Mehr Zeit für Hoteliers: Automatisierung für Event-Ablaufpläne und Function Sheets

| Technologie Technologie

Eventmachine, eine Plattform für online Event-Planung und automatisierte Angebote, will Hoteliers mehr Zeit verschaffen. Dafür verschlankt das Unternehmen die aufwendige Vorbereitung von Veranstaltungen indem es die Erstellung von Ablaufplänen und Function Sheets komplett automatisiert. „Was früher stundenlange Detailarbeit für den Hotelier bedeutete, erledigen Gastgeber jetzt mit wenigen Klicks“, freut sich Florian Zelfel, Geschäftsführer von eventmachine.

Mussten bei der Vorbereitung einer Veranstaltung bislang Unterlagen sorgfältig erstellt und Informationen an alle Beteiligten verteilt werden, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten, automatisiert eventmachine diesen Prozess und fertigt Function Sheets direkt aus dem Event-Angebot heraus an. Die Funktion steht als Teil der eventmachine-Plattform Kunden ab sofort kostenfrei zur Verfügung.

Zeitpläne für Veranstaltungen werden, basierend auf den Event-Konfigurationen und Angeboten automatisiert erstellt. Last-Minute-Änderungen an einer Veranstaltung werden sofort in alle Unterlagen übernommen. Zur Abstimmung können Ablaufpläne und Function Sheets sofort per Mausklick mit anderen Teammitglieder oder Kunden geteilt werden.

eventmachine hat für Hoteliers eine kostenfreie Demo-Version eingerichtet. Hier stellen sich Gastgeber in wenigen einfachen Schritten ein Event zusammen und erhalten sofort ein Muster PDF-Angebot per E-Mail.
 

Für gängige Einsatzzwecke steht eine Reihe eingebauter Function Sheet-Vorlagen zur Verfügung, die sofort genutzt werden können. Zudem können Function Sheets komplett individualisiert und einfach an das Corporate Design eines Hotels oder einer Location angepasst werden. Die Dokumente werden dynamisch erstellt, mit klarer Struktur und in übersichtlichem Design – einfach verständlich auch für neue Teammitglieder, ohne diese zusätzlich aufwendig einarbeiten zu müssen.

Die eingebaute „Teilen-Funktion“ ermöglicht die Abstimmung von Zeiten und Details mit den Kunden und fördert die  Zusammenarbeit im Team. Zeitraubende und kostspielige Missverständnisse können so im Vorfeld der Veranstaltung einfach ausgeräumt werden.

„Sehr gut, dass man die Function Sheets vor der Veranstaltung mit dem Gast teilen kann! Dann kann er nochmal drüber schauen, ob alles so passt“, sagt Anna Sobisch, Veranstaltungsleiterin im Hotel Concorde. Florian Zelfel, Geschäftsführer von eventmachine ergänzt: „Wir freuen uns, neben automatisierter Angebotserstellung und MICE-Revenue-Management, unseren Kunden nun ein weiteres wichtiges Tool an die Hand zu geben. So wird durch eventmachine nicht nur der Veranstaltungsverkauf effizienter, sondern es wird zudem auch die Effizienz bei der Vorbereitung und Durchführung von Events erhöht.”

Zurück

Vielleicht auch interessant

Eine aktuelle Studie des IAB beleuchtet die potenziellen Auswirkungen von Künstlicher Intelligenz auf den deutschen Arbeitsmarkt und untersucht spezifische Branchen. Das Gastgewerbe zeigt die höchste Ablehnung, aber gleichzeitig ein erhebliches, noch ungenutztes Potenzial.

Weiterlesen

Erfolgreiche Premiere des Talk-Formats auf der Independent Hotel Show Munich 2025 – HotelPartner Revenue & Profit Management initiiert Debatte über wirtschaftliche Zukunftsfähigkeit. Die Debatte stand im Zeichen der zentralen Frage: Wie lässt sich die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit von Hotels unter den aktuellen Marktbedingungen nachhaltig sichern?

Weiterlesen

Der Münchner Tech-Spezialist sell & pick hat seine KI-gestützten Verkaufssteuerungs-Expertin "Smarta" vorgestellt. Anstatt in komplexen Dashboards nach Informationen zu suchen, können Standort-Operator Smarta nun einfach fragen. Smarta agiert dabei wie eine erfahrene Kollegin, die alles überblickt und zur Seite steht.

Weiterlesen

Im digitalen Zeitalter ist Online-Anonymität ein zentrales Thema. Die Diskussionen um Datenschutz und digitale Privatsphäre nehmen zu. Es ist unerlässlich, dass Nutzer ihre persönlichen Daten schützen. So können sie beim Lernen und Surfen anonym bleiben und ihre Online-Identität schützen.

Weiterlesen

Die Deutsche Zentrale für Tourismus (DZT) hat mit zwei aktuellen Digitalprojekten, der Gamification-Anwendung „Grimm’s Quest“ und der Mixed Reality-App „UNESCO-Welterbestätten in Deutschland“, bei mehreren Wettbewerben Spitzenplatzierungen erreicht.

Weiterlesen
Pressemitteilung

Ein Gast fragt im Hotel nach einem freien Zimmer für den Skiurlaub. Die Rezeption liest die Anfrage, prüft Verfügbarkeiten im PMS, erstellt manuell ein Angebot, versendet es – alles unter Zeitdruck, aber bitte persönlich. Das kostet Zeit und Nerven.

Weiterlesen

Google führt eine experimentelle Version des sogenannten KI-Modus ein. Diese ist in der Lage, mögliche Buchungen für Restaurants, Tickets für Live-Events und Termine für Wellness-Angebote nicht nur zu finden, sondern auch zu initiieren.

Weiterlesen
Pressemitteilung

Der schwäbische Technologieanbieter DIRS21 erweitert sein Produktportfolio um eine eigene App: DIRS21 Live. Die neue Anwendung unterstützt Hoteliers und ihre Teams dabei, den Hotelalltag effizienter zu gestalten, interne Kommunikation zu verbessern und hebt die Kommunikation mit den Gästen auf ein neues Niveau.

Weiterlesen

Die Reiseindustrie erkennt das enorme Potenzial von WhatsApp als direktem Kanal zum Kunden und integriert den Messaging-Dienst entlang der gesamten Customer Journey, wie eine Analyse von Phocus Wire zeigt.

Weiterlesen
Pressemitteilung

SuitePad gibt den offiziellen Start von SuitePad AI, dem smarten In-Room Voice Assistenten, bekannt. Die vollständig integrierte, KI-gestützte Kommunikationslösung bringt Sprachinteraktion direkt ins Zentrum des Gästeerlebnisses im Hotelzimmer.

Weiterlesen