Vorhersagen für Food & Beverage im Hotel

Vorhersagen für Gästezimmerpreise haben sich in den letzten Jahren beträchtlich weiterentwickelt. Hotels sind darauf angewiesen, um Schwankungen bei den Zimmererträgen vorherzusehen und ihre Gewinne zu optimieren. Jetzt sei es an der Zeit, dass der Food&Beverage-Bereich (F&B) in dieser Disziplin aufhole, so Damiano Zennaro, Direktor Global Advisory Services bei IDeaS.

Für viele Hotels macht F&B einen erheblichen Anteil des Gesamtumsatzes aus, doch das Vorhersagen von F&B bleibt ein rudimentärer und unpräziser Prozess. Infolgedessen verpassen Hotels Möglichkeiten zur Verbesserung der Personalplanung, zur Kosteneinsparung und zur Umsatzsteigerung. 

In der heutigen Zeit smarter und durchdachter Technologie gibt es dafür keine Ausreden mehr. Hoteliers verfügen jetzt über die Daten, das Fachwissen und die Tools, die sie benötigen, um genaue und gleichbleibende F&B-Prognosen zu erstellen. Dies erfordert jedoch ein Umdenken und Ändern der Gewohnheiten. Schauen wir uns die Hindernisse an, die Hotels davon abhalten.

Warum ist die Erstellung einer F&B-Prognose so schwierig?

• Mehrere Verkaufsstellen - Der F&B-Bereich umfasst Restaurants und Bars, Catering, Zimmerservice, Minibar und andere Verkaufsstellen. Die Berechnungsmethoden können von Outlet zu Outlet variieren, und einige Dienstleistungen sind unter Umständen ausgelagert.
• Zu viele Daten - Mit so vielen beweglichen Elementen kann F&B bis zu zehnmal mehr Daten erzeugen als Zimmer.
• Zuweisung - Bei öffentlich zugänglichen Verkaufsstellen ist es nicht immer einfach, die Einnahmen aus dem Verkauf an Gäste und Nicht-Gästen zu unterscheiden. Darüber hinaus sind die Dienstleistungen von F&B, wie z.B. das Frühstück, oft mit Zimmer- oder Tagungsservices verbunden, was die Zuweisung der Einnahmen schwierig macht. Dasselbe gilt für die Kosten, die oft zwischen den Abteilungen aufgeteilt werden.
• Variable Kosten - F&B-Services sind in der Regel mit einem hohen Anteil an Arbeitskosten und anderen variablen Kosten verbunden, die schwieriger vorherzusagen sind als Fixkosten.
• Leistungsmessung - Die wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) im Bereich F&B sind vielfältiger und komplexer als bei Zimmern. Ein beliebter KPI ist zum Beispiel REVPASH oder der Umsatz pro verfügbarer “Available Seat Hour”, der sich auf den Umsatz, die Zeit und die Kapazität, aber nicht auf die Kosten bezieht.
• Verantwortlichkeit - Die Zuständigkeiten für die F&B-Prognose sind entweder über Abteilungen und Positionen verstreut oder bündeln sich in einer Person, die nur wenig von anderen Stakeholdern beeinflusst wird. Dies kann zu unvollständigen oder ungenauen Daten und mangelnder Verantwortlichkeit führen.  

Warum Hotels die Herausforderungen überwinden müssen

„Bei IDeaS haben wir festgestellt, dass die derzeitigen Methoden der F&B-Prognosen um bis zu 10 Prozent oder mehr voneinander abweichen können. Dies führt zu schlechter Planung, höheren Kosten und geringerer Ertragskraft“, so Damiano Zennaro, Direktor, Global Advisory Services bei IDeaS.

„In einigen Properties macht F&B 50 Prozent oder mehr des Gesamtumsatzes aus, die Risiken sind dort besonders hoch. Auch wenn der Anteil viel geringer ist, müssen Hotels in der heutigen Wirtschaftslage alle Kosteneinsparungen und zusätzlichen Einnahmen wahrnehmen, die sie wahrnehmen können. Die gute Nachricht ist, dass viele Hotels bereits über das Wissen und das Know-How verfügen, die sie benötigen, um diese Hindernisse zu überwinden. In den letzten Jahren hat sich das Revenue Management für Zimmer von taktisch zu strategisch, von statischer zu dynamischer Preisgestaltung und von Zimmererträgen zu Gesamtumsatz (Total Revenue) und -ertragskraft entwickelt.“

Gleichzeitig sei das Revenue Management zu einer Wissenschaft geworden, bei der Entscheidungen auf der Grundlage von Daten, Technologie und bewährten Methoden und nicht mehr basierend auf Bauchgefühl und Vermutungen getroffen würden, ist Zennaro überzeugt.

Die nächste Herausforderung für das Revenue Managements liege im F&B-Bereich, wo ähnliche Strategien angewandt werden könnten, um den Forecasting-Prozess zu optimieren, die Planung und Menüführung zu verbessern, die Preisgestaltung und den Ertrag zu optimieren, die Verschwendung von Lebensmitteln zu reduzieren und die Arbeitskosten effizienter zu gestalten.

Darüber hinaus könnten Hotels umfangreiche Gästeprofildaten nutzen, um zielgerichtete, personalisierte F&B-Angebote, Pakete und Preise zu erstellen, die zu höheren Konversionsraten und zusätzlichen Einnahmen führen.

Drei wichtige Schritte für ein verbessertes Forecasting von F&B-Angeboten

Um die Herausforderungen zu meistern und die Vorteile zu nutzen, müssen sich Hotels darauf einlassen, genauere, umfassendere und zeitnahe F&B-Prognosen zu erstellen. Dies umfasst drei wichtige Schritte:

1. Das Team auf Kurs bringen

Wie bei den Gästezimmern geht es bei der Vorhersage von F&B nicht nur um Tools und Technologie. Automatisierte, intelligente Systeme werden sicherlich dazu beitragen, die notwendigen Veränderungen voranzutreiben, die zu einer gewinnbringenden Synergie zwischen Mensch und Technologie führen können. Eine solche Veränderung muss jedoch mit einem Sinneswandel beginnen, und dieser Wandel muss an der Spitze beginnen. Das Engagement der Eigentümer, der Vermögensverwalter und der Führungskräfte des Unternehmens sind von entscheidender Bedeutung, da sie die letztendlichen Empfänger und Nutznießer der Forecast-Berichte sind.

Bei einer Vielzahl von involvierten Outlets ist Zusammenarbeit unerlässlich. Je nach Objekt kann das F&B-Forecasting-Team den F&B-Direktor, den Catering Direktor, den Koch, die Outlet-Manager, den Generaldirektor, den Revenue Manager, den Finanzcontroller und den Leiter für Sales und Marketing umfassen.

Jeder Einzelne bringt unterschiedliche Fachkenntnisse mit, sei es im Bereich des  Revenue Managements, der Umsatzgenerierung, des Betriebs oder der Kostenkontrolle. Um Zuständigkeiten zu definieren, müssen Verantwortlichkeiten und Erwartungen klar voneinander abgegrenzt werden, wobei eine Person diesen Prozess leitet.

2. Implementierung der Prozesse

Entscheiden Sie, wie oft Prognosen erstellt werden, wer wann für die Bereitstellung welcher Zahlen verantwortlich ist und wie die Berichte verteilt, überprüft und umgesetzt werden. Stellen Sie sicher, dass diese Personen über die Technologie, die fachlichen Fähigkeiten und die Unterstützung verfügen, um ihren Verpflichtungen nachzukommen.

3. Nutzen Sie die Daten

Genaues Vorhersagen erfordert eine solide Strategie zum Datenmanagement sowie zuverlässige Daten.

• Richten Sie ein System ein, das alle Daten der Verkaufsstellen an das Property Management System oder an eine zentrale Datenbank zurückleitet.
• Implementieren Sie Protokolle für das Reporting und den Datenaustausch zwischen den Systemen sowie für das Tracking und Zuweisung von Einnahmen und Kosten zwischen den Abteilungen.
• Einrichtung von Schlüsselkennzahlen zur Verfolgung der Rentabilität wie PROPASH (Profit per Available Seat Hour).
• Verfolgen Sie Residential- und Non-Residential-Einnahmen getrennt, damit Sie wissen, woher diese kommen (und woher sie nicht kommen, aber sollten).
• Analysieren Sie Abweichungen vom Budget, von historischen Zahlen und früheren Prognosen genau, und achten Sie auf schleichende Kosten und Umsatzeinbrüche, die Beachtung erfordern.