Zeit und Geld bei Geschäftsreisen sparen

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Ob Frühstück zum Mitnehmen, günstige Club-Zimmer oder der Late Check-out: Das Onlineportal profitrip hat zehn Tipps und Tricks verraten, wie es mit der Geschäftsreise ohne Hektik und zusätzliche Kosten klappt.

Frühstück zum Mitnehmen
Es ist schön, in aller Ruhe zu frühstücken und sich so langsam auf den Tag und die anstehenden Aufgaben vorzubereiten. Doch nicht selten greifen Geschäftsreisende eher zu einem Croissant vom Bäcker nebenan. Was vielen nicht bekannt ist: Die meisten Hotels bieten ein Frühstück zum Mitnehmen an (Grab & go), welches aus einer kleinen Auswahl an Backwaren und Heißgetränken besteht. 

Late Check-out ohne Aufpreis 
Die Auslastung bei Abreise ist entscheidend: Ist dahingehend noch Luft, gewähren Hotels auf Nachfrage oft einen Late Check-out. Wer direkt beim Check-in oder am Tag vor der Abreise nach einer kleinen Verlängerung am Abreisetag fragt, kann sogar teilweise bis 14:00 Uhr noch kostenfrei länger bleiben. Danach wird meist ein Aufpreis fällig. 

Mit Vorausbuchung niedrige Zimmerpreise 
Bei langfristigen Buchungen im Voraus können Unternehmen viel Geld sparen – vor allem, wenn mehrere Mitarbeiter auf Geschäftsreise gehen. Je länger der Zeitraum zwischen Reservierung und Anreise, desto niedriger ist meist der Zimmerpreis – deshalb lohnt es sich, gleich zu buchen, sobald der Kundentermin feststeht. 

Alternative zum Hotelparkplatz  
Eine Alternative zum Hotelparkplatz sei laut profitrip das sogenannte Parksharing: Immer mehr Menschen vermieten kurzfristig ihren Parkplatz. Via App sehen Geschäftsreisende vorab, wo ein Parkplatz in der Nähe des Hotels frei ist und buchen diesen stunden- oder auch tageweise. 

Keine Zusatzkosten durch Vorabinformation
Unternehmen bzw. Geschäftsreisende sollten sich im Vorfeld einer Reise über die lokalen Zuschläge informieren und diese einkalkulieren. So sind beispielsweise bei Reisen in die USA sogenannte Resort fees, also zusätzliche Hotelgebühren gang und gäbe. Diese fallen beispielsweise für Hotels an, die WLAN bereitstellen, ein Fitnessstudio für Gäste anbieten oder Tageszeitungen auslegen. Im Unterschied zur deutschen Kurtaxe werden diese Kosten direkt vom Hotel erhoben. Bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands können zusätzliche Kosten in Form der sogenannten Übernachtungssteuer (City tax) anfallen. Was nur wenige wissen: Mit einem Formular, das das jeweilige Hotel gerne aushändigt, werden Geschäftsreisenden diese Kosten erlassen – in Berlin beträgt diese Abgabe immerhin fünf Prozent der Bemessungsgrundlage. 

Schneller Check-out
Zeit und Nerven sparen Geschäftsreisende, wenn sie direkt beim Check-in schon die Formalitäten klären und ggf. zusammen mit dem Meldeschein eine Visitenkarte abgeben. So können fehlerhafte Angaben auf der Rechnung schon im Vorfeld vermieden werden.

Beschreibung des Hotelzimmers lesen
Schnell ist das Doppelzimmer zur Einzelnutzung gebucht. Damit auch das erwartete große Bett darin steht, sollten Geschäftsreisende vorab genau die Beschreibung des Zimmers mit der jeweiligen Bettenkonfiguration lesen: Denn ein Doppelzimmer kann auch mit zwei Einzelbetten ausgestattet sein – hier stehen dann sogenannte Twin-Betten statt des erwarteten Doppelbetts.

Überbuchungen umgehen 
In ganz seltenen Fällen kann es sein, dass das Zimmer bei Spätanreise belegt ist und ein Hotelwechsel ansteht. Für Geschäftsreisende ist es besonders ärgerlich, wenn sie erst abends im Hotel ankommen und dann vor oder nach einem stressigen Tag weitere Wege auf sich nehmen müssen. Sie sollten daher im Idealfall so früh wie möglich anreisen und noch vor den Geschäftsterminen im Hotel einchecken.

Der Concierge erfüllt (fast) jeden Wunsch
Ob eine angesagte Location fürs Kunden-Meeting, das beste Restaurant der Stadt oder das Spa-Erlebnis nach dem Geschäftstermin: Wer auf der Geschäftsreise die Hot Spots und wahren Insider-Tips erfahren möchte, wendet sich direkt an den Concierge. Er hat die Augen und Ohren für seine Gäste überall und kennt nicht nur das Hotel in- und auswendig, sondern auch die jeweilige Stadt. 

Club-Lounge als Meeting-Raum nutzen
Die Buchung eines Club-Zimmers ist zunächst mit mehr Kosten verbunden (weitere Bezeichnungen auch: „VIP“- oder „Executive“-Zimmer). Geschäftsreisende genießen dafür meist aber nicht nur mehr Komfort. Das Besondere ist der Zugang zur Club-Lounge: Hotels verpflegen ihre Gäste hier oft ganztägig kostenlos mit Leckereien und Getränken. Für Unternehmen kann sich der Aufpreis lohnen, wenn kleinere Meetings direkt in der Lounge abgehalten werden können. So sind Hotels mit speziellen Business-Tarifen auf die Geschäftsleute vorbereitet. 

Fazit
Ein geringer Mehraufwand und eine kleine Recherche im Vorfeld der Geschäftsreise führen oft zu einem deutlich angenehmeren und entspannteren Aufenthalt. Zufriedene Mitarbeiter und Chefs sind die Folge, denn neben Nerven werden auch Kosten eingespart.


 

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