Wie viele E-Mails haben Sie heute schon im Job bekommen? Bevor Sie jetzt lange zählen: Mit 42 Stück liegen Sie genau im Durchschnitt. Denn so viele E-Mails gehen einer repräsentativen Befragung im Auftrag des Branchenverbandes Bitkom zufolge im Schnitt täglich in jedem beruflichen Postfach in Deutschland ein.
Jeder Zwölfte (8 Prozent) empfängt demnach sogar hundert und mehr geschäftliche E-Mails am Tag. Doch wie behält man in dieser Flut von Nachrichten eigentlich den Überblick?
Indem man Werbemails und Co. direkt aus dem Postfach löscht - und das E-Mailpostfach mit Hilfe verschiedener Unterordner strukturiert. Je nach Arbeitsplatz und Aufgabenbereich könne man etwa Unterordner für einzelne Kunden einrichten oder für Terminanfragen, rät Petra Hermann, die in Nordrhein-Westfalen als Ordnungsberaterin für betriebliche und private Büros arbeitet.
Außerdem sinnvoll: Einen eigenen Unterordner für E-Mails anlegen, die noch bearbeitet werden müssen. «Das heißt, da mache ich die Sachen rein, die vielleicht ein bisschen länger dauern», sagt Hermann.
Leerer Posteingang zum Feierabend
Das Ziel: «Im Posteingang sollte immer nur das aktuelle sein, was gerade angekommen ist, oder was ich gerade lese», so Hermann. Verlässt man dann zum Feierabend das Büro oder klappt den Laptop zu, ist der eigentliche Posteingang für E-Mails im Idealfall also leer. «Weil ich das auf die einzelnen Ordner untersortiert habe.»
Außerdem sinnvoll, um nicht dauernd von anderen Aufgaben abgelenkt zu werden: Nicht alle drei Minuten ins Postfach schauen. «Das heißt, ich nehme mir bestimmte Zeiten in meinem Job, wann ich E-Mails bearbeite«, so Ordnungsberaterin Hermann. Dafür könne man im Unternehmen auch vereinbaren, wie schnell etwa Kundenmails beantwortet werden müssen. «Muss das innerhalb von zwei Stunden sein oder kann man sagen, wir bearbeiten jede E-Mail innerhalb von 24 Stunden?»
Um die E-Mail-Flut zumindest intern zu begrenzen, rät Hermann zudem: «Im Meeting mal darüber sprechen, wer muss überhaupt welchen Posteingang haben, was ist für den Einzelnen wichtig?» Nicht immer müsse etwa jeder Kollege oder jede Kollegin auch in «CC», also in Kopie, gesetzt werden. Regeln dafür ließen sich jeweils gemeinsam besprechen. (dpa)
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