Dienstreisen können das Verhältnis von Arbeitnehmern und Unternehmen belasten

51 Prozent der Mitarbeiter sind sich nicht sicher oder wissen nicht einmal, ob sie eine Firmenreiserichtlinie haben. Dies zeigt eine aktuelle Umfrage von TravelPerk. Die Unkenntnis über Vorschriften erhöht das Risiko von Compliance-Verstößen in deutschen Unternehmen und belastet die Beziehung zwischen Mitarbeitern und Unternehmen.

Nur 34 Prozent der Geschäftsreisenden geben an, dass sie die Reisevorgaben ihres Unternehmens kennen und befolgen. Drei Prozent missachtet Regeln sogar bewusst. Jeder zehnte gab an, seine Firma habe keine festgeschriebenen Regelungen (13 Prozent). Das Unwissen über Richtlinien-konforme Geschäftsreisen sorgt auf zwei Seiten für Verunsicherung und Frust: zum einen bei den Mitarbeitern, die nicht wissen, welche Reiseoptionen sie buchen dürfen und zu welchem Preis und sich so oftmals nicht darüber im Klaren sind, wann sie gegen Vorgaben Ihres Arbeitgebers verstoßen und wann nicht. Zum anderen bei den Unternehmen selbst, die fürchten müssen, dass ihre Richtlinien umgangen werden.

Auch belastet die Unsicherheit das Verhältnis von Unternehmen zu ihren Mitarbeitern. Arbeitgeber müssen ihren Angestellten vertrauen können, während diese sich möglicherweise alleine gelassen und nicht genug informiert fühlen. Falsche Rechnungen, mehrfache Rückfragen oder unnötig lange Freigabeschleifen können die Folge sein und einen enormen Mehraufwand für beide Parteien verursachen. Die Mehrheit der Befragten (49 Prozent) nutzt zur Reiseplanung und Buchung kein spezielles Firmentool, sondern buchen einfach über gängige Verbraucher-Plattformen wie Booking.com oder Skyscanner. 23 Prozent bucht über ein professionelles Business-Tool, weitere 24 Prozent haben einen Teamkollegen, der das Travel Management übernimmt und nur 4 Prozent nutzen ein externes Reisebüro.

Modernes Geschäftsreisemanagement erfüllt Anforderungen beider Seiten

„Insbesondere bei der Hotel-Bezahlung vor Ort nehmen Mitarbeiter oft eine nicht Finanzamt-konforme Rechnung mit, was zu Mehraufwand führt. Das kann einfacher sein, wir zum Beispiel bieten hier die Möglichkeit an, alle Reiseprodukte wie Hotels, Züge, Mietwagen und Co. für die Firmen im Voraus zu bezahlen. Unternehmen bekommen so eine zentrale Abrechnung für alle Leistungen, die komplexe Finanzprozesse überflüssig machen”, sagt Eugen Triebelhorn, Deutschland-Geschäftsführer von TravelPerk.

„In Gesprächen mit deutschen Kunden stellen wir jedoch fest, dass sie technologisch bei Geschäftsreisen hinterherhinken. Dabei müssten Unternehmen die genannten Probleme mit modernen Travel-Management-Lösungen nicht fürchten. Mit diesen können sie getrost Buchungen über alle auf dem Markt verfügbaren Kanäle zulassen, zum Beispiel über GDS-Systeme der Reisebüros, ebenso Direktangebote und sogar Verbraucher-Plattformen – denn alle Buchungen erfolgen automatisch innerhalb aller Reiserichtlinien und gesetzlichen Vorgaben. Das lindert Frust auf beiden Seiten, da Compliance-Verstöße so unmöglich werden.“

Unmanaged Business Travel Management hat rechtliche Konsequenzen

Unternehmen sollten das Thema Compliance nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn es kann weitreichende Folgen haben. So könnte ein Mitarbeiter bei Verstößen gegen die Reiserichtlinie auf vorgestreckten Aufwendungen sitzen bleiben. Das ist sogar noch das kleinere Übel. „Verstöße gegen die unternehmensinternen Richtlinien können ab der ersten Zuwiderhandlung zu Abmahnungen des Arbeitnehmers führen“, erklärt Carsten Beisheim, Partner der Anwaltskanzlei Bird & Bird. Bei mehrfachen Verstößen darf der Arbeitgeber den Arbeitnehmer sogar kündigen. „Je nach Rechtsfolgen, die in Reiserichtlinie, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag festgelegt wurden, kann der Arbeitgeber bei Verstößen auch diese zu Rate ziehen“.

Fehlverhalten der Mitarbeiter kann auf die Geschäftsleitung zurückfallen. „Reicht ein Mitarbeiter beispielsweise Reisekosten ein, die nicht erstattet werden müssten, die aber dennoch erstattet werden, weil keine ausreichende Prüfung vorgesehen ist, entsteht dem Unternehmen ein Schaden. Für diesen Schaden kann letztlich die Geschäftsleitung haften“, erklärt Beisheim. Mitarbeiter müssen daher genau auf eine korrekte Einhaltung der Unternehmensrichtlinien achten.

Freiheit für die Dienstreisenden, Kontrolle für Unternehmen

Dass Geschäftsreisen bei schlechter Organisation, Kommunikation und Abwicklung die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber schaden können, zeigen weitere Umfrageergebnisse: Mehrals jeder zweite Geschäftsreisende (55 Prozent) hat sich schon mal von seinem Arbeitgeber übers Ohr gehauen gefühlt. Demnach kritisiert jeder fünfte Arbeitnehmer (21 Prozent), dass die Reisezeit nicht als Arbeitszeit gezählt werde.

Weitere 24 Prozent kritisieren, dass Dienstreisen aus Kostengründen früh morgens oder am späten Abend erfolgen müssen, um keine zusätzlichen Übernachtungen zu buchen oder dass reisebedingte Überstunden nicht kompensiert werden (24 Prozent). Weiteres Ärgernis: 32 Prozent beklagen, ständig Buchungen aus ihrer privaten Tasche im Voraus bezahlen zu müssen. Jeder vierte wünscht sich mehr Flexibilität und Wahlmöglichkeiten.

“Unternehmen wollen die Kosten von Geschäftsreisen möglichst gering halten“, sagt Eugen Triebelhorn. „Dabei wollen wir sie unterstützen. Allerdings muss das nicht bedeuten, dass Arbeitnehmer Abstriche in Sachen Bequemlichkeit oder Freiheit machen müssen. Firmen sollten ihre Mitarbeiter auf keinen Fall zusätzlich belasten und von ihnen fordern, in Vorkasse zu gehen. Ebenso kann ein größeres Angebot an Hotels oder Verkehrsmitteln das Verhältnis beider Parteien verbessern: Es erfüllt die Wünsche der Arbeitnehmer und senkt die Kosten, da Mitarbeiter so zum besten Preis buchen können. Auch können Arbeitgeber Talente mit einer positiveren Geschäftsreise-Kultur sogar an sich binden. So profitieren beide Seiten.“

Ein einheitliches, digitales Geschäftsreise-Management-Tool ist vor allem wichtig, weil deutsche Arbeitnehmer geschäftlich viel unterwegs sind: Jeder zweite Mitarbeiter (47,2 Prozent) reist einmal im Monat oder sogar häufiger. Rund jeder fünfte (19 Prozent) ist sogar mindestens einmal pro Woche geschäftlich auf Achse. Damit auf beide Seiten keine Unkosten und Reibungen entstehen, sollten Unternehmen ihre Geschäftsreiseprozesse klar Regeln und eine positive Routine etablieren.