Verfall von Urlaubsansprüchen: Wie Arbeitgeber informieren müssen

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Im Februar hatte das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass Urlaubsansprüche nicht mehr am Ende des Jahres oder am 31. März verfallen, wenn der Arbeitgeber nicht auf bestehende Ansprüche hingewiesen und aufgefordert hat, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen. Jetzt liegen die Urteilsgründe vor und geben Aufschluss über die Pflichten der Arbeitgeber.

So führt das BAG aus, laut DEHOGA Bundesverband aus, der Arbeitgeber müsse konkret und in völliger Transparenz dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Er müsse ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt. Daraus folgert das BAG, dass der Arbeitgeber auf einen „konkret“ bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres hinweisen müsse. Der Arbeitgeber könne dazu dem Arbeitnehmer zum Beispiel zu Beginn jedes Kalenderjahres in Textform mitteilen,

  • wie viele Urlaubstage ihm im Kalenderjahr zustehen,
  • ihn auffordern, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann und
  • ihn über die Konsequenzen belehren, die eintreten, wenn er den Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantrage. Letzterem genüge regelmäßig der Hinweis, dass der Urlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres verfalle, wenn der Arbeitnehmer in der Lage war, seinen Urlaub im Kalenderjahr zu nehmen, ihn aber nicht beantragt.

Nach Auffassung des BAG sind abstrakte Angaben etwa im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Kollektivvereinbarung regelmäßig nicht ausreichend. Letztlich seien alle Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen, ob der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflicht erfülle. Jedenfalls sei der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Mitteilung ständig zu aktualisieren, etwa anlässlich jeder Änderung des Umfangs des Urlaubsanspruchs. Genauso wenig besteht eine Verpflichtung des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer dazu zu zwingen, diesen Anspruch tatsächlich wahrzunehmen.

Erfülle der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten nicht, sei der Urlaubsanspruch nicht an das Urlaubsjahr gebunden. Das gelte unabhängig davon, ob im konkreten Fall ein Übertragungsgrund im Sinne von § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) vorliegt. Er trete zu dem Urlaubsanspruch hinzu, der am 1. Januar des Folgejahres entsteht. Für ihn gelten, wie für den neu entstandenen Urlaubsanspruch, die Regelungen des § 7 Abs. 1 und 3 BUrlG. Das BAG weist darauf hin, dass der Arbeitgeber „das uneingeschränkte Kumulieren von Urlaubsansprüchen aus mehreren Jahren“ dadurch vermeiden könne, dass er seine Mitwirkungsobliegenheiten für den Urlaub aus zurückliegenden Urlaubsjahren im aktuellen Urlaubsjahr nachhole.


 

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