässlich. Im Tourismus wurden in der Vergangenheit viele Entscheidungen intuitiv getroffen, ohne die betriebswirtschaftlichen Zahlen in Erwägung zu ziehen. Durch die steigende Dynamik und Komplexität in der Branche, wie zum Beispiel verkürzte Produktlebenszyklen, Herausforderungen am Mitarbeitermarkt, steigende Wettbewerbsintensität, hohe Inflationsraten etc., müssen Entscheidungen häufig unter hohem Zeitdruck getroffen werden. Fehleinschätzungen können dabei fatale Auswirkungen haben. Daher ist es nicht mehr ausreichend, nur den Girokontostand am Ende oder während einer Saison als Erfolgskennzahl zu betrachten. Zu viele Einflüsse wie Gästeanzahlungen, Re-Investitionen und Tilgungen beeinflussen diese Kenngröße.
„Für mich bietet das laufende Controlling mit Kohl & Partner vor allem eines: Sicherheit, um laufend zu wissen, wo man aktuell steht und ob man seine strategischen und monetären Ziele erreichen kann. Ich möchte selber meine Zahlen im Griff haben, um im Zuge der anstehenden Betriebsnachfolge einen wirtschaftlich gesunden Betrieb übergeben zu können“, so Heike Wohlgenannt.
Zudem erhalten viele Hotelbetriebe die Monatsauswertung und die Bilanzergebnisse vom Steuerberater meist zeitverzögert, wodurch man als Hotelier kaum Gegensteuerungsmöglichkeiten hat. „Mir ist es wichtig, bis spätestens zum 7. des Folgemonats meine Controlling Auswertungen zu erhalten, um zeitnah reagieren zu können. Nur so hilft es mir, meine Kosten zu optimieren, die Ressourcen richtig einzusetzen und die Produktivität zu steigern.“
Controlling muss nicht kompliziert sein
Vielerorts ist der Irrglaube noch weit verbreitet, dass Controlling dem „Erbsen zählen“ gleichgestellt werden kann. Aber Controlling ist mehr, als nur im stillen Kämmerlein mit Zahlen zu jonglieren. Ein modernes Controlling System ist vor allem durch Komplexitätsreduktion und Rationalität gekennzeichnet. Kohl & Partner hat ein neues Controlling System entwickelt, das Unternehmer:innen dabei unterstützt, Spaß an den Zahlen zu entwickeln, mit den eigenen Zahlen zu lenken und die Ergebnisse zu verbessern - mit einem übersichtlicheren und aussagekräftigeren Ansatz. Dabei werden gemeinsam mit dem Hotelier im Zuge des Budget-Workshops die wichtigsten strategischen Kennzahlen definiert, die laufend monatlich ausgewertet werden. „Für mich geht es vor allem um die Durchsetzung der Zimmerpreise, die Küchenwareneinsätze, die Getränkeerlöse pro Nächtigung und natürlich den GOP als wichtigste Kennzahl für meinen Betrieb“, erläutert Frau Wohlgenannt.
Ein laufender Abgleich zwischen den gesteckten Zielen und den erreichten Ergebnissen sollte in jedem Unternehmen ganz unabhängig von seiner Größe durchgeführt werden. Dafür muss keine eigene Buchhaltungskraft oder ein:e Controller:in angestellt werden. Mit einem guten System erfolgt dies in einem automatisierten Prozess, der einfach und effizient ist, nur für geringe monatliche Kosten sorgt und wenig Zeit in Anspruch nimmt.
Ein funktionierendes Controlling kann bei der Bank Berge versetzen
Die Ferienhotellerie ist gekennzeichnet durch eine hohe Kreditfinanzierung und eine geringe Eigenkapitalausstattung. Ein sauberes Zahlenwerk mit einem funktionierenden Reporting und ein Hotelier, der seine Zahlen im Griff hat, verschaffen bei Kreditgesprächen eine gute Verhandlungsbasis. Es steigert das Rating und schafft Vertrauen bei der Bank. „Gerade bei meinen zuletzt durchgeführten Investitionen in Zusammenarbeit mit Kohl & Partner war das Controlling bei den Kreditgesprächen mit der Bank sehr hilfreich.“
Vor allem in Krisenzeiten kann ein zeitnahes Controlling helfen, diese frühzeitig zu erkennen und die richtigen unternehmerischen Entscheidungen zu treffen. „Während der Covid-19 Krise hat mir das Controlling geholfen, meine eigenen Kosten im Griff zu haben. Dadurch wurde ich auch ermutigt, im Sommer 2021 nochmals deutlich die Preise anzuheben, wodurch die Sonnenburg bis jetzt sehr gut durch die Krise gekommen ist.“
Controlling als unerlässliches unternehmerisches Handwerkzeug
Ziel des Controllings ist es, Entscheidungen im Unternehmen zu unterstützen und die (zukünftigen) Unternehmensaktivitäten planen, steuern und kontrollieren zu können:
- Poolinvestition? Welche Preisimpulse sind notwendig, damit sich die Investition in sieben Jahren amortisiert?
- Nebensaisonverlängerung im November? Welchen Mindestumsatz muss ich erzielen, um zumindest die Fixkosten zu decken?
- Reduzierung à la Carte-Bereich? Welche Auswirkungen hat das auf meinen Betrieb? Welchen Deckungsbeitrag würden wir bei einer kompletten Reduktion verlieren?
- Benchmark-Vergleich? Wo liegen meine Umsätze und Kosten im Vergleich zu ähnlich strukturierten Benchmark-Betrieben? Wo habe ich Einsparungspotenziale?
- Auswirkung aktuelle Inflation? Auswirkungen der Inflation auf den GOP in meinem Betrieb? Wie hoch muss die Preissteigerung sein, um die Inflation aufzufangen?
- Mindest-GOP? Wie hoch muss mein Mindest-GOP nächstes Jahr sein, um alle Tilgungen zu decken, ohne das Girokonto zu überziehen?
All das und noch vieles mehr sind Fragestellungen, die auf Basis eines sauberen Controlling-Systems schnell und zeitnah beantwortet werden können. „Mir hat das Controlling vor allem bei wichtigen strategischen Entscheidungen geholfen (u.a. Investitionen, Reduktion á la Carte, Adaption Saisonzeiten etc.), die richtigen Entscheidungen zu treffen“, sagt Heike Wohlgenannt.
Controlling ist nicht nur etwas für große Hotels. Es bildet auch für kleinere Unterkunftsbetriebe das Fundament für eine langfristig erfolgreiche Unternehmensführung, ganz nach dem Motto „Vertrauen ist gut, Controlling ist besser“. Dieser Meinung ist auch die Geschäftsführerin der Sonnenburg: „Für mich ist ein funktionierendes Controlling die Basis für die Sicherung eines nachhaltigen Unternehmenserfolges. Aus diesem Grund kann man auch als Hotelier nicht darauf verzichten. Nur so kann man auf nicht planbare Ereignisse wie die COVID-Krise gut vorbereitet sein.“
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