Revolution im Hotelgeschäft: So funktioniert modernes Revenue Management

Die Hotellerie steht vor der Herausforderung, ihre begrenzten Zimmerkapazitäten optimal auszulasten. Ein zentrales Instrument dafür ist das Revenue Management, eine Strategie, die darauf abzielt, das richtige Zimmer an den richtigen Gast zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis zu verkaufen. Dies geschieht über den idealen Vertriebskanal und zu den bestmöglichen Konditionen.

Seit den 1990er Jahren, als das Konzept aus der Luftfahrtbranche übernommen wurde, hat sich die Bedeutung des Revenue Managements in der Hotellerie kontinuierlich gesteigert. Pioniere wie Marriott International nutzten diese Ansätze, um ihre Umsätze signifikant zu steigern. Mit dem Aufkommen von Online-Reisebüros und Bewertungsplattformen im 21. Jahrhundert ist die Komplexität dieser Strategie zwar gewachsen, doch zugleich haben sich neue Möglichkeiten eröffnet, die Preisgestaltung und Gästezufriedenheit effizienter zu bewerten.

Warum ist Revenue Management so wichtig?

Ein Hotelzimmer ist eine verderbliche Ware, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt verkauft werden muss. Gleichzeitig stehen Hotelbetreiber vor der Herausforderung, ihre hohen Fixkosten zu decken, die unabhängig von der Belegung anfallen. Durch eine intelligente Preisgestaltung, die sich an der Nachfrage orientiert, ermöglicht Revenue Management einen datengestützten Ansatz, um die Einnahmen zu maximieren und die Rentabilität sicherzustellen.

Daten als Grundlage für den Erfolg

Ein effektives Revenue-Management-Konzept basiert auf der Analyse großer Datenmengen, den sogenannten „big data“. Diese umfassen sowohl interne als auch externe Faktoren, die das Geschäftsgeschehen beeinflussen.

Zu den internen Daten gehören:

• Vergangene Auslastungszahlen

• Generelle Verkaufsstatistiken

• Informationen zur Zielgruppe und Kundensegmentierung

• Marktrelevante Daten, wie zum Beispiel Marktanteile

Externe Einflussfaktoren sind unter anderem:

• Vergangene Wetterverhältnisse

• Ferien- und Freizeitangebote

• Belegung und Preise der Konkurrenz

• Ähnliche Umstände, die das Geschäftsklima beeinflussen können

Während diese Daten früher manuell von einem Revenue Manager ausgewertet wurden, übernehmen diese Aufgabe heute zunehmend spezialisierte technische Revenue Management Systeme (RMS).

Ganzheitlicher Ansatz statt Insellösungen

Nach den Worten von Bianca Spalteholz und Barbara Goerlich, Autorinnen eines Fachbuchs zum Thema, geht es beim Revenue Management um das Verständnis und die Anwendung von Preisbildungs- und Preisstrategien. Dies bedeutet, dass die Strategie nicht auf den Übernachtungspreis beschränkt bleiben sollte, sondern auf alle Bereiche eines Hotels ausgeweitet werden muss. So sei alles miteinander vernetzt.

Das Revenue Management muss als ganzheitlicher Ansatz betrachtet werden. Denn eine hohe Belegung allein garantiert noch keinen Erfolg, wenn beispielsweise Gäste über Schnäppchenangebote angelockt werden und dann wenig Geld in anderen Bereichen wie dem Spa oder dem Restaurant ausgeben. Ziel ist es, die Balance zwischen bestmöglicher Belegung und dem höchstmöglichen Preis zu finden.

Interne Zielkonflikte, etwa zwischen der Logis- und der Bankettabteilung, können die Umsetzung einer ganzheitlichen Strategie erschweren. In solchen Fällen ist die Moderation durch den Revenue Manager entscheidend, da er den Überblick über das Gesamtergebnis hat. Ein weiteres Beispiel für die bereichsübergreifende Anwendung ist das Spa-Management: Um die profitabelsten Zeiten für Anwendungen zu identifizieren, ist eine enge Abstimmung mit dem Revenue Management unerlässlich.

Letztendlich dreht sich im Revenue Management alles um ein einfaches Prinzip: Bei starker und stärkster Nachfrage kann sich ein Hotelier das Geschäft aussuchen, da die Kunden bereit sind, höhere Preise zu zahlen.

Revenue Management (RM) ist heute mehr denn je das zentrale Nervensystem eines Hotelbetriebs. Es ist die Kunst und Wissenschaft, durch eine dynamische Preis- und Kapazitätssteuerung den maximalen Umsatz und Ertrag zu erzielen. Anstatt nur auf eine hohe Auslastung zu setzen, liegt der Fokus auf der Optimierung des Umsatzes pro verfügbarem Zimmer (RevPAR) und der Ausschöpfung aller Ertragspotenziale.

In einem Markt, der von Saisonalität, schwankender Nachfrage und einem Überangebot an Vertriebskanälen geprägt ist, ist ein professionelles RM nicht länger eine Option, sondern eine strategische Notwendigkeit – und das für jede Betriebsgröße.

Der Begriff Revenue Management wird oft fälschlicherweise synonym mit Yield Management verwendet. Während beide Methoden auf ähnlichen Prinzipien basieren, gibt es entscheidende Unterschiede:

Yield Management zielt primär auf die Auslastung ab, indem es die Nachfrage nach einem verderblichen Gut (z.B. ein Flugticket oder ein Hotelzimmer) zu einem bestimmten Zeitpunkt maximiert. Es fokussiert sich meist auf das Produkt selbst.

Revenue Management hingegen ist eine ganzheitlichere Strategie. Es betrachtet nicht nur die Belegung, sondern bezieht alle umsatzrelevanten Faktoren ein: die durchschnittliche Rate (ADR), die Nebenerlöse aus Gastronomie, Wellness oder Konferenzen sowie die Kosten der verschiedenen Vertriebskanäle. Das Ziel ist nicht nur ein volles Haus, sondern der höchstmögliche Gewinn. RM ist also die strategische Weiterentwicklung des Yield Managements.

Ein effektives Revenue Management erfordert das Zusammenspiel mehrerer essenzieller Faktoren:

1. Verderbliche Kapazitäten: Ein nicht verkaufter Hotelraum in der letzten Nacht ist ein für immer verlorener Umsatz.

2. Hohe Fixkosten: Die Betriebskosten eines Hotels (Personal, Gebäude, Energie) bleiben unabhängig von der Auslastung weitgehend konstant. Jede zusätzliche Einnahme, die über die variablen Kosten hinausgeht, trägt direkt zum Gewinn bei.

3. Variable Nachfrage: Die Gäste sind bereit, zu unterschiedlichen Zeiten und für unterschiedliche Aufenthalte verschiedene Preise zu zahlen. Das ermöglicht die Preisdifferenzierung.

4. Marktsegmentierung: Die Fähigkeit, Kundengruppen nach Merkmalen wie Buchungsverhalten, Reisezweck (Geschäftsreise, Urlaub, Gruppe) oder Preissensibilität zu unterscheiden.

Kernprinzip: Das richtige Zimmer zur richtigen Zeit zum richtigen Preis über den richtigen Vertriebskanal an den richtigen Kunden verkaufen. Dieser Grundsatz ist der Kompass jeder RM-Strategie.

Ein effektiver RM-Prozess stützt sich auf eine Vielzahl von Instrumenten, die ineinandergreifen:

• Dynamisches Pricing: Statt mit starren Saisonalpreisen zu arbeiten, werden Raten flexibel auf Basis von Echtzeitdaten angepasst. Dabei spielen Faktoren wie die aktuelle Auslastung, die verbleibende Buchungsfrist, die Buchungslage der Konkurrenz, Wetterdaten und sogar lokale Events eine Rolle. Ein Zimmerpreis kann sich mehrmals täglich ändern, um auf Nachfrageveränderungen sofort zu reagieren.
   
• Distributionsmanagement: Die Steuerung der Vertriebskanäle ist entscheidend. Jede Plattform hat andere Kosten (Provisionen der OTAs wie Booking.com und Expedia, Kosten für Direktbuchungs-Tools). Ein RM-Profi entscheidet, welche Kontingente auf welchen Kanälen freigegeben werden. Ziel ist es, die hochprofitablen Direktbuchungen zu fördern, ohne die Reichweite der OTAs zu verlieren.
  • Mindestaufenthaltsdauer (Minimum Stay): Um Buchungslücken zu füllen oder Wochenenden zu maximieren, können Gäste gezwungen werden, z.B. mindestens zwei Nächte zu buchen.
  • Closed to Arrival (CTA) / Closed to Departure (CTD): An bestimmten Tagen können Anreisen oder Abreisen gesperrt werden, um eine effizientere Belegung zu erreichen.
  • Angebotsbündelung: Das Kombinieren von Zimmerraten mit Zusatzleistungen (Frühstück, Wellness-Pakete, Dinner) ermöglicht es, den Gesamtwert für den Gast zu steigern und gleichzeitig einen höheren Ertrag pro Buchung zu erzielen.
     
• Restriktionen und Angebotsgestaltung: Um die Marge zu schützen und die Nachfrage zu steuern, können Restriktionen eingesetzt werden. Beispiele hierfür sind:
• Wettbewerbsanalyse (Comp Set Analysis): Eine regelmäßige Analyse der Preise, Verfügbarkeiten und Angebote der direkten Konkurrenz (des sogenannten "Competitive Set") ist unerlässlich. Dies liefert eine wichtige Orientierung und hilft, die eigene Preispositionierung zu schärfen.

Manuelles Revenue Management ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Moderne Revenue Management Systeme (RMS) automatisieren einen Großteil des Prozesses. Sie sammeln und analysieren Daten aus dem Property Management System (PMS), den Buchungskanälen und externen Quellen in Echtzeit. KI-Algorithmen berechnen dann dynamische Preise, die auf Tausenden von Datenpunkten basieren – eine Aufgabe, die für einen Menschen unmöglich wäre.

Zukünftige Entwicklungen: Die Branche bewegt sich hin zu einer noch stärkeren Datenintegration. Zukünftige Systeme werden nicht nur Belegungsdaten analysieren, sondern auch das Buchungsverhalten und die Präferenzen einzelner Gäste, um personalisierte Angebote zu erstellen. Die Grenzen zwischen RM, Marketing und CRM (Customer Relationship Management) werden zunehmend verschwimmen, um eine ganzheitliche Guest-Centricity zu ermöglichen. Das übergeordnete Ziel ist nicht nur die Umsatzmaximierung, sondern die Optimierung der gesamten Wertschöpfung für jeden einzelnen Gast.

Manuelles Revenue Management ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Moderne Revenue Management Systeme (RMS) automatisieren einen Großteil des Prozesses. Sie sammeln und analysieren Daten aus dem Property Management System (PMS), den Buchungskanälen und externen Quellen in Echtzeit. KI-Algorithmen berechnen dann dynamische Preise, die auf Tausenden von Datenpunkten basieren – eine Aufgabe, die für einen Menschen unmöglich wäre.

Zukünftige Entwicklungen: Die Branche bewegt sich hin zu einer noch stärkeren Datenintegration. Zukünftige Systeme werden nicht nur Belegungsdaten analysieren, sondern auch das Buchungsverhalten und die Präferenzen einzelner Gäste, um personalisierte Angebote zu erstellen. Die Grenzen zwischen RM, Marketing und CRM (Customer Relationship Management) werden zunehmend verschwimmen, um eine ganzheitliche Guest-Centricity zu ermöglichen. Das übergeordnete Ziel ist nicht nur die Umsatzmaximierung, sondern die Optimierung der gesamten Wertschöpfung für jeden einzelnen Gast.

ADR (Average Daily Rate) Die durchschnittliche Zimmerrate. Diese Kennzahl gibt den durchschnittlich erzielten Preis pro verkauftem Zimmer an. Sie wird berechnet, indem der gesamte Zimmerumsatz durch die Anzahl der verkauften Zimmer dividiert wird.

ADR=Anzahl der verkauften ZimmerGesamtumsatz der Zimmer​

BAR (Best Available Rate) Die beste verfügbare Rate. Dies ist der niedrigste, öffentlich zugängliche Preis, den ein Hotel für eine bestimmte Nacht anbietet. Der BAR-Preis variiert dynamisch je nach Nachfrage und Verfügbarkeit.

B2B (Business-to-Business) Bezeichnet Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Im Kontext des Revenue Managements sind dies zum Beispiel Verträge mit Firmenkunden oder Reiseveranstaltern, die spezielle Raten erhalten.

B2C (Business-to-Consumer) Bezeichnet Geschäftsbeziehungen direkt mit dem Endkunden, also dem Gast. Dies umfasst alle Direktbuchungen über die hoteleigene Website, Telefon oder Walk-ins.

Booking Pace (auch: Pace Report) Ein Bericht oder eine Kennzahl, die das aktuelle Buchungsverhalten im Vergleich zu einem früheren Zeitraum (z.B. dem Vorjahr) oder einer Prognose darstellt. Er zeigt, wie schnell Buchungen für einen zukünftigen Zeitraum eingehen.

Channel Manager Ein System, das die Verfügbarkeit und Raten eines Hotels in Echtzeit auf allen Online-Vertriebskanälen (OTAs, GDS, hoteleigene Website) synchronisiert. Dies verhindert Überbuchungen und sorgt für eine effiziente Steuerung.

Competitive Set (CompSet) Eine Gruppe von Mitbewerbern, die ein Hotel für seine strategische Positionierung und Preisvergleiche als direkte Konkurrenz definiert. Hotels in einem CompSet sind oft vergleichbar in Bezug auf Sternenkategorie, Standort, Serviceangebot und Zielgruppe.

CTA (Closed to Arrival) Eine Restriktion, die Buchungen für eine bestimmte Nacht blockiert, an der eine Anreise geplant wäre. Dies wird oft verwendet, um Buchungslücken zu vermeiden, wenn hohe Auslastungen erwartet werden (z.B. vor Feiertagen).

CTD (Closed to Departure) Eine Restriktion, die eine Abreise an einem bestimmten Datum verhindert. Sie wird eingesetzt, um eine Mindestaufenthaltsdauer zu erzwingen oder die Belegung an einem bestimmten Datum zu optimieren.

Forecast Eine Prognose. Im Revenue Management ist dies eine detaillierte Voraussage über die zukünftige Nachfrage, Auslastung und den zu erwartenden Umsatz für einen bestimmten Zeitraum.

GDS (Global Distribution System) Ein globales Buchungsnetzwerk, das Reisebüros und Geschäftsreiseportale mit den Buchungssystemen von Hotels und Fluggesellschaften verbindet. Wichtige GDS sind Sabre, Amadeus und Galileo.

LRA (Last Room Availability) Eine vertragliche Vereinbarung mit einem Firmenkunden oder Reiseveranstalter, die garantiert, dass eine bestimmte, fest verhandelte Rate auch dann gilt, wenn nur noch ein Zimmer verfügbar ist.

Minimum Stay Eine Restriktion, die eine Mindestaufenthaltsdauer von einer bestimmten Anzahl Nächten vorschreibt. Sie wird genutzt, um kurze, unrentable Aufenthalte zu vermeiden.

No-Show Ein Gast, der eine Buchung getätigt hat, aber nicht im Hotel erscheint und auch nicht storniert hat. Ein No-Show wird in der Regel mit einer Gebühr belegt oder die erste Nacht wird in Rechnung gestellt.

OTA (Online Travel Agency) Ein Online-Reisebüro. Buchungsplattformen wie Booking.com, Expedia oder HRS, die als Vermittler zwischen Hotel und Gast agieren und dafür eine Provision erhalten.

PMS (Property Management System) Die zentrale Hotelverwaltungssoftware. Sie dient zur Verwaltung von Reservierungen, Check-ins, Check-outs, Gästedaten und Rechnungsstellung und ist die primäre Datenquelle für Revenue Management Systeme.

Rack Rate Der offizielle, nicht ermäßigte Listenpreis für ein Hotelzimmer. Er dient oft als Basispreis, von dem Rabatte oder Sonderpreise abgeleitet werden.

RevPAR (Revenue Per Available Room) Die wichtigste Kennzahl im Revenue Management. Sie misst den Umsatz pro verfügbarem Zimmer, unabhängig davon, ob das Zimmer belegt war oder nicht.

RMS (Revenue Management System) Eine Software, die Daten analysiert und automatisiert Preisempfehlungen oder -anpassungen vornimmt, um den Umsatz zu maximieren. Moderne RMS nutzen KI-basierte Algorithmen.

Walk-in Ein Gast, der ohne vorherige Reservierung im Hotel erscheint und ein Zimmer buchen möchte. Walk-ins zahlen oft einen höheren Preis, da sie dringend ein Zimmer benötigen.

Yield Management Ein Vorgänger des Revenue Managements. Es fokussiert sich primär auf die Auslastung und die Preisgestaltung für ein verderbliches Gut (z.B. ein Flugticket). Im Gegensatz zum ganzheitlicheren Revenue Management bezieht es weniger Faktoren wie Nebenerlöse mit ein.