Routinen für effizientere Arbeitsabläufe

02. August 2021 13:39 Uhr |

In der quirligen Gastronomie ist kaum ein Tag wie der andere und dennoch wiederholen sich viele Aufgaben. Wer daher Routinen etabliert und Abläufe ökonomischer gestaltet, kann sowohl zeitlich als auch finanziell profitieren. Wichtig ist daher, an der richtigen Stelle anzusetzen, um Arbeitsläufe effizienter zu gestalten, ohne die in der Branche notwendige Flexibilität einzuschränken. Die Corona-Krise bringt diesbezüglich ungeahnte Chancen, aber auch neue Herausforderungen.

Vorbereitung auf die Zeit nach der Pandemie

Viele Gastronomen mussten in den vergangenen Monaten ihren Betrieb über einen Zeitraum von mehreren Monaten hinweg teilweise oder sogar ganz schließen. Bis jetzt ist kein Normalbetrieb möglich, was große finanzielle Einbußen bedeutet. Trotzdem sollte diese Übergangszeit sinnvoll genutzt werden, um Optimierungen vorzunehmen und dadurch die Gewinnchancen zu maximieren, sobald wieder Normalität eingekehrt ist. Die ganze oder teilweise Schließung der Gastronomie bringt also die Möglichkeit mit sich, größere Umstrukturierungen im Betrieb vorzunehmen und dadurch die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Gleichzeitig werden neue Anforderungen an alle Arbeitgeber gestellt, wenn ihre Arbeitnehmer zurückkehren, was ebenfalls die Gastronomie betrifft. Es gilt daher auch, diese Gelegenheit für neue Hygienekonzepte zu nutzen, wie sie derzeit in vielen Ländern entwickelt werden. Bei der Konkurrenz „abzukupfern“, kann daher eine gute Strategie sein – doch natürlich müssen die Konzepte stets auch auf den Einzelfall angepasst werden.

Chancen erkennen und nutzen

Es sind aber nicht nur Fragen der Hygiene, die nun neu bedacht werden können und sollten, sondern es lohnt sich direkt ein Blick auf das große Ganze. Raum für Optimierungen bieten schließlich alle Unternehmen, auch in der Gastronomie. Das bringt einerseits finanzielle Einsparungen mit sich, wenn beispielsweise Arbeitsabläufe automatisiert werden können und dadurch weniger Personal notwendig ist oder wenn weniger Lebensmittel entsorgt werden müssen, sprich aus denselben Zutaten werden mehr Speisen kreiert. Oder es werden zumindest Apps zum Foodsharing genutzt, die zugleich dem Image des Gastronomiebetriebs zuträglich sind. Diese sind nur zwei von vielen Beispielen, inwiefern Gastronomen von effizienteren Arbeitsabläufen profitieren können und die unterschiedlichen Prozesse dabei wie Zahnräder eines Uhrwerks ineinander greifen. Eine ganzheitliche Vorgehensweise ist daher der Schlüssel zum Erfolg. Andererseits bringt eine effiziente Arbeitsweise zahlreiche weitere Vorteile mit sich, wie weniger gestresste und dadurch auch gesündere sowie zufriedenere Mitarbeiter. Das bedeutet eine höhere Loyalität und geringere Fluktuation. Ebenso sind die Kunden und Kundinnen glücklicher, wenn die bestellten Speisen schneller auf dem Tisch stehen und auch hier könnte die Liste an Beispielen ewig fortgeführt werden. Erneut können Gastronomiebetriebe also von Optimierungen in den Arbeitsabläufen in vielerlei Hinsicht profitieren und unterm Strich ihren Erfolg nachhaltig steigern.

Die Küche als Dreh- und Angelpunkt

Wenn es um Fragen der Effizienz geht, ist die Küche das Herzstück jedes Gastronomiebetriebs. Sinnvoll ist daher, hier mit Optimierungsmaßnahmen zuerst anzusetzen, denn im laufenden Betrieb ist das schwierig. Sie sollten daher schnellstmöglich sowie nachhaltig implementiert werden. Sauberkeit und Hygiene sind dabei der zentrale Ausgangspunkt – vor allem, aber nicht nur, angesichts der Corona-Pandemie. Wer ohnehin größere Umbaumaßnahmen geplant hat, kann diese daher vorziehen, um mit Hilfe der richtigen Küchenplanung bestmögliche Voraussetzungen für effiziente Abläufe zu schaffen. Doch auch im Nachhinein lassen sich viele Maßnahmen noch umsetzen, beispielsweise die Automatisierung und Vernetzung von Prozessen mit moderner Technik. Denn auch in Gastronomiebetrieben hält seit einigen Jahren die Digitalisierung Einzug und ist eine wichtige Hilfestellung für maximale Effizienz. Kleine Software-Tools können dabei bereits ausreichend sein, um in der Küche einen großen Effekt zu spüren, zum Beispiel ein digitales Warenwirtschaftssystem oder ein moderndes Rezept-Tool.

Digitalisierung ganzheitlich umsetzen

Aber nicht nur in der Küche, sondern auch in anderen Unternehmensbereichen ist es für Gastronomen wichtig, hinsichtlich der digitalen Technologien „up-to-date“ zu bleiben. Das bringt nicht nur mehr Effizienz mit all ihren bereits genannten Vorteilen, sondern verhindert auch von der Konkurrenz abgehängt zu werden. So legen beispielsweise immer mehr Gäste großen Wert darauf, eine Tischreservierung online vornehmen zu können. Wer diese Möglichkeit nicht bietet, hat hingegen einen Wettbewerbsnachteil. Selbiges gilt für Online-Bestellungen beim Lieferdienst, für kontaktloses Bezahlen und viele weitere Services. Die Corona-Krise hat daher bei vielen Gastronomen zu einem Umdenken geführt. Es ist also wichtig, ein modernes Konzept zu entwickeln und einzuführen oder ein bestehendes Konzept regelmäßig zu evaluieren, um es bei Bedarf zu optimieren.

Softwareunterstützung auch bei Hintergrundprozessen

Neben der gastronomie-spezifischen Digitalisierung kann und sollte Softwareunterstützung auch in den anderen Geschäftsbereichen zum Einsatz kommen. Das gilt beispielsweise für das Datenmanagement, das ebenfalls in der Pandemie an Bedeutung gewonnen hat, aber auch im Allgemeinen für Gastronomiebetriebe immer wichtiger wird. Schließlich können auf Basis der richtigen Daten zum Beispiel wichtige Erkenntnisse über die Zielgruppen gewonnen oder ein Newsletter-Marketing implementiert werden, um nur zwei von vielen Möglichkeiten zu nennen. Eine zentrale Rolle spielt moderne Software zudem in der Buchhaltung und im Customer Relation Management, beispielsweise im Rahmen der Neukundengewinnung. Bleibt nur noch die Frage nach dem „Wie“ offen. Erst einmal gilt es dafür, die „Zeitkiller“ in den verschiedenen Unternehmensbereichen zu identifizieren. Daraufhin können Lösungen entwickelt werden, um die betreffenden Prozesse effizienter zu gestalten und dabei steht stets die Frage im Raum, welche digitalen Technologien zum Einsatz kommen sollen. Wichtig ist dann natürlich auch die Vernetzung all dieser digitalen Helfer, damit es an den Schnittstellen nicht zu Problemen und damit zu erneuten „Zeitfressern“ kommt. Gleichzeitig ist wichtig, dass die Motivation der Mitarbeiter durch die Umstrukturierungen nicht gemindert, sondern stattdessen gefördert wird. Die Veränderungen müssen für ihren Arbeitsalltag also Verbesserungen bedeuten. Auch diesbezüglich ist die richtige Kommunikation das A und O – vor, während sowie nach der Umstrukturierung.

Lean Management in Gastronomiebetrieben?!

Neben der Digitalisierung kann das Lean Management ein wichtiges Mittel zum Zweck sein, um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Es hat zum Ziel, unnötige Kosten zu vermeiden und dafür die gesamte Wertschöpfungskette zu optimieren. Die Verbesserungen finden nicht nur zeitlich, sondern auch hinsichtlich der Produktivität, der Qualität und der Flexibilität statt, was für Gastronomiebetriebe besonders wichtig ist. Dabei wird zwischen sieben Arten der Verschwendung unterschieden, die im Zuge der Umstrukturierungen vermieden werden sollen:

Over-Engineering als Arbeit, die keinen konkreten Mehrwert bringt
Überflüssige Strecken und Bewegungsabläufe
Überfüllte Material- sowie Produktbestände
Überproduktion von Speisen, Getränken & Co
Unnötige Transportwege
Wartezeiten (auch) für die Kundinnen und Kunden
Zeitliche sowie finanzielle Verluste durch Qualitätsmängel

Das Lean Management ist somit ein komplexes Unterfangen und wird bestenfalls von einem erfahrenen Experten durchgeführt. Es findet in mehreren Stufen statt und berücksichtigt dabei auch wichtige Faktoren wie die Schulung von Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeitern oder die Entwicklung einer positiven Unternehmenskultur. Wie vorab erwähnt, ist Ganzheitlichkeit schließlich vor allem in der Gastronomie essentiell, wo einzelne Maßnahmen gleich auf mehreren Ebenen wirken können. Auch das Lean Management kann daher nur seine volle Wirkung entfalten, wenn es ganzheitlich angegangen wird. Das umfasst neben den wertschöpfenden Prozessen, beispielsweise der Speisenzubereitung in der Küche, auch die nicht-wertschöpfenden Prozesse wie die Reinigung. Durch das Lean Management können also zum Beispiel die Wartezeiten für die Gäste reduziert, eine bessere Qualität gewährleistet und das Servicepersonal entlastet werden.

Fazit

Effizientere Arbeitsabläufe sind in jedem Unternehmen unverzichtbar für größtmöglichen sowie nachhaltigen Erfolg. Das gilt auch in der Gastronomie, wo das richtige Maß aus automatisierten und flexiblen Prozessen gefunden werden muss. Ganzheitlich zu denken ist daher die Grundvoraussetzung, um digitale Technologien bestmöglich zu nutzen. Gerade die Corona-Krise bietet dafür neue Ansatzpunkte und vielerorts die Chance, abseits des normalen Geschäftsbetriebs Optimierungen vorzunehmen. Das Lean Management kann dabei eine sinnvolle Vorgehensweise sein, um Schritt für Schritt das Meiste aus dem Unternehmen herauszuholen und dabei eben nicht nur mehr Effizienz zu kreieren, sondern noch zahlreiche weitere Vorteile wie Kosteneinsparungen oder zufriedenere Mitarbeiter. So können Gastronomen jetzt beste Voraussetzungen schaffen, um maximal erfolgreich zu sein, wenn eines Tages wieder Normalität eingekehrt ist – und müssen zugleich keine Angst vor neuen hygienischen Bestimmungen oder einer Ansteckungsgefahr für die Gäste sowie Belegschaft haben.

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