Automatisierte Personalorganisation – mehr Zeit für Mitarbeiter

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Welches sind die wichtigsten Faktoren für eine gute Personalorganisation? Was muss jeder Einzelne* bei der Dienstplan-Erstellung unbedingt beachten? Wo liegen die Unterschiede zwischen Digitalisierung und Automatisierung und welche Vorteile ergeben sich aus automatisierten Prozessen? Und schlussendlich: Was hat das alles mit Fairness, Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterzufriedenheit zu tun? Eine ganze Menge wie in der aktuellen StepStone Podcast-Folge „Automatisierte Personalplanung in der Gastronomie“ zu erfahren ist. Zu Gast an der StepStone HR snackbar waren die Gründer von gastromatic, Florian Klima und Patrick Pötzsch.

Wir geben einen kleinen Einblick, welche positiven Auswirkungen Digitalisierung und Automatisierung in der Personalorganisation auf Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben.

Was ist die Voraussetzung für ein funktionierendes Unternehmen?

Damit ein Unternehmen gut funktioniert, ist ein richtig aufgestellter Personalstamm unverzichtbar. Grundlage dafür ist es, den passenden Bedarf an Mitarbeitern für den eigenen Betrieb zu ermitteln. In Branchen wie der Gastronomie oder Hotellerie variiert der Bedarf nahezu von Tag zu Tag. Umso wichtiger ist da eine Dienstplangestaltung, die diese Flexibilität unterstützt.

Richtige Dienstplangestaltung und ihre Auswirkungen

Welcher Gastronom/Hotelier kennt es nicht, das Schreiben des Dienstplanes jeden Monat oder sogar jede Woche wird zu einer lästigen und zeitraubenden Aufgabe? Zettel mit Frei- oder Wunscharbeitszeiten der Mitarbeiter stapeln sich, der Personalbedarf muss gedeckt sein. Und nicht nur, dass rechtliche Bedingungen – wie zum Beispiel die Einhaltung der Ruhezeiten – berücksichtigt werden müssen. Mindestens genauso wichtig ist es, die Erwartungen der Mitarbeiter einzubeziehen.

Der Dienstplan soll fair sein und möglichst alle Wünsche erfüllen. Kein einfaches Unterfangen, das nicht nur Zeit, sondern oft auch Nerven kostet. Wäre es nicht viel besser, diese Resources nutzen zu können, um sich um die wirklich wichtigen Belange der Mitarbeiter zu kümmern? Diese Überlegungen haben die Gründer von gastromatic dazu veranlasst, die Dienstplangestaltung von manuellen Schritten hin zu einem digitalisierten Ablauf zu entwickeln. Wie das genau funktioniert, erklären sie in der aktuellen Folge des StepStone Podcasts.

Personalakte – Zeiterfassung – Lohnvorbereitung und -abrechnung

Nachdem die analogen Schritte im Rahmen der Dienstplangestaltung digitalisiert werden konnten, ging es weiter. Es folgten die Digitalisierung von Personalakte sowie Zeiterfassung und schließlich sogar die digitale Lohnvorbereitung und -abrechnung mit passenden Schnittstellen zum Steuerberatungsbüro.

Digitalisierung – Automatisierung

Oft werden diese beiden Begriffe parallel zueinander genutzt und manches Mal meint man, dass sie sogar gegeneinander ausgetauscht werden können. Allerdings ist das nicht so einfach, denn es gibt wesentliche Unterschiede, wie sich anhand der Personalorganisation gut zeigen lässt:

Am Anfang war das Ziel, analoge Prozesse zu digitalisieren. So wurden die Dienstplanwünsche nicht mehr auf einem Zettel dem zuständigen Kollegen mitgeteilt, sondern konnten auf einer App direkt über das Smartphone eingegeben werden. Damit waren alle Wünsche bereits digital gebündelt an einer Stelle. Um daraus nun aber einen fairen Dienstplan werden zu lassen, benötigt es der Automatisierung. Ein Algorithmus sucht die beste und fairste Variante heraus, um möglichst alle Wünsche und Vorgaben zu berücksichtigen. Somit ist die Automatisierung verschiedener digitaler Prozesse eine logische Folge.

Der Nutzen der Automatisierung in der Personalorganisation

Zusammenfassend können wir sagen, dass die Nutzung der Automatisierung sowie künstlicher Intelligenz im Rahmen der Dienstplangestaltung sowie der gesamten Personalorganisation nicht nur für mehr zufriedene und motivierte Mitarbeiter sorgt. Denn die dadurch gewonnene Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit erhöhen automatisch die Gästezufriedenheit, was sich positiv auf den Unternehmenserfolg auswirkt. Außerdem ergeben sich bei den Personal-Verantwortlichen freie Zeitfenster. Diese freien Zeiten und Kompetenzen können und sollten bestenfalls wiederum für „echte Personalarbeit“, also für die Belange der Mitarbeiter genutzt werden.

So sorgen der Einsatz von Digitalisierung und Automatisierung bei Dienstplangestaltung und Co. für eine wahre Win-win-Situation bei Unternehmen und Mitarbeitern.

Die vollständige Podcast-Folge zum Thema „Automatisierte Personalplanung in der Gastronomie“ sowie weitere Folgen zu diversen HR-Themen gibt es zum Reinhören hier:

Die HR snackbar ist ein regelmäßiges Podcast-Format von StepStone, in dem Experten zu unterschiedlichen Themen aus der HR-Welt interviewt werden und spannendes Wissen an die Zuhörer weitergegeben wird.

Um mehr zu erfahren über gastromatic oder zum „Dienstplan wie von Zauberhand“, einfach hier klicken.

Dieser Artikel erschien zuerst bei Hotelcareer

*Zugunsten besserer Lesbarkeit verwenden wir in unseren Texten bei allgemeinen Personen- oder Stellenbezeichnungen etc. stellvertretend für alle Geschlechter die männliche Form.

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