Digitaler vs. automatisierter Dienstplan in Hotel und Gastronomie: Was macht den Unterschied?

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Schon jetzt erfreuen wir uns privat als auch beruflich vieler digitaler Helfer, die uns das Leben leichter machen. Wir hören Musik über Streamingplattformen, weil die Auswahl groß und die Lieder sofort verfügbar sind. Wir schreiben E-Mails, weil die Kommunikation so schneller geht. Wir nutzen Online-Banking, weil wir so unabhängig von den Öffnungszeiten der Bank sind. Es gibt unzählige weitere Beispiele von digitalen Tools, die unseren Alltag komfortabler und vor allem auch effizienter gestalten.

Automatisierte Prozesse gehen noch einen Schritt weiter, machen sich Daten zu Nutze, um die bequemen digitalen Prozesse noch bequemer zu machen. Dabei geht es jedoch nicht darum irgendwann nur noch faul auf dem Sofa zu liegen. Vielmehr soll die Automatisierung Zeit für Anderes schaffen. Und sie verfolgt gerade in der Personalplanung noch drei weitere Zwecke: gesteigerte Wirtschaftlichkeit, Objektivität bei der Planung und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben.
 

Wieso dein Dienstplan davon so richtig profitiert, erfährst du in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis

Was ist was?

  • Digitaler Dienstplan
  • Automatisierter Dienstplan

3 Mal automatisch gut

  • Wirtschaftlichkeit
  • Regulatorische Vorgaben
  • Fairness

Lohnt sich der automatisierte Dienstplan für dich?


Was ist was?

Digitaler Dienstplan

Der digitale Dienstplan - im Vergleich zu einem analogen, auf Papier geschriebenen Dienstplan - wird mit Hilfe einer Software erstellt. Streng genommen zählt auch Microsoft Excel zu Software, die du für das Schreiben deines Dienstplans nutzen kannst. Wir möchten uns in diesem Artikel aber auf die Nutzung von expliziten Personalplanungsprogrammen konzentrieren, die einige gute Funktionen mitbringen. Hier kannst du nicht nur deinen Dienstplan schreiben, sondern bei der Planung deine Mitarbeiter*innen gleich mit einbeziehen, bevor du ihn für sie freischaltest. Außerdem bieten die meisten Anbieter auch die Arbeitszeiterfassung und ein Abwesenheitsmanagement an.

Das heißt, dass digitale Tools zum Schreiben von Dienstplänen nicht nur eine, sondern mehrere analoge Tätigkeiten ersetzen und zusätzlich komplexe Rechenaufgaben übernehmen, die sonst deinen Kopf zum Rauchen bringen. Du bekommst zum Beispiel angezeigt, wann wer wie Urlaub hat und somit nicht mit verplant werden kann. Viele solcher hinterlegten Informationen erleichtern dir in Form von Konfliktanzeigen dann das tatsächliche Schreiben des Dienstplans und du hast deinen Kopf frei, um dich auf andere Sachen zu konzentrieren.


Was spricht dafür, deinen Dienstplan mit einem digitalen Tool zu schreiben?

•    Zeitersparnis
•    Einbinden deiner Mitarbeiter*innen
•    Überblick über alle wichtigen Mitarbeiter*innen-Kennzahlen
•    Konfliktanzeige als Planungshilfe
•    Arbeitszeiterfassung
•    Abwesenheitsmanagement

Alles in allem kannst du mit einem digitalen Personalplanungsprogramm deine Prozesse also richtig gut optimieren und dir eine Menge Stress sparen. Trotzdem wirst du auf bekannte Herausforderungen stoßen, die sich nicht mit einfachen digitalen Prozessen lösen lassen. Das sind zum Beispiel die Subjektivität bei der Einteilung deiner Mitarbeiter*innen in Schichten unter Berücksichtigung von Freiwünschen, aber auch regulatorische Vorgaben, die sich einfach kein Mensch merken kann.

Und genau hier kommt der automatisierte Dienstplan ins Spiel.
 

Automatisierter Dienstplan

Der Titel dieses Artikels ist nicht ganz richtig. Es geht nämlich gar nicht um digital versus automatisiert. Die Automatisierung ist einfach der nächste logische Schritt nach der Digitalisierung überall dort, wo Daten verarbeitet werden. So wie bei der Dienstplanung.

Der automatisierte Dienstplan ist also die Erweiterung zum digitalen Dienstplan und nutzt die hinterlegten Daten, um auf Basis deiner individuellen Bedürfnisse und der von dir definierten Parameter den bestmöglichen Dienstplan zu schreiben. Ganz ohne Arbeit geht es natürlich nicht, denn du musst einige vorbereitende Einstellungen vornehmen, damit der Algorithmus überhaupt arbeiten kann. Ist das erledigt, geht der Rest quasi wie von selbst, eben vollautomatisch. Wir zeigen dir, wie das genau funktioniert und was es dafür braucht.


Was ist ein Algorithmus?
„Ganz allgemein formuliert ist ein Algorithmus eine Reihe von Anweisungen, die Schritt für Schritt ausgeführt werden, um eine Aufgabe oder ein Problem zu lösen. Wenn du zum Beispiel ein leckeres Pasta-Gericht kochst und genau nach Rezept zuerst die Zwiebeln andünstest, dann den Knoblauch hinzugibst und zuletzt die Tomaten, führst du, vereinfacht gesagt, den Algorithmus der Kochanleitung aus.“
Angelika Zahn, Coding Kids

Der Algorithmus des automatisierten Dienstplans benötigt also allerlei Zutaten, damit er deinen Dienstplan gut erarbeiten kann. Die Zutaten sind unter anderem:

•    die Daten aus der Mitarbeiterakte, also alle vertraglichen Informationen zu deinen Mitarbeiter*innen,
•    dein individueller Mitarbeiterbedarf, den du in Form von Schichthüllen und Umsatzprognosen definieren kannst und
•    die Angabe, welche Ziele bei der automatisierten Dienstplanung für dich und dein Team im Vordergrund stehen sollen.

Ist das alles angelegt, probiert der Algorithmus sämtliche Kombinationen für deinen Dienstplan aus und serviert dir am Ende ein Ergebnis. Das ist nicht nur eine feine Sache, weil du selbst nicht mehr am Dienstplan feilen musst, sondern hat noch ganz andere Vorteile. Hierzu wollen wir uns drei Ebenen genauer anschauen: Wirtschaftlichkeit, regulatorische Vorgaben und Fairness.
 

Willst du das lieber gleich ausprobieren, statt weiterzulesen?

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3 Mal automatisch gut

Wirtschaftlichkeit

Wenn du dich für den automatisierten Dienstplan entscheidest, entscheidest du dich auch dafür deine Wirtschaftlichkeit genauer unter die Lupe zu nehmen und zu verbessern. Wie erwähnt, musst du erst einige Einstellungen vornehmen, bevor die Automatisierung ihr Zauberwerk vollzieht. Dazu zählt unter anderem, dass du Umsatzprognosen eingibst und Schichthüllen anlegst, die der Algorithmus dann befüllt. Aber keine Panik, du bist damit nicht allein. Wir gehen mit dir all diese Schritte durch und stehen dir zur Seite, bis alles sitzt.

Schichthüllen sind auf deinen Annahmen basierende Schichten, denen aber noch keine Mitarbeiterinnen zugewiesen wurden. Du kannst hier die Zeit der Schicht hinterlegen, aber auch welche Position, Berufserfahrung oder anderen Voraussetzungen die jeweilige Person erfüllen muss. Mit den Schichthüllen baust du also erstmal den optimalen Mitarbeiterbedarf. Hat der Algorithmus deine Schichten befüllt, siehst du ganz genau, ob du genug Mitarbeiterstunden hast, die diesen Voraussetzungen entsprechen und weißt, ob du zum Beispiel andere Mitarbeiterinnen schulen oder deine Anforderungen anpassen musst.

Mit den Umsatzprognosen stellst du sicher, dass du weder zu wenige noch zu viele Mitarbeiter*innen für eine Schicht einplanst und so einen optimalen Personaleinsatz schaffst. Planst du nämlich zu wenig Personal ein, leidet der Umsatz, die Gästezufriedenheit und der Geduldsfaden deines Teams darunter. Planst du zu viel Personal ein, stehen Kosten und Umsatz in keinem guten Verhältnis.

Mit dem automatisierten Dienstplan hast du diese Kennzahlen immer im Blick und optimierst nach und nach deine Planung - und somit deine Wirtschaftlichkeit.

Regulatorische Vorgaben

Die Automatisierung bei der Dienstplanung nimmt dir außerdem die Kopfschmerzen in Bezug auf regulatorische Vorgaben, denn die sind schon hinterlegt und werden beim automatischen Dienstplanschreiben berücksichtigt, ohne dass du etwas dafür tun musst. Der Algorithmus achtet auf Urlaub, individuelle Sperrzeiten, rechtliche Ruhezeiten, maximale Tagesarbeitszeiten sowie maximale Arbeitstage pro Woche und reguliert Arbeitszeitkonten und Sollstunden. So kannst du dich ganz entspannt um andere Dinge kümmern und passt nur noch da manuell den Dienstplan an, wo es sich für dich gut anfühlt.

Fairness

Zu guter Letzt erstellt die Automatisierung auch noch einen faireren Dienstplan. Das hat verschiedene Gründe. Zunächst hat der Algorithmus die Möglichkeit einen größeren Zeitraum zu betrachten, sowohl in die Vergangenheit als auch in die Zukunft. Dadurch entstehen zwei Vorteile:

  • Schichten können fairer verteilt werden, weil nicht nur eine Woche betrachtet wird, sondern zum Beispiel gleich ein ganzer Monat. Der Computer weiß ohne langes Grübeln, wer schon wie viel gearbeitet hat und kann so eine gute Verteilung vorschlagen.
  • Er hat außerdem im Überblick, dass ungeliebte Schichten nicht immer auf eine Person fallen. Wer selbst den Dienstplan schreibt, muss dabei noch nicht einmal eine schlechte Absicht haben. In einen Dienstplan fließen einfach so viele Informationen ein, dass man sich unmöglich alles merken und berücksichtigen kann.

Praktisch ist auch, dass Überstunden nicht manuell erfasst werden müssen. Durch die integrierte Zeiterfassung weiß das Tool immer, wie viele Überstunden geleistet wurden und kann diese Information in der Kalkulation für die darauffolgenden Wochen berücksichtigen. Gleiches gilt natürlich auch für hinterlegte Freiwünsche, Urlaub und Co. Neben der Zeitersparnis bietet sich dadurch der Vorteil, dass keine Diskussionen mehr entstehen, weil deine Mitarbeiter*innen das Gefühl haben, persönlich benachteiligt zu werden.

Kurzum: Die Automatisierung erstellt deinen Dienstplan objektiv und vorausschauend und somit fair für dich und deine Mitarbeiter*innen.

Lohnt sich der automatisierte Dienstplan für dich?

Die Antwort lautet ja, wenn du deine Planung fairer gestalten und du dich wirtschaftlich weiterentwickeln willst. Dabei geht es nicht nur um die Optimierung von Gewinn, sondern auch die Möglichkeit eine bessere Planungssicherheit zu schaffen, die sich langfristig für dich und deine Mitarbeiter*innen auszahlt.

Der automatisierte Dienstplan eignet sich also, wenn du Lust hast deinen Personaleinsatz zu optimieren, ohne am Personal zu sparen und ein ganzheitliches, nachhaltiges Wirtschaften verfolgst.

Klingt das nach dir? Dann lass uns doch Mal über deine rosige Zukunft reden:

Jetzt loslegen

Und zum Schluss noch ein kleiner Ausblick in die Zukunft: Der nächste Schritt führt zum Thema Prognosen, mit denen du deine Personalbedarfsplanung noch genauer gestalten kannst. Denn das Wissen über Umsatzdaten, Wetter und viele andere Parameter hilft dir genau zu bemessen, wie dein Schichtgerüst für einen optimalen Betriebsablauf aussehen sollte. Auch hier wird ein Algorithmus aktiv, der dir als Assistent bei der Planung zur Seite steht.

Über gastromatic

Als Softwareanbieter ebnen wir Unternehmen aus dem Gastgewerbe den Weg zu einer völlig neuen Form des (Zusammen-)Arbeitens, zu optimierter Personalkostenplanung und einer nachhaltig erfolgreichen Arbeitgebermarke, die auf das transparente Einbinden von Mitarbeiter*innen setzt. Dabei ist der Name Programm: gastromatic steht für einen komplett automatisierten Dienstplan und eine ganzheitliche, kostenoptimierende Personalorganisation. Das Resultat: Schichtplanung, die wie von selbst läuft, eine enorme Zeit- und Geldersparnis und ein wirklich tiefes Verständnis davon, wie das eigene Unternehmen tickt. Eine App samt Wunschzeiten-Abgabe, Dienstplan-Änderungen in Echtzeit und vielem mehr ist dabei die digitale Schnittstelle zum Team. So wird das Planen des Personals zum Dreh- und Angelpunkt für die Steuerung des betrieblichen Erfolgs und der Mitarbeiter*innenzufriedenheit.

www.gastromatic.de
 


 

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