In der Hotellerie scheint die Digitalisierung voll angekommen zu sein – und das nicht erst seit gestern, wie Studien zeigen. Mit der Gastronomie sieht es vielleicht noch nicht ganz so positiv aus. Zumindest ist Fakt, dass sich viele Gäste in Zukunft mehr digitale Services wünschen. Dieser Wunsch wiederum lässt sich nur umsetzen, wenn Gastronomen sich der Potenziale und Möglichkeiten der Digitalisierung ihrer Branche überhaupt bewusst sind. Außerdem ist es wichtig, keine Angst vor der Zukunft zu haben. Selbst in der doch eher haptischen Branche der Gastronomie müssen Bits und Bytes nämlich nicht immer gleich überfordern. Im Gegenteil – sie stellen oft recht simpel umzusetzende Chancen dar.
Das Gastgewerbe und die Effizienz
Unbestreitbar ist das Gastgewerbe nicht nur ein forderndes und stressiges, sondern vor allem auch effizienzgetriebenes Gewerbe. Gerade weil alles schnell, konstant und zuverlässig gemacht, geliefert und gearbeitet werden muss, ist die Branche eben so anspruchsvoll. Und das muss sie auch bleiben, damit für die Gäste eine optimale Qualität der Produkte garantiert werden kann.
Gerade was die Optimierung der Effizienz diverser Prozesse in allen möglichen Branchen angeht, stellt die Digitalisierung eine enorme Chance dar. In den letzten Jahren hat sich doch auch in der Gastronomie schon einiges getan, vor allem was die Prozesse in der Küche oder im Service betrifft. Und zwar ist eine Registrierkasse in der Gastronomie nicht Pflicht, seit dem 1. Januar 2017 sollen aber buchführungs- und aufzeichnungspflichte Dokumente digital abgespeichert und dokumentiert werden. Diese Grundsätze werden vom Bundesfinanzministerium vorgeschrieben und gelten für alle elektronischen Kassensysteme. So auch für jene von Gastronomen, weshalb kaum noch jemand so richtig an digitalisierten Kassen vorbeikommt.
Doch etwa hinsichtlich des Backoffice und der Backoffice-Applikationen ist noch einiges zu tun. Oder besser gesagt: Es gibt eine Menge ungenutzter Möglichkeiten, die die Digitalisierung eigentlich bietet. Alleine bei der Schicht- oder Mitarbeiterplanung besteht definitiv Verbesserungsbedarf. Vor allem aber auch bietet die Digitalisierung etliche Potenziale, wenn es um die verbesserte Gestaltung der Kontaktpunkte des Gastronomiebetriebs mit den Gästen geht.
Kontaktpunkte mit dem Gast und dem Digitalen
- Zunächst lässt sich heutzutage digital mindestens genauso gut werben, wie analog. In der Gastronomie dringt das Digitale deutlich in den Vordergrund, werden doch bei der Suche nach einem guten Café oder Restaurant heute vor allem die Suchmaschinen im Web frequentiert. Ortsbasierte Dienste sorgen dafür, dass etwa Ortsfremde schnell die Angebote in der Umgebung finden und als Option in Betracht ziehen. Mittels Bewertungsplattformen wiederum lässt sich authentisch und im Grunde kostenfrei werben – Jedenfalls solange die Qualität stimmt und die Bewertungen entsprechend positiv ausfallen
- Digitale Gutscheine, die dem Kunden über diverse Plattformen vermittelt werden können, bringen potenzielle Kunden oft erst dazu, etwas Neues auszuprobieren. Als entgegenkommendes Angebot werden sie gerne genutzt. Der Vorteil digitaler Gutscheine ist offensichtlich: Sie lassen sich viel schneller und umfassender verbreiten, gezielter an die Zielgruppen bringen und verursachen keine Druckkosten
- Aktuelle Informationen zum Unternehmen können digital ebenfalls unkompliziert und konkurrenzlos schnell in der digitalen Welt kommuniziert werden. Sei es über Social Media, eigene E-Mail- oder WhatsApp-Newsletter oder Pushnachrichten in einer App – Keine Annonce in einem Printmedium oder Ähnliches kann hier mithalten
- Über Social Media, Messengersysteme und mittels Chatbots lässt sich mit potenziellen Gästen außerdem bilateral und spontan kommunizieren. Telefonisch finden häufig kaum noch Nachfragen, Absprachen statt
- Auch Essensbestellungen werden in der Regel nicht mehr per Telefon aufgegeben. Wer sich mit seinem Unternehmen noch nicht bei einem der digitalen und renommierten Lieferdienste findet, kann davon ausgehen, dass Kunden zur Überzeugung kommen, dass die entsprechende Gastronomie nicht liefert
- Auch die Prozesse im Service sind weiterhin digital ausbaufähig. Nur in wenigen Restaurants etwa lassen sich Bestellungen direkt am Tisch aufgeben. Der Wunsch vieler Kunden nach Bestellungen mit Tablets oder per Smartphone oder mittels in die Tische integrierte Bildschirme besteht allerdings häufig. Für sie ist es oft bequemer und weniger stressig, wenn sie sich die Zeit nehmen können, die sie brauchen und die Bedienung nicht immer rufen müssen. Der große Vorteil für Gastronomen: Speisekarten können dadurch immer aktuell gehalten werden. Außerdem lassen sich Aktionen einfügen und Tagesangebote beispielsweise als Pop-Up einblenden
- Selbst Roboter, die das Essen zubereiten oder Cocktails mixen und inzwischen sogar von Bastlern schon selbstgebaut werden, könnten sich in der Zukunft der Gastronomie weiter durchsetzen. Und schließlich lassen sich Mahlzeiten und Getränke auch automatisch an den Tisch ausliefern. Das Laufband in vielen Sushi-Restaurants funktioniert schließlich auch schon seit Längerem in ähnlicher Art und Weise.
Den Papierkram automatisieren
Gastronomen kümmern sich natürlich am liebsten um ihre Gäste. Und das wiederum erfolgt durch die Ausführung der Tätigkeit, um die herum sie das Unternehmen gegründet haben. Denkt man nun an die Optimierung der eigenen Prozesse durch die Digitalisierung kommen einem zunächst solche in den Sinn, die direkt mit dem Gast zu tun haben. Doch gerade auch die Arbeiten im Backoffice, also jene, mit denen sich die wenigsten Gastronomen gerne beschäftigen, die aber zu erledigen sind, lassen sich effizient digitalisieren.
Man denke nur an die Buchhaltung und Verwaltungsaufgaben und hier an Dinge, wie Konzessionen, Versicherungen oder auch Pachtverträge. Der eigene Betrieb lässt sich, was all dies angeht, mittels digitaler Aktenführung nun einmal viel effizienter und übersichtlicher organisieren. Für Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung gibt es inzwischen auch zahlreiche Leitfäden, die bei einer effizienten, erfolgreichen und rechtssicheren Umsetzung helfen.
Aber wie genau sorgt die Digitalisierung hier nun für mehr Effizienz? Eigentlich ist das selbsterklärend: Akten und Rechnungen lassen sich deutlich schneller und gezielt finden und man kann von überall aus über die Cloud auf sie zugreifen. Außerdem können Rechnungen digital viel schneller geschrieben und versendet werden. Aus spezieller Software heraus lässt sich zusätzlich auch direkt bezahlen. Außerdem sind alle Zahlen zu jeder Zeit einsehbar, sodass man stets auf dem aktuellen Stand ist. Die Kasse wird sauber und gemäß GoBD abgebildet. Die Umsatzsteuervoranmeldung kann etwa mittels weniger Klicks ans Finanzamt gesendet werden. Oder es lassen sich Einnahmen-Überschuss-Rechnungen kurzum erstellen. Und auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erfolgt in spezieller Software ohne Probleme.
Reservierungen in Echtzeit und die Potenziale
Gerade was Reservierungen in der Gastronomie betrifft bieten diverse Systeme, die sich beispielsweise in den USA schon durchgesetzt haben eine Menge Potenziale. Viele große Restaurants in Deutschland nutzen etwa "OpenTable" noch nicht. Über das System kann in Echtzeit gesehen werden, wie viele Plätze in einem Restaurant wann verfügbar sind. So haben Gäste die Möglichkeit sich mitunter auch noch auf die Schnelle einen Platz in einem Restaurant sichern zu können, ohne ständig per Telefon nachfragen zu müssen. Kontaktformulare, die in Deutschland häufig noch üblich sind, wären dann passé. Außerdem muss nicht darauf geachtet werden, zu bestimmten Uhrzeiten anzurufen, um dann die Reservierung durchführen zu können.
Die Möglichkeiten solcher Systeme lassen sich aber auch noch weiterdenken. In Zukunft besteht zum Beispiel vielleicht auch die Möglichkeit mit Hilfe der Daten durch die Tischreservierungen den Bedarf der Küche und der Lebensmittel der kommenden Tage oder Wochen besser abschätzen zu können. In der Hotellerie, die ebenfalls gastronomische Angebote bereitstellt, wäre dies etwa durch die Zimmerbelegung, Wettervorhersage usw. sogar noch eindeutig praktischer und sinnvoll.
Auch kleinere Unternehmen in der Gastronomie profitieren
Für kleinere Unternehmen in der Gastronomie sind manche der derzeitigen Entwicklungen und Technologien vielleicht noch weniger ein Thema. Gerade Reservierungssysteme, wie im vorigen Abschnitt erläutert, dürften nicht in jedem Fall notwendig sein. Doch ein Blick in Richtung der Ausrichtung größerer Anbieter und der Konkurrenz sollte sich trotzdem lohnen. Hier lässt sich alleine schon von den Erfahrungen der Gastronomen, was die diversen digitalen Angebote und die Reaktionen der Kundschaft auf sie betrifft, profitieren.
Und schließlich schadet es auch kleineren Restaurants, Cafés oder Imbissen nicht, zumindest die Standards in der Digitalisierung des Gastgewerbes umzusetzen. Dazu gehört vor allem, dass man online mit dem eigenen Unternehmen gefunden wird. Weniger wichtig, als die eigene Website ist hier sicherlich die Pflege der Präsenz auf diversen externen Plattformen. Google Business & Co. sowie touristisch relevante Plattformen wie Yelp, TripAdvisor und Ähnliches sollten geläufig sein. Und um die digitale Kommunikation via Social Media, also Instagram, Facebook, Xing und so weiter führt ebenfalls kein Weg drum herum.
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