Technologie
Die Münchner Lifestyle-Hotelgruppe Cocoon & Eckelmann Hotels stellt ihr gesamtes Hotelportfolio auf die offene, API-First Property Management Plattform Apaleo um, und setzt damit auf eine einheitliche, zukunftssichere Systembasis für beide Hotelgruppen.
Nachdem Apaleo 2025 zunächst in ausgewählten Häusern eingeführt wurde, wird der Rollout nun konsequent ausgeweitet. Künftig arbeiten sechs Cocoon & Eckelmann Hotels sowie drei White-Label-Betriebe mit der Plattform. Insgesamt umfasst die Umstellung dabei rund 800 Zimmer und schafft die Grundlage für durchgängig standardisierte Prozesse, die im operativen Alltag einen effizienten und reibungslosen Betrieb unterstützen.
Im Zuge des Systemwechsels wird künftig auch der 148-Zimmer-große Europäische Hof in München Apaleo einsetzen. Cocoon übernahm das Haus am 15. Februar 2026 und plant, es nach umfassender Kernsanierung ab 2027 als größtes Cocoon Hotel in München zu eröffnen. Für die Lifestyle-Hotelgruppe markiert das einen weiteren wichtigen Schritt auf ihrem Wachstumskurs.
Operative Verbesserungen mit einem unkomplizierten Rollout
Zuvor arbeitete Cocoon Hotels mit einem veralteten PMS und hatte wiederholt mit Systemausfällen zu kämpfen. Gleichzeitig sorgten zahlreiche manuelle Abläufe für hohen Aufwand in zentralen Prozessen, etwa beim Abgleich von Gästeprofilen oder bei der Kreditkartenabwicklung. Besonders deutlich wurde das im Zahlungsprozess, denn für die Verarbeitung einer einzelnen Zahlung waren teilweise bis zu 17 Klicks nötig.
Seit dem Wechsel zu Apaleo wurden zentrale Abläufe deutlich vereinfacht und Automatisierungen erfolgreich implementiert. Der manuelle Aufwand hat sich dadurch spürbar reduziert, und die Prozesse entlang der gesamten Gästereise laufen heute schlanker und effizienter.
Auch die Umstellung selbst verlief unkompliziert. Unterstützt durch das intuitive Setup der Plattform konnte die Migration intern von nur einer einzigen Person gesteuert werden, sodass bereits nach weniger als sechs Wochen die ersten beiden Cocoon Hotels live gingen. Damit verlief der Wechsel im Vergleich zu typischen PMS-Umstellungen deutlich schneller.
Als nächstes baut Cocoon Hotels sein Tech Stack weiter aus und richtet den Fokus dabei insbesondere auf KI-gestützte Automatisierungen sowie zusätzliche Integrationen. Ziel ist es, bestehende Abläufe weiter zu optimieren und zugleich kommende Neueröffnungen nahtlos anzubinden.
Mathias Vögl, Head of Reservations & Digital Guest Journey bei Cocoon Hotels, ergänzte:
„Was Apaleo für uns wirklich besonders macht, ist die Kombination aus Zuverlässigkeit und Flexibilität. Unser Team hat endlich ein System, auf das im Alltag Verlass ist, und das hat enorm viel verändert. Statt ständig Probleme zu lösen oder umständliche Prozesse zu umgehen, können sich unsere Mitarbeiter wieder voll auf unsere Gäste konzentrieren.
Uns ging es dabei nie darum, unsere Mitarbeiter zu ersetzen, sondern sie spürbar zu entlasten, damit mehr Zeit für Gäste und echten Service bleibt. Genau das ermöglicht Apaleo mit seinem offenen Ansatz. Wir können die Tools und Lösungen integrieren, die wir wirklich brauchen, und sind nicht an eine starre All-in-one-Lösung gebunden.
Und diese Flexibilität macht uns auch schneller. Nach der Vertragsunterzeichnung konnten wir das System innerhalb weniger Wochen in mehreren Häusern in Betrieb nehmen. Das war für uns ein echter Wendepunkt. 2026 wird ein Jahr des Wachstums und der Innovation, und wir freuen uns sehr darauf, mit Apaleo als Basis weiter zu skalieren.“
