Wie Gastgeber in schwierigen Zeiten die Zukunftsfähigkeit ihrer Betriebe sichern

Gastronomen und Hoteliers stehen vor vielfältigen Herausforderungen. Umso mehr kommt es darauf an, die Kosten im Griff zu haben und Zahlungsfähigkeit  der Betriebe langfristig zu sichern. Kesavan Ashokkumar von cisbox, sagt im Gespräch mit Stefanie Boeck, Marketing-Vorstand beim neuen Verein HOOSY e.V., was Gastgeber jetzt tun müssen.

Welche steigenden Anforderungen beobachtest du in der Hospitality die letzten Monate?

Kesavan Ashokkumar: COVID-19 war wie ein Startschuss und Spiegel zugleich: Es galt nicht nur, eine weltweite Pandemie und ihre Herausforderungen zu meistern, sondern auch ganz klar Defizite aufgezeigt zu bekommen, in der wir gesellschaftlich deutlichen Nachholbedarf haben. Nicht nur wir persönlich, sondern auch ganze Branchen mussten sich verändern, um den Anforderungen gerecht zu werden und zeitgleich bestmöglich gestärkt aus der Pandemie hervorzugehen.

Auch in der Hospitality war das nicht anders; die Branche nutzte die Zeit, um neue Konzepte zu entwickeln, sich lang aufgeschobenen Projekten zu widmen und endlich dem lauten Ruf nach „mehr Digitalisierung“ nachzukommen. Nach COVID-19 fing die Arbeit jedoch erst richtig an, denn nicht immer ist ein Tool zur Digitalisierung das Ultima Ratio, sondern ein Teil im Gesamtbild. So steht das Gastgewerbe folgenden Trends und Veränderungen gegenüber

• Technologische Innovationen, die mit einer erhöhten Erwartungshaltung der Gäste einhergehen
• DerFachkräftemangel, der jedoch nicht ein explizites Problem der Hospitality-Branche ist, sondern
• Nachhaltigkeit (möglichst gemäß „Zero Waste“ agieren und dabei regionale Lieferanten und regionale Produkte mit einbinden; zudem sind EU-Taxonomie-Bestimmungen sowie ESG-Scoring die größten Einflussfaktoren in der Wertschöpfungskette der Hotellerie)
• Wettbewerb und Online-Buchungsplattformen
• Der Anspruch der Gäste an ein ganzheitliches Konzept aus Gastfreundschaft, Gesundheit und Wohlbefinden.
• Bleisure Travelling und Büroarbeitsplätze in Hotels, die Workation und das alltägliche, ortsunabhängige Arbeiten ermöglichen und somit ein neues Segment eröffnen.

In der Hospitality arbeiten viele Menschen, die sich bewusst für diese Branche entschieden haben. Sie ist vielfältig und bietet die kreative Möglichkeit, dem Gast ein einzigartiges Erlebnis zu bieten. So liegt das Herzblut eines Gastronomiebetreibers in der Schaffung der bestmöglichen Customer Experience und weniger bei der Technik und IT im Backoffice. Diesem Bestreben stehen wiederkehrend Hürden gegenüber, wie z. B. Vorgaben aus der Politik, gleichbleibend hohe Energiepreise, Nachversorgung und Engpass und nicht zuletzt die zunehmende Erwartungshaltung der Gäste.

Während in der Vergangenheit gutes Essen zu einem angemessenen Preis in einem angenehmen Ambiente im Vordergrund stand, wird heute vor allem auf hervorragendes Essen, eine regionale Speisekarte, erschwingliche Preise sowie ein stilvolles und beeindruckendes Ambiente Wert gelegt, sodass der Besuch mindestens als einzigartiges Erlebnis wahrgenommen werden kann.

Wie rätst du Betreibern von Gastro- oder Hotel-Betrieben damit umzugehen?

Kesavan Ashokkumar: Es gibt verschiedene Strategien, wie Hotel- und Gastronomiebetriebe diesen Herausforderungen begegnen können: Dazu gehören aus klassischer Sicht die konsequente Marktbeobachtung, ein preissensibles Handeln in allen Abteilungen, eine effektive Kostenüberwachung sowie ein Krisen- und Riskmanagement.

Darüber hinaus können digitale Lösungen sowie innovative Konzepte und Technologien implementiert werden, um den Personalmangel zu kompensieren und die betriebliche Effizienz zu steigern. Daten, die sich daraus ergeben, können eine gleichbleibend hohe Qualität sicherstellen, ohne sich bei den Ausgaben zu verzetteln. Zudem können intelligente und ausgeklügelte Systeme die täglichen To-dos der Mitarbeiter*innen erleichtern und auf diese Weise freie Kapazitäten schaffen.

Last but not least müssen Betriebe vor allem den steigenden Erwartungen der Gäste in Sachen Erlebnis, Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein im Blick haben und ihr Angebot regelmäßig aktualisieren, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Um all das zu schaffen, benötigt man vor allem junge und motivierte Mitarbeiter*innen und ein attraktives Arbeitsumfeld.

Worauf sollten die Betreiber dabei besonders achten?

Kesavan Ashokkumar:

• Gästezufriedenheitmaximieren. Das Feedback der Kund*innen ist das beste Mittel, um die Effektivität des Angebots zu messen, entsprechend darauf reagieren und die Dienstleistung sowie die Customer Journey zu verbessern
• Perspektiven in der Mitarbeiterführungschaffen. Mitarbeiter*innen sind Dreh- und Angelpunkt eines jeden Hospitality-Betriebs. Eine positive Arbeitsumgebung gilt als Place-to-be auch für Mitarbeiter*innen und nicht nur Frontend für Gäste.
• Innovative Lösungen einsetzen. Neue Technologien tragen zur Effizienzsteigerung und Verbesserung des Kundenerlebnisses bei. Zudem können Prozesse implementiert werden, die bereits heute standardisierte Prozesse übernehmen, autonom arbeiten und den Mitarbeiter*innen wieder mehr Zeit für das Kerngeschäft verschaffen
• Nachhaltige Praktikenimplementierenund leben. Nicht nur, um gesetzlichen Vorgaben, sondern auch den Wünschen der Gäste entsprechen zu können.
• Auf Expertenwissen zurückgreifen und Perspektiven erweitern. Best Practices helfen dabei, das Verständnis über Funktion und Organisation anderer Branchen zu verstehen und Teile davon auf das eigene Dienstleistungsumfeld zu übertragen. Das schafft einen zeitlichen Vorsprung und verhindert, dass man das „Rad neu erfinden muss“.

Wie kannst du / könnt ihr sie dabei unterstützen?

Kesavan Ashokkumar: Als Informationstechnologie- und Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Solingen konzentriert sich die cisbox GmbH seit 18 Jahren ganzheitlich auf Lösungen rund um den Purchase-to-Pay-Prozess. Das Ziel unseres rund 150-köpfigen Teams besteht vor allem darin, Betriebe aus Hospitality, Healthcare und auf kommunaler Ebene einen Schub bei der Digitalisierung zu gewährleisten und durch die Integration von BPaaS-Lösungen automatisierte Prozesse in der Beschaffung, der Zahlung und im Controlling zu etablieren. Unsere cloudbasierte Produktpalette umfasst a) cisbox Invoice, dem KI-gestützten Kreditorenmanagement zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen, b) cisbox Order, mit dem Unternehmen eine elektronische, lieferantenunabhängige Bestellplattform in ihren Beschaffungsprozess integrieren und c) cisbox Insights, unser neuestes Modul zur Datenbewertung und Prognose in Echtzeit.

Unsere Cloud-Services sind dabei der eine Aspekt unseres Angebots. Wir sehen uns als One-Stop-Shop und bieten nicht nur die passenden Lösungen, sondern auch die initiale Beratung und Bedarfsermittlung sowie den fortlaufenden After-Sales-Support. Der Dienstleistungsgedanke ist in diesem Zusammenhang sehr ausgeprägt – wenn es z. B. um den Rechnungseingang und die -verarbeitung geht, empfangen wir (z. B. klassisch als Papierbeleg per Briefpost oder als E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk) alle Rechnungsformate, stellen die Daten digital bereit und kümmern uns um die Langzeitarchivierung. Anwender*innen profitieren dabei vom gleichbleibenden Nutzererlebnis, das sie unabhängig vom Arbeitsort macht.

Wie genau verändert sich dadurch das Kosten-Einnahmen-Verhältnis?

Kesavan Ashokkumar: Durch innovative Features, welche ein fester Bestandteil unserer Cloud-Lösungen und Dienstleitungen sind, können Kosten und Ausgaben auf ein einem Blick visualisiert werden. Preisabweichungen bei einzelnen Artikeln sowie Artikelhistorien ermöglichen den Kund*innen einen tiefen Einblick über die Ausgaben und die jeweilige Preisentwicklung und geben optimalen Handlungsspielraum für die Einkaufsoptimierung und Lieferantengespräche.

Liquiditätsplanung ist nach wie vor ein primäres Thema im Geschäftsbetrieb, für dessen Erfolg unsere Kund*innen Ihren Zahlungsverkehr durch Einsatz unserer Lösungen detailliert aufschlüsseln können. Durch cisbox Invoice und einer integrierten PSD2-Schnittstelle für Online-Banking Payment wird das Zahlungsmanagement in das nächste Zeitalter versetzt und ermöglicht die Kumulation mehrerer Prozesse und Lösungen in einer Anwendung (Kontobewegungen, Kontaktstand sowie Fälligkeiten der Belege über dem definierten Intervall mit und ohne Skonto sowie Nettofälligkeiten).

Daneben kann sich die Implementierung digitaler Lösungen erheblich auf das Kosten-Einnahmen-Verhältnis im Hospitality-Bereich auswirken. Durch die vollständige Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses können die Kosten in einem Gastronomiebetrieb für diesen Workflow im Schnitt um über 40 % reduziert werden. Wenn Unternehmen ihre Eingangsrechnungen z. B. mit cisbox Invoice verarbeiten, können Sie ca. 11 € pro Eingangsrechnung sparen – und gleichzeitig von der verkürzten Durchlaufzeit und dem möglichen Skonto profitieren.

Ein letzter Tipp zum Schluss?

Kesavan Ashokkumar: Digitale Lösungen sind keine mögliche Option mehr, sondern eine unabdingbare Strategie. Bei guter Implementierung und Anwendung sind sie ein Quantensprung machen den Arbeitsplatz attraktiver, stellen den Menschen in den Vordergrund und schaffen somit ein Place-to-Be!