Um digitale Prozesse für Hotellerie und Gastronomie zu veranschaulichen, haben vier Technologiefirmen das Projekt Cosmo Burger ins Leben gerufen. Heute erklärt Ben, der fiktive Key Performance Manager von Cosmo Burger, wie die Buchhaltung von morgen aussieht.
Vom Buchhalter zum Key Performance Manager: So richtest Du Deine Buchhaltung auf die Zukunft aus
Für Tina und mich war von vorneherein klar: Buchhaltung klingt zwar unsexy, ist aber für nachhaltigen Geschäftserfolg genauso wichtig wie die Qualität unserer Speisen und die Gästeorientierung unseres Teams. Ich möchte Dir in diesem Artikel zeigen, wie Du Deine Buchhaltung so angehst, dass am Ende des Tages mehr für Dich herausspringt: Mehr Überblick, mehr Zeit, mehr Geld.
Der Buchhaltungsstandard
In den meisten Firmen, die ich vorher kannte, lief es so: Mit der Wahl des Steuerberaters wurde auch die Buchhaltung festgelegt. Daraus ergab sich dann häufig die Frage: „SKR 03, SKR 04 oder SKR 070?“ – falls überhaupt gefragt wurde. Du bist nicht sicher, was diese Buchstabenfolgen bedeuten sollen? Es handelt sich hierbei um Standardkontenrahmen. Diese haben zwischen 500 und 1.000 Konten und sind ziemlich komplex. Ob es einen Businessplan gab, spielte bei der Definition der Buchhaltungsregeln hier eine zweitrangige Rolle.
Wir bei Cosmo Burger sind das genau andersherum angegangen. Wir haben einen recht einfachen Businessplan aufgestellt, aus dem sich bis heute die Regeln für unsere Buchhaltung ableiten. Nicht zu vergessen: Unser Businessplan beinhaltet 22 Zeilen – und keine 1.000 Konten.
Buchhaltung neu aufgelegt – so geht‘s
Unser Kredo heißt also: Simplify. Du hast bestimmt schon anhand unserer vorherigen Artikel gemerkt, dass sich dieses Kredo durch die gesamte Cosmo Burger Geschichte zieht. Warum also nicht gerade bei den vermeintlich komplexen Themen, wie der Buchhaltung, ansetzen? Ich zeige Dir, welche Punkte wir dabei bedacht haben.
Kontenrahmen
Zu Beginn haben wir erst einmal einen Kontenrahmen festgelegt, der unserer Vision entspricht. Statt 500 – 1.000 umfasst dieser bei uns 51 Konten. Ziel ist ja, dass unsere betriebswirtschaftliche Auswertung von jedem Teamlead verstanden und verbessert werden kann. Denn ich als Buchhalter kann zwar viel vorgeben, wenn der Tag lang ist – aber nur gemeinsam können wir auch wirklich etwas bewirken.
Kostenstellenrechnung, oder besser: Profitcenter-Rechnung
Gleichzeitig haben wir von Anfang an eine Kostenstellenrechnung eingeführt. Viele Steuerberater schrecken davor zurück oder kündigen erheblichen Mehraufwand an. Für uns war und ist das unbegründet. Wir sind der Überzeugung: Alles lässt sich optimieren. Deswegen heißt die Kostenstellenrechnung bei uns auch Profitcenter-Rechnung. Für jede Umsatzposition (also zum Beispiel Burger- oder Shake-Verkauf) und jeden Verkaufspunkt (beispielsweise unser Restaurant in Zürich oder unser Online-Shop) werden tägliche Budgets definiert. So können wir Kosten und Nutzen täglich abwägen, Alternativen suchen und vergleichen – und somit stetig optimieren. Das betrifft bei Cosmo Burger wirklich alles: Auch unsere Verwaltung betrachten wir als Profitcenter.
Mein Tipp: Statt einfach zu starten und viel zu spät auszuwerten, plane, analysiere, steuere – und passe die Budgets und Ziele entsprechend an.
Key Performance Indicator
Apropos Ziele: Die meisten unserer Ziele haben etwas mit Produktivität zu tun.
Zuoberst wollen wir aber unseren Gästen und Kunden einen Mehrwertbieten. Der Genuss eines Vegan Galaxy-Burgers oder unserer Atomic Fries mit frittierter Petersilie und Knoblauch muss unseren Gästen mehr Spaß machen, als es uns kostet, die Gesamtleistung herzustellen und zu verkaufen. So einfach ist das. Und der Unterschied zwischen Ressourceneinsatz und Output ist die Wertschöpfung, die wir in Produktivität, Prozent oder Euro messen können.
Dies verdeutlichen wir über sogenannte Key Performance Indicator (KPI), also Kennzahlen.
Die wichtigsten KPIs bei Cosmo Burger sind:
- Gästezufriedenheit
- Return Rate Restaurant
- Return Rate Online
- Teamproduktivität
- CO2-Footprint pro EUR Umsatz
- Energieverbrauch pro EUR Umsatz
- Deckungsbeitrag jedes Produktes
- Deckungsbeitrag II der Gesamtunternehmung
- Gewinn vor Steuern
Diese 8 KPIs steuern wir täglich (die Betriebsleiter über die Teamproduktivität sogar stündlich). Das ist natürlich nur möglich, weil wir neben den operativen Prozessen in den Restaurants auch alle kaufmännischen Prozesse zu 100 % digital und vor allem vernetzt führen.
Kontrollierst Du noch, oder steuerst Du schon?
Du siehst: Eine Buchhaltung im klassischen Sinne gibt es bei Cosmo Burger kaum noch. Das funktioniert deshalb so gut, weil wir von Anfang an konsequent mit unseren Daten arbeiten. Das fängt bei den Arbeitsverträgen an, geht über die Gästebons, Bestellungen, Lieferscheine bis hin zu Rechnungen, Barbelegen und Tankquittungen. Bei uns wird nicht gescannt und es werden auch keine PDFs oder Excel-Tabellen hochgeladen, sondern zu 100 % mit digitalen Daten gearbeitet. Anhand dieser Datenbasis schaffen wir es, unsere Prozesse gezielt zu steuern und zu optimieren – wodurch wir bessere Leistungen erzielen, Geld sparen und uns unnötigen Aufwand sparen.
Um das auch der Außenwelt zu verdeutlichen, haben wir uns bei Cosmo Burger schon lange von der Berufsbezeichnung der Buchhalter verabschiedet. Ich bin Key Performance Manager. Das trifft es auch am besten und fühlt sich für mich viel besser an. Denn ich erleichtere es meinen Kollegen und dem gesamten Unternehmen operative und strategische Entscheidungen zu treffen – und das erfüllt mich jeden Tag mit Freude und mit Stolz.
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