Veraltete Hotelsoftware erkennen: 6 Warnsignale und Sofortmaßnahmen für mehr Effizienz

02. Juni 2026 07:30 Uhr |

Technologie | Anzeige

Stillstand ist das größte Risiko: Warum ein altes System mehr kostet als ein neues

Fragmentierte IT-Systeme kosten Hotels in der DACH-Region jährlich bis zu 51 Arbeitstage pro Mitarbeiter:in und bis zu 21 Prozent ihrer Betriebskosten. Der Prozess dorthin ist unbewusst und schleichend. Es gibt jedoch sechs Warnsignale, die zeigen, ob ein Haus an veralteten Lösungen festhält und: Quick Wins für einen schlanken Veränderungsprozess.

„Das machen wir schon immer so.“ Diesen Satz hört man immer wieder in Gesprächen mit Hotelbetreiber:innen. Doch in dieser Einstellung verbergen sich häufig die größten Kostentreiber. Denn trotz dessen, dass vielen Häusern ihre veralteten Systeme bewusst sind, verschieben sie einen Wechsel in die Cloud. Die Gründe: Angst vor dem organisatorischen Aufwand und vor hohen Investitionskosten, vor Betriebsunterbrechungen und Sicherheitsrisiken. Doch die Bilanz ist eindeutig: Wer wartet, zahlt jeden Tag drauf. Sechs Kostenfaktoren machen sichtbar, wie On-Premises-Lösungen die Wirtschaftlichkeit von Hotelbetrieben einschränken:

Hohe Betriebskosten:

On-Premises-Server verursachen laufende Kosten für Wartung, Updates, Energie, IT-Dienstleister und Hardware. Die tatsächlichen Total Cost of Ownership werden um bis zu 40 bis 60 Prozent unterschätzt. Wer diese Posten ehrlich addiert, erkennt schnell, dass „bestehende Systeme weiterlaufen lassen“ keine Sparmaßnahme ist. Für das Personal bedeuten On-Premises meist lange Einarbeitung und hohe Support- und Betriebskosten, weil bei alten Lösungen oft nur ein Nutzer gleichzeitig im System sein kann und Wartezeiten beim Support den Betrieb lähmen. Nicht zuletzt drücken Papier- und Druckkosten auf die Bilanz: Viele Hotels archivieren noch heute meterweise Ordner.

Kosten manueller Arbeit:

Alte Systeme blockieren automatisierte Workflows in Forecasting, Pricing oder Housekeeping. Mitarbeitende verschwenden Stunden mit manuellen Aufgaben, wie bei der Übertragung von Kreditkartendaten der Gäste. Diese dauert ein bis zwei Minuten pro Reservierung. Bei 50 Buchungen täglich sind das rund 50 bis 100 Minuten pro Tag bzw. 17 bis 33 Stunden pro Monat, nur für Tipparbeit. Ohne Wertschöpfung, dafür mit hoher Fehlerquote.

Umsatzverluste durch fehlende Systemvernetzung:

Wenn Buchungen, F&B, Yield und Upselling in isolierten Datentöpfen liegen, sinkt der Umsatz pro verfügbarem Zimmer und pro Gast. Chancen für Cross-Selling, Echtzeit-Angebote und dynamische Preissteuerung bleiben ungenutzt.

Steigende Sicherheits- und Compliance-Risiken:

Ältere Server gefährden DSGVO-Konformität, Ausfallsicherheit und Backups. Cyberangriffe auf Hotels nehmen stark zu und On-Premises-Lösungen sind heute das größte Risiko. Cloudbasierte Plattformen liefern automatische Updates, gesicherte Backups und Schutz vor Ausfällen, etwa bei einem lokalen Stromausfall.

Sinkende Wettbewerbsfähigkeit gegenüber Gästen:

Gäste erwarten heute digitale Prozesse, schnelle Kommunikation, kontaktloses Ein- und Auschecken sowie Personalisierung. Hotels ohne moderne Plattform sind hier strukturell im Nachteil – und verlieren langfristig Direktbuchungen und Stammgäste.

Kosten durch ungenutztes KI-Potenzial:

Künstliche Intelligenz braucht vernetzte, einheitliche Datenquellen. Wer an Insellösungen festhält, kann KI nur oberflächlich nutzen, ohne echten Mehrwert zu generieren. Eine Umfrage von Access Hospitality ergab, dass 96 Prozent der Hotelbetriebe in integrierten Systemen den Schlüssel zur Skalierung sehen – und damit als Voraussetzung für jede sinnvolle KI-Strategie.

Wie hoch der Preis dieser Faktoren in Summe ist, zeigt der Blick in ebendiese Studie von Access Hospitality: In der DACH-Region gehen pro Teammitglied jährlich durchschnittlich 51 Arbeitstage allein durch das Wechseln zwischen Tools und das manuelle Zusammenführen von Daten verloren. Deutsche Hotels verlieren 66 Tage, österreichische 67, Schweizer Häuser sogar 83 Tage. Bis zu 21 Prozent der Betriebskosten werden in stark fragmentierten Systemlandschaften als verschwendet wahrgenommen.

Das berichten Hoteliers aus der Praxis

Gespräche mit Kundenhäusern bestätigen diese Zahlen sehr deutlich. Im Hotel ADRIA München etwa wurden vor der Umstellung 2024 pro Reservierung rund acht Seiten ausgedruckt; das Archiv umfasste Ordner aus zehn Jahren mit händisch geführten Meldescheinen, Rechnungen und Gästedokumenten. Nach dem Wechsel auf ein cloudbasiertes PMS schrumpfte die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender von mehreren Monaten auf ein bis zwei Wochen. Das Fazit aus dem Haus: Die Umstellung selbst verlief reibungslos, die Herausforderung zu Beginn bestand aber darin, zu entscheiden, welche Prozesse analog bleiben und welche digitalisiert werden sollen. Gemeinsam mit Expert:innen der Access Group konnte eine gute Lösung gefunden werden, sodass etwa Kreditkarten nicht mehr manuell belastet werden mussten oder Meldescheine mobil verfügbar waren. Die vollständige Erfolgsgeschichte des Hotel ADRIA München zeigt, wie sich Prozesse, Teamzufriedenheit und Gästeerlebnis nach dem Wechsel verändert haben.

Ein ähnliches Bild zeichnet sich beim Schloss Leopoldskron in Salzburg ab. Das Team beschreibt rückblickend, wie man sich an langsame Abläufe gewöhnt. Erst auf einer Branchenmesse wurde sichtbar, wie weit die Hotellerie technologisch sein kann und wie deutlich der eigene Rückstand war. Der Anspruch heute ist klar: Technologie soll dem Team Zeit schenken – für den Gast, nicht gegen ihn.

Beide Beispiele machen deutlich: Die größte Hürde ist mentaler und nicht technischer Natur.

Quick Wins, die sofort wirken

Wer eines oder mehrere der sechs Warnsignale im eigenen Haus erkennt, muss nicht sofort die gesamte IT-Landschaft umbauen. Sechs konkrete Schritte schaffen sofort Mitarbeiterkapazitäten und legen das Fundament für mehr Effizienz:

1. Stillstands-Check im Team. Eine ehrliche Bestandsaufnahme zeigt, wo Daten doppelt eingegeben werden, wo Excel und Papier dominieren und wo ständig Rückfragen entstehen. Ziel ist es, die größten Reibungspunkte sichtbar zu machen.

2. Den größten Zeitfresser messen. Ein einzelner Prozess wie Check-in, Housekeeping-Abstimmung oder Tagesabschluss reicht für den Anfang. Wer ehrlich misst, ist meist überrascht, wie viel Zeit wirklich draufgeht – und hat sofort einen Business Case.

3. Workarounds hinterfragen. Alles, was nach „Das machen wir immer so“ klingt, ist ein Warnsignal. Daten manuell übertragen, doppelte Listen führen, Informationen per WhatsApp koordinieren sind keine Lösungen, sondern versteckte Kosten.

4. Systeme nach echtem Nutzen bewerten. Spart ein Tool messbar Zeit oder bringt es Umsatz? Wo liegen ungenutzte Potenziale bei Upselling, Direktbuchungen oder Auslastungsoptimierung?

5. Klein anfangen. Ein Bereich genügt für den Start: zentrale Gästekommunikation, automatisierte Bestätigungen oder integrierte Zahlungsprozesse. Ein Problem lösen, nicht alles auf einmal – und auf den ersten Erfolgen aufbauen.

6.Onboarding mit Plan umsetzen statt vertagen
Neue Systeme brauchen kein Risiko zu sein. Mit einem begleiteten Go-live, klaren Schulungen und Support nach dem Start lässt sich die Einführung sicher in den laufenden Betrieb integrieren. Das entlastet Teams, reduziert manuellen Aufwand und macht Prozesse nachhaltiger.

Die ehrliche Rechnung

Die Frage ist nicht, ob ein Systemwechsel Geld kostet. Die Frage ist, was es kostet, ihn nicht zu machen. In einer Branche mit Fachkräftemangel, steigenden Gästeerwartungen und wachsendem Margendruck ist Stillstand keine Option. Er ist die teuerste Entscheidung, die ein Hotel heute treffen kann. Die Zukunft der Hotellerie ist digital, aber der Mensch bleibt im Mittelpunkt. Genau dafür braucht es die richtige Technologie im Hintergrund.

Über die Autorin

Vom Hotelalltag zur Hospitality-Tech: Carmen Delle-Case kennt beide Welten und verbindet sie mit Leidenschaft. Als Teamleiterin für den deutschen Markt bei Access Hospitality unterstützt sie Hotels dabei, digitale Lösungen sinnvoll und menschlich einzusetzen. Ihre Stärke liegt in der Kombination aus Empathie, Fachwissen und echter Begeisterung für die Branche. Für sie steht fest: Die Zukunft der Hotellerie ist digital – aber der Mensch bleibt im Mittelpunkt.

Über Access Hospitality

Access Hospitality ist ein führender Anbieter von Softwarelösungen für das Gastgewerbe, die in mehr als 115.000 Hotels in den USA, EMEA und APAC im Einsatz sind und Hoteliers dabei unterstützen, ihren Gästen ein herausragendes Erlebnis zu bieten, den Bruttogewinn durch optimierte Abläufe zu steigern und Mitarbeiter:innen zu gewinnen, zu binden und zu motivieren.