In vielen Berufen findet die geschäftliche Kommunikation größtenteils via E-Mail statt. Manche Arbeitgeber möchten dann ganz genau wissen, was im Unternehmen vorgeht und verlangen von ihren Angestellten, die Mails mitlesen zu dürfen. Dürfen sie das?
«Grundsätzlich hat der Arbeitgeber ein Einblicksrecht in die beruflichen Mails des Arbeitnehmers», so Ulrike Kolb, Fachanwältin für das Arbeitsrecht. Es kommt aber immer auch auf die konkrete Situation an.
Denn geht es an das Postfach, geht es auch um personenbezogene Daten des Mitarbeiters. Und eine Verarbeitung solcher Daten darf laut Bundesdatenschutzgesetz nur erfolgen, wenn sie erforderlich und angemessen ist, erklärt Ulrike Kolb. Das Persönlichkeitsrecht des Angestellten darf nicht verletzt werden. Eine dauerhafte und übermäßige Kontrolle ist also nicht zulässig.
Im Urlaubs- oder Krankheitsfall ist Mitlesen erlaubt
Nach gängiger Rechtsauffassung dürfen Arbeitgeber aber zum Beispiel bei längeren Abwesenheiten oder kurzfristigen Krankschreibungen die Mails ihrer Beschäftigten einsehen. Etwa, wenn es darum geht, dass Arbeitsvorgänge weiterhin nahtlos durchgeführt werden können.
Sonderszenario: Wird eine Straftat vermutet, darf der Arbeitgeber ebenfalls in die Mails des betreffenden Angestellten schauen. Das gilt aber nur, wenn es konkrete Anhaltspunkte gibt und die Tat nur durch einen Blick ins Postfach näher aufgeklärt werden kann.
Private Nutzung erlaubt?
Kompliziert wird es bei Postfächern, die sowohl berufliche als auch private Mails enthalten. Hat der Arbeitgeber ausdrücklich erlaubt, dass über den dienstlichen E-Mail-Account auch private E-Mails geschrieben und empfangen werden dürfen, darf er das Postfach ohne konkrete Einwilligung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin in der Regel nicht einfach einsehen.
Um Probleme zu vermeiden, können die Mails in einem solchen Fall klar differenziert zumindest in unterschiedliche Ordner sortiert werden. Schwierigkeiten lassen sich auch umgehen, indem der Arbeitgeber nach Wunsch in Kopie (CC) der jeweils relevanten Mails gesetzt wird.
Zur Person: Ulrike Kolb ist Fachanwältin für Arbeitsrecht in Berlin und Mitglied im Deutschen Anwaltverein (DAV) und im Berliner Anwaltsverein.
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