Die Zukunft des Kostenmanagements: Digitale Lösungen für nachhaltigen Erfolg

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Um digitale Prozesse für Hotellerie und Gastronomie zu veranschaulichen, haben vier Technologiefirmen das Projekt Cosmo Burger ins Leben gerufen. Heute zeigt der fiktive Key Performance Manager Ben, wie wichtig ein digitales Kostenmanagement ist und welche Vorteile dies mit sich bringt.

Hi, ich bin Ben, Key Performance Manager von Cosmo Burger. Eine meiner Hauptaufgaben ist es, auf eine lückenlose Buchhaltung zu achten. Aber Du kannst Dir ja sicherlich vorstellen, wie zeitaufwändig und lästig das Sortieren von Quittungen und Belegen sein kann… Und wusstest Du, dass papierbasierte Rechnungen auch noch Kosten von bis zu 23 Euro pro Dokument verursachen können?

Wir setzen daher seit unserer Gründung auf eine digitale & smarte Lösung unseres steuerlichen Managements. Heute erläutere ich Dir, wie wichtig ein digitales Kostenmanagement ist und welche Benefits es für Dein Unternehmen und Deine Mitarbeiter hat.

Smarte Reisekostenabwicklung

Unseren Gästen einzigartige Geschmackserlebnisse zu bieten, steht für Cosmo Burger im Vordergrund. Aus diesem Grund sind wir immer auf der Suche nach neuen Inspirationen und Ideen. Wir besuchen regelmäßig Messen sowie verschiedene Lieferanten und erkunden andere Länder, um die neuesten Trends in der Gastronomie zu finden und außergewöhnliche Zutaten sowie Rezepte zu entdecken.

Stell Dir vor, Du bist Mitarbeiter im Accounting und musst nach einer Geschäftsreise die Reisekosten für Dich, Deinen Chef oder sogar mehrere Teammitglieder abrechnen. Es gibt unzählige Belege und Quittungen, die alle sortiert, geprüft und von Hand bearbeitet werden müssen. Und nicht zu vergessen, diese Rechnungen müssen auch noch 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Deswegen haben wir bei Cosmo Burger von vorneherein auf ein smartes und digitales Kostenmanagement gesetzt. Damit können digitale Kopien der Belege revisionssicher aufbewahrt werden. Das System richtet sich hier nach den gesetzlichen bzw. steuerrechtlichen Anforderungen des von uns festgelegten Landes. Somit können wir die Dokumente problemlos archivieren, ohne dass sie uns physisch belasten oder einen Platz in unserem Büro einnehmen. Dank eines möglichen Reportings können Rechnungen gezielt gefiltert werden, was für eine höhere Transparenz sorgt.

Hier kommt auch ein Reisekostentool, auch als Expense-App bekannt, ins Spiel. Diese ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Reisekosten, Auslagen und Spesen schnell und einfach digital zu erfassen. Dabei können wir Fotos von Belegen und Quittungen direkt in die App hochladen. Somit werden alle relevanten Daten an einem Ort gesammelt und sind sofort verfügbar. Das vereinfacht nicht nur den Abrechnungsprozess, sondern sorgt auch für eine höhere Transparenz bei Cosmo Burger.

Mit nur einem Blick haben wir Zugriff auf alle Spesenabrechnungen, betrieblichen Fahrtkosten inklusive Berechnung, Auslagen von Mitarbeitern und sogar die Geschäftsreisen in andere Länder mit unterschiedlichen Steuersätzen. Dank digitaler Erfassung und Auswertung von Daten erhalten wir einen umfassenden Überblick über unsere Kosten. Dadurch können wir Trends und Muster erkennen, Einsparungspotentiale identifizieren und effektive Kostenkontrollmaßnahmen ergreifen.

Mit diesem verbesserten Überblick können fundierte Entscheidungen getroffen werden und Ressourcen optimal genutzt werden, um den Unternehmenserfolg voranzutreiben.

Steuerliches Management der Bewirtung

Auch aus Sicht eines Geschäftskunden oder unserer Mitarbeiter hat eine Expense-App mit Integration in billbox viele Vorteile. Besonders im Zusammenhang mit der Verwaltung von Bewirtungsbelegen kann diese helfen, den zeitlichen und monetären Aufwand zu reduzieren.

Als Unternehmen musst Du die Bewirtungskosten für Kunden und Geschäftspartner von der Steuer absetzen können. Dazu musst Du alle Bewirtungsbelege sorgfältig aufbewahren und bei Bedarf vorlegen können.

billbox hilft uns dabei, Bewirtungsbelege schnell und einfach zu digitalisieren. Dabei werden die Daten automatisch erfasst und in einer Datenbank gespeichert. So kannst Du Deinen Bewirtungsbeleg nach dem Abfotografieren einfach wegwerfen – ohne Schuhkarton mit zahlreichen Belegen.

Das sind die sechs Vorteile einer Expense-App in Verbindung mit billbox:

  • Archiviert Quittungen (Quittung kann nach dem Fotografieren weg)
  • Berechnet Spesen und Fahrtkosten
  • Checkt wichtige Daten automatisch
  • Digitalisiert alle Barbelege
  • Ersetzt Barkasse
  • Filtert Barauslagen nach Betrieb

Fazit: Digitalisierung von Rechnungen lohnt sich

Die Digitalisierung von Rechnungen und Belegen spart also nicht nur Zeit und Nerven, sondern senkt Kosten und steigert gleichzeitig die Effizienz. Ein Reisekostentool vereinfacht die Abwicklung von Reisekosten, um eine höhere Transparenz innerhalb des Unternehmens zu schaffen.

Neben dem betriebswirtschaftlichen Nutzen ist auch aus ökologischer Perspektive die Digitalisierung von Rechnungen sinnvoll, da sie dazu beiträgt, den CO2-Fußabdruck von Cosmo Burger erheblich zu reduzieren. Zur genauen Überwachung und Messung unseres CO2-Ausstoßes verwenden wir übrigens ein spezielles Tool der DKNO, welches die Emissionen unseres Unternehmens ermittelt.


 

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