Nicht nur Trick 17: Wie man Stress auf Dienstreisen minimiert

Von einem Flieger in den nächsten - heute hier, morgen dort. Das hört sich glamourös an, für viele Arbeitnehmer sind Dienstreisen allerdings oft eher stressig.

Denn eine Geschäftsreise beginnt in der Regel nicht erst mit dem Moment, wenn Berufstätige ins Auto, den Zug oder das Flugzeug steigen. «Eine Dienstreise frisst auch sehr viel Zeit im Vorfeld und der Nachbereitung», sagt Christopher Schulz, der als Berater häufig unterwegs ist und ein Buch zum Thema geschrieben hat. Einer seiner Ratschläge lautet daher: «Die beste Dienstreise ist die, die gar nicht stattfindet.» 

Das ist natürlich nicht immer umsetzbar. Für Schulz folgt daraus: Gerade wer oft unterwegs ist, sollte die Reisezeiten nach Möglichkeit verkürzen oder zusammenlegen. Heißt: Wo es sich anbietet, kombiniert man Termine und nutzt so Synergien. «Dann fährt man im Idealfall zumindest nicht jede Woche zum Ort der Dienstreise, sondern vielleicht nur alle zwölf Tage.»

Antizyklisches Reisen: Volle Züge und Straßen vermeiden

Bei der Planung ist zudem darauf zu achten, möglichst antizyklisch zu reisen. Am besten setzt man sich nicht mit allen anderen Montagmorgen in Bewegung, sondern setzt auf Tage und Zeiten, an denen in der Bahn und auf den Straßen nicht ganz so viel los ist. «Das reduziert den Stress, senkt fast immer den Zeitbedarf und reduziert auch meist die Kosten», sagt Schulz.

Wer für ein bestimmtes Projekt für einige Wochen oder Monate immer wieder die gleiche Strecke zurücklegen muss, sollte sich Schulz zufolge ein Setting suchen und das immer weiter optimieren. «Man nimmt die immer gleiche Verbindung, das immer gleiche Hotel und hat dann die immer gleiche Abrechnung.» Das klingt zwar langweilig, spare aber den Aufwand bei der Planung und erleichtere die Umsetzung vor Ort.

Auch die beste Vorbereitung bewahrt Dienstreisende nicht vor Unerwartetem, sei es ein Unwetter, das den Bahnverkehr lahmlegt oder Flüge, die wegen Streik ausfallen. Beschäftigte müssen sich dann keine Vorwürfe machen, sagt Jutta Boenig von der Deutschen Gesellschaft für Karriereberatung. Dann falle es auch etwas leichter sich nicht aufzuregen, sondern die Situation zu akzeptieren und Plan B abzurufen.

Bei Verspätung gibt's eine Belohnung

Berater Christopher Schulz hat einen psychologischen Trick parat, den er oft selbst anwendet. «Alle Flüge sind gecancelt oder man ist mal wieder gestrandet - für solche Situationen reserviere ich mir eine besondere Belohnung.» Man könne sich etwa einen ganz speziellen Kaffee gönnen, den man sonst nicht trinkt oder die neueste Folge der Lieblingsserie anschauen.

Bei gut bezahlten Managern ist die zeitintensive Dienstreise mit all ihren Strapazen durch das Gehalt abgegolten, bei Facharbeitern und einfachen Angestellten sieht die Sache dagegen anders aus. «Es ist so, dass die Mühen des Reisens durch die Rechtsprechung nicht ausreichend gewürdigt werden», sagt Alexander Bredereck, Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Vieles sei nicht klar geregelt, daher gebe es oft Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Das fängt schon bei der Anreise an. Will der Arbeitgeber, dass sein Angestellter mit dem Auto anreist, so ist die Sache klar: Die Fahrt ist Arbeitszeit, schließlich muss der Arbeitgeber den PKW selbst steuern. Wird als Transportmittel das Flugzeug oder die Bahn genutzt und es gibt keine Arbeit, die während der Reise erledigt werden muss, gilt das als Freizeit. Auch wenn es sich nicht so anfühlt.

Aus der Praxis weiß Alexander Bredereck, dass es häufig zum Kompromiss kommt: Dann gilt die Hinreise als Arbeitszeit, weil sie zur Vorbereitung auf den Kundentermin genutzt werden soll. Die Rückreise ist allerdings Freizeit. Gehe aber ein ganzer Arbeitstag nur für An-, oder Abreise drauf, müsse das vergütet werden. Auch Übernachtungen müssten vom Arbeitgeber übernommen werden, wenn die Tagesarbeitszeit erreicht sei. «Bei Dienstreisen ist die Dunkelziffer für Überschreitungen des Arbeitszeitgesetzes hoch.»

Unsicherheitsfaktoren ausschließen

Viel Arbeit, wenig Schlaf, ein komplett anderer Tagesrhythmus - das kann ganz schön an die Substanz gehen. Für Christopher Schulz ist klar: Stress lässt sich reduzieren, wenn möglichst viele Unsicherheitsfaktoren ausgeschlossen werden. Handy und Laptop sind voll aufgeladen, bei langen Reisen werden die Unterlagen zusätzlich ausgedruckt.

Wer auf seine Reise mit einer fremden Sprachen, ungewohnten Verkehrsmitteln oder einen fremden Kultur konfrontiert ist, kann das zumindest mit der Wahl der Unterkunft ausgleichen. «In dem Fall buchen Sie lieber ein Zimmer in einer Hotelkette, das ist dann zwar langweilig, aber Sie müssen auch keine Überraschung erwarten.» 

Ansonsten lautet die Faustregel: Die Unterkunft sollte entweder nahe am Transportkreuz liegen - dann sind Geschäftsreisende schnell am Bahnhof oder Flughafen. Oder man bucht ein Zimmer, das in der Nähe des Kunden liegt, um am Tag des Termins zumindest nicht durch den Berufsverkehr zu müssen. «Und Messe und Großveranstaltungen sollte man immer auf dem Radar haben», sagt Schulz. Für solche Fälle sei es oft entspannter, einen Ausweichtermin zu suchen.

Die Leerlaufzeiten auf Geschäftsreisen nutzt der Berater für Aufgaben, die er in fünf bis zehn Minuten erledigen kann, ohne Hochkonzentration. «Da kann man sich einen Sammler anlegen und das nach und nach abarbeiten - zum Beispiel Reisekosten abrechnen oder eine Präsentationslayout überarbeiten.» Auch die Weihnachtspost zum Beispiel lasse sich gut auf einer Zugfahrt erledigen.

Wichtig ist Jutta Boenig zufolge, die im regulären Betrieb anfallende Arbeit zu delegieren. «Man sollte nicht denken, dass man auf dem Weg zum Flughafen noch zehn Dinge hinbekommt.» Geregelt kriege man das vielleicht schon, komme aber am Ende total erschöpft beim Geschäftstermin an.

Von Henrike Mielke und Amelie Breitenhuber, dpa