Hotellerie
Die Geschäftsreiselandschaft entwickelt sich weiter, und Unternehmens-Travel Manager passen ihre Beschaffungsstrategien für Hotels und Tagungsorte zunehmend an. Laut aktueller Studie der Global Business Travel Association (GBTA) und des Technologieanbieters Cvent setzen sie vermehrt auf strukturierte Ausschreibungen (RFPs), um nicht nur Kosten zu kontrollieren, sondern auch Mitarbeiterzufriedenheit zu maximieren, Risiken zu managen und CO₂-Emissionen zu reduzieren. Der Bericht „Hotel and Meeting Sourcing: The Current Landscape and the Future“ basiert auf einer Umfrage unter Geschäftsreisemanagern und Hotelfachleuten aus den USA, Kanada und Europa.
RFPs: Mehr Stabilität und Effizienz im Hotel-Sourcing
Zwei Drittel (63 Prozent) der Travel Manager verhandeln direkt mit Hotels mittels formeller RFP-Prozesse. Dabei verhandelt fast die Hälfte (47 Prozent) ausschließlich über RFPs, während weitere 16 Prozent sowohl formelle als auch informelle Methoden nutzen. Ein Drittel (36 Prozent) verhandelt ohne formelle Ausschreibungen. Insbesondere kleinere Unternehmen mit bis zu 5.000 Mitarbeitenden führen zu 69 Prozent informelle Verhandlungen, während größere Firmen häufig auf RFPs setzen. In Europa ist die ausschließliche Nutzung von RFPs mit 55 Prozent noch verbreiteter.
Reisekäufer sehen Nachteile bei informellen Verhandlungen, etwa weniger Standardisierung (53 Prozent), unvollständiges Vertragsverständnis bei Hotels (47 Prozent) und geringere Vergleichsmöglichkeiten (37 Prozent). Suzanne Neufang, CEO der GBTA, betont: „Strategisches Sourcing ist für Travel Manager unerlässlich, um widerstandsfähige, zukunftsfähige Reiseprogramme aufzubauen. RFPs gehen über die Sicherung besserer Preise hinaus – sie helfen, Mitarbeiterzufriedenheit zu maximieren, Risiken zu managen und CO₂-Emissionsziele zu erreichen.“
Julie Haddix, Senior Director Marketing bei Cvent, ergänzt: „Formelle Ausschreibungen sind weiterhin ein wichtiger Bestandteil, um Konsistenz, Transparenz und Kosteneinsparungen bei Hotel- und Tagungsausgaben zu erzielen. Wir unterstützen Reiseeinkäufer und Anbieter mit Tools, die den RFP-Prozess optimieren und datengestützte Erkenntnisse ermöglichen.“
Fixpreise und Annehmlichkeiten als Basis im Hotelprogramm
Festpreise sind mit 79 Prozent nach wie vor der Kern von Managed-Hotel-Programmen, ergänzt durch dynamische Rabatte auf Einzelhotellevel (47 Prozent). Hotels steigern den Partnerschaftswert häufig durch Annehmlichkeiten wie kostenfreies Frühstück (53 Prozent) und kostenlose Stornierungen oder Erlass von Gebühren (50 Prozent). Eine Mehrheit der Reiseprogramme (84 Prozent) überprüft die ausgehandelten Rabatte regelmäßig im Vergleich zu öffentlichen Preisen.
Verbesserungsbedarf im Meeting-Sourcing
Im Gegensatz zur Hotelbeschaffung ist die strategische Beschaffung von Tagungsräumen und Veranstaltungsorten weniger ausgeprägt. Nur 32 Prozent der Unternehmen verfügen über ein gut entwickeltes Managed-Meetings-Programm. Während 61 Prozent RFPs für Meetings einsetzen, verhandeln 55 Prozent informell und 15 Prozent buchen direkt ohne strategischen Prozess. Ein Drittel hat keinen definierten Beschaffungsprozess für Tagungsräume.
Die Nachteile informeller Meeting-Verhandlungen umfassen höhere Kosten und entgangene Einsparungen (79 Prozent), geringere Datennutzung für zukünftige Verhandlungen (74 Prozent) und Sicherheitsrisiken (63 Prozent). Unternehmen mit klar definierten Beschaffungsprozessen berichten von durchschnittlichen Einsparungen von 22 Prozent durch Vergleich, Verhandlung und bessere Kommunikation.
Manuelle Abläufe, geringere Standardisierung (69 Prozent), weniger verglichene Veranstaltungsorte (60 Prozent) sowie schlechtere Preise und Rabatte (52 Prozent) gehören zu den weiteren Nachteilen informeller Meeting-Verhandlungen.
