Schärfere Anforderungen: Was Gastronomen zur neuen Kassensicherungsverordnung wissen müssen

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Ab dem 1. Januar 2020 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Deutschland. Das bedeutet schärfere Anforderungen an Kassensysteme. Worauf es jetzt ankommt und was Gastronomen bei ihrer alten oder beim Kauf einer neuen Kasse beachten müssen, hat der Hersteller Gastrofix zusammengefasst.

Was bedeutet § 146A für heutige und künftige Kassensysteme

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen – so die vollständige Bezeichnung – ist Folgendes geregelt: Daten, die mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems, in diesem Fall also einer elektronischen Registrierkasse, erfasst werden, sind ab dem 01.01.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Diese Daten sind der Finanzverwaltung anlässlich einer Außenprüfung oder einer Nachschau über eine einheitliche digitale Schnittstelle (§ 4 KassenSichV) zur Verfügung zu stellen.

Was ist eine technische Sicherheitseinrichtung? (TSE)

Eine TSE ist eine technische Sicherheitseinrichtung. Sie garantiert, dass die im Kassensystem aufgezeichneten Daten vollständig und richtig übergeben werden. Die TSE kann sowohl physisch (als Gerät) als auch cloudbasiert zur Verfügung gestellt werden. Sie muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert und abgenommen worden sein. Entweder gibt es also eine TSE vom Kassenanbieter selbst, oder aber über einen externen Hersteller bzw. Anbieter. Bisher sind nur sehr wenige TSE-Lösungen am Markt verfügbar.

Einige Bondrucker-Hersteller wie Epson werden in Kürze eine technische Lösung zur Verfügung stellen.

Gibt es Übergangsfristen für ältere Kassen

Ja, aber nur für bestimmte Kassentypen und nur in geringem Umfang. Im Gesetz heißt es dazu:

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010, BStBl I 2010, 1342 erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO). Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Verfahrensdokumentation beizufügen. Von der Ausnahmeregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO sind PC-Kassensysteme nicht umfasst.

Das bedeutet konkret: Wer eine Kasse vor 2010 angeschafft hat, sollte sich schnellstmöglich ein neueres Modell zulegen. Wessen Kassensystem nach 2010 angeschafft wurde, der sollte bei seinem Hersteller nachfragen, ob dieser ab 01.01.2020 eine TSE anbieten kann.

Worauf sollten Gastronomen beim Kauf einer Kasse jetzt achten?

Garantiert mir mein aktueller Kassenanbieter oder -hersteller, dass ich meine Kasse auch über 2020 hinaus nutzen kann? Egal wie und egal welche TSE man nutzt: Seriöse Anbieter sollten in der Lage sein, Ihnen eine Garantie zu geben, dass es hinsichtlich Ihrer Kasse auch künftig zu keinerlei Problemen mit dem Finanzamt kommt.

Welche Kosten entstehen?

Klar ist: Ganz gleich,ob Ihr Anbieter eine eigene TSE entwickelt oder auf einen externen Anbieter zurückgreift – es entstehen erhebliche Kosten für die Zertifizierung. Von daher ist davon auszugehen, dass diese Kosten im Zweifelsfall auf den Endkunden – also Sie – umgeschlagen bzw. weitergeben werden.

Empfehlung von Gastrofix:
Suchen Sie sich ein Kassensystem mit Modulen, das Sie monatlich bezahlen, flexibel erweitern und einfach kündigen können. So haben Sie Ihre Kosten besser im Griff und können schnell reagieren.

Muss das Kassensystem zukünftig angemeldet werden?

Ja, das muss es! Innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme muss die Kasse laut Gesetzestext beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Dies betrifft insbesondere den Typ, das Modell, Seriennummer, Zertifizierungs-ID der TSE und auch den Einsatzort.

Kassensysteme, die vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31.01.2020 dem Finanzamt gemeldet werden. Gleiches gilt übrigens auch für die Außerbetriebnahme von Kassensystemen.

Die Anmeldung soll künftig auch über ein Online-Interface möglich sein.

Was passiert, wenn ein Kassensystem oder die TSE ausfällt?

Alle Ausfallzeiten und der Grund müssen vom Steuerpflichtigen, also von Ihnen als Kassensystem-Nutzer, dokumentiert werden. Fällt zum Beispiel nur die TSE und nicht die Kasse aus, muss das auf dem Beleg (Rechnung) sichtbar sein. Hier ist also der Hersteller des Kassensystems in der Pflicht. Die gültige Belegausgabepflicht entfällt dabei jedoch nicht!

Die Kasse kann also dann vorübergehend weiter genutzt werden. Sie müssen aber dafür Sorge tragen, dass die TSE wiederhergestellt wird bzw. dass Sie alles dafür getan haben, den Ausfall zu melden bzw. zu beheben.

Was bedeutet Belegausweispflicht in der Kassensicherungsverordnung

Jedem Kunden muss zwingend ein Kassenbeleg ausgehändigt werden! Info- oder Zwischenrechnungen sowie das Zeigen des Gesamtbelegs auf dem Kassenbildschirm oder auf der mobilen Kasse reichen dann nicht mehr aus!

Ferner ist geplant, den Beleg immer automatisch mit einem auslesbaren QR-Code zu versehen.

Können Belege digital übermittelt werden?

Ja, das ist möglich. Ein Beleg bzw. eine Rechnung kann dem Gast elektronisch übermittelt werden, wenn er damit einverstanden ist. Es besteht keine Pflicht zur Empfangsbestätigung.

Erstmal abwarten oder jetzt eine neue Kasse kaufen?

Wer Sie sich dazu entschieden hat, ein neues System anzuschaffen, sollte Sie auf jeden Fall jetzt schon bestellen bzw. kaufen! Aufgrund der gravierenden Veränderungen ab 1.1.2020 ist mit einer Fülle von Aufträgen bei den Kassenanbietern zu rechnen, glaubt Gastrofix. Diese werden mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht alle Bestellungen gleichzeitig abarbeiten und termingerecht installieren können, so der Hersteller. Lange Wartezeiten, die dem Finanzamt gemeldet werden müssen, könnten, laut Gastrofix die Folge sein.


 

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