Rechnungen werden digitalisiert, Akten elektronisch archiviert, Teams arbeiten an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus zusammen: Das digitale Büro erobert den Mittelstand. Schon fast jedes zweite Unternehmen (47 Prozent) setzt nicht mehr nur auf Papier, sondern organisiert und verwaltet seine Dokumente digital. Gegenüber 2017 ist das ein deutlicher Anstieg: Hier setzten noch 33 Prozent auf das sogenannte Enterprise Content Management (ECM), wie eine solche ganzheitliche Strategie, die die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung umfasst, genannt wird.
Dabei geht es heute nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital organisiert werden. Sondern etwa auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent). Das hat die repräsentative Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern ergeben.
„ECM-Lösungen bilden die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „Dadurch erhalten Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Es ist erfreulich, dass der Mittelstand, das Herz der deutschen Wirtschaft, zwischenzeitlich den Weg in Richtung des digitalen Büros beschritten hat.“
Das digitale Büro kommt dabei zunehmend aus der Cloud. Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) verwaltet seine digitalen Dokumente mittlerweile dort, das sind 9 Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen („on premise“) betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück. „Vor allem für den Mittelstand bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud großes Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind“, betont Britze. „Zudem bringt dieser Weg viele Vorteile mit sich: So werden nicht nur IT-Kosten gesenkt, sondern auch die Sicherheit erhöht: Die Cloud – öffentlich wie privat – wird bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen.“
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