Zahlen & Fakten
Die Sommerzeit steht vor der Tür und mit ihr die Hochphase der Urlaubsplanung. Für Arbeitgeber ist das mehr als nur eine organisatorische Herausforderung: Es geht um rechtliche Fallstricke und finanzielle Risiken. Joachim Zobel und Aribert Panzer, Fachanwälte für Arbeitsrecht bei Schultze & Braun, erklären, worauf Unternehmen besonders achten sollten.
Ungenutzter Urlaub kann teuer werden
Viele unterschätzen die finanziellen Auswirkungen von nicht genommenem Urlaub. Betriebe müssen für jeden Urlaubstag, der ins nächste Jahr mitgenommen wird, Rückstellungen bilden. Das belastet die Bilanz langfristig. Wenn Mitarbeiter ausscheiden und Resturlaub nicht genommen, sondern ausbezahlt wird, kann das erhebliche Kosten verursachen – sogar bis zu drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Zwar erhöhen aufgelöste Rückstellungen später den zu versteuernden Gewinn, doch bis dahin sind sie ein negativer Posten in den Büchern.
Die Pflicht zur Urlaubserinnerung: Eine komplexe Aufgabe
Ein Knackpunkt ist die Verjährung von Urlaubsansprüchen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat klargestellt: Arbeitgeber müssen aktiv sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter ihren Urlaub auch nehmen. Das bedeutet, Sie müssen als Arbeitgeber Ihre Belegschaft regelmäßig und nachweislich auf verbleibende Urlaubstage sowie den möglichen Verfall oder die Verjährung hinweisen. Nur dann verfallen Jahresurlaubsansprüche zum Jahresende oder am 31. März des Folgejahres, oder sie verjähren nach drei Jahren.
Eine Besonderheit betrifft die dreijährige Verjährungsfrist: Auch hier müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter darauf aufmerksam machen. Die BAG-Urteile von Ende 2022 und Anfang 2023 haben diese Pflichten präzisiert. Doch was genau „formal und rechtzeitig“ heißt, ist leider oft unklar.
Zobel und Panzer empfehlen daher eine regelmäßige Kommunikation, zum Beispiel vierteljährlich, um Mitarbeiter an ihren Urlaub zu erinnern. Das hält alle auf dem Laufenden und vermeidet unnötigen Stress. Wichtig ist auch, diese Hinweise schriftlich festzuhalten und sich den Erhalt sowie das Verständnis der Information bestätigen zu lassen – auch von langzeiterkrankten Mitarbeitern.
Kommunikation ist der Schlüssel zur Urlaubsplanung
Das gemeinsame Ziel von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollte sein, die Urlaubswünsche zu erfassen und diese mit den betrieblichen Notwendigkeiten abzustimmen. Ein offener Dialog macht die Urlaubsplanung trotz aller rechtlichen Feinheiten zu einer lösbaren Aufgabe.
Urlaubsgeld vs. Urlaubsentgelt: Was bei Pfändung zählt
Im Fall einer Privatinsolvenz oder Lohnpfändung gibt es klare Regeln für Urlaubsgeld und -entgelt:
Urlaubsgeld, das zusätzlich zum Gehalt gezahlt wird, ist in üblicher Höhe nicht pfändbar.
Urlaubsentgelt, also die Gehaltsfortzahlung während des Urlaubs, ist hingegen als normales Einkommen bis zur Pfändungsfreigrenze (seit 1. Juli 2025: 1.555,00 Euro) pfändbar.
Hintergrund der BAG-Urteile: Anpassung an EU-Recht
Die jüngsten Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts haben das deutsche Urlaubsrecht weiter an europäische Vorgaben angepasst. Bereits 2018 hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) klargestellt, dass Arbeitgeber transparent sicherstellen müssen, dass ihre Mitarbeiter ihren bezahlten Jahresurlaub auch tatsächlich nehmen können.
Eine wichtige Entscheidung vom 31. Januar 2023 (Az.: 9 AZR 456/20) bestätigte, dass die finanzielle Abgeltung von nicht genommenem Urlaub auch ohne regelmäßige Erinnerung nach drei Jahren verjähren kann – allerdings nur, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt hier als Wendepunkt, nach dem der Arbeitgeber nicht mehr auf die Verjährung hinweisen muss. Das ist eine Erleichterung für Unternehmen, da ausscheidende Mitarbeiter nicht unbegrenzt alte Urlaubsansprüche geltend machen können.
Trotzdem bleibt die Pflicht bestehen, Mitarbeiter – basierend auf der BAG-Entscheidung vom 20. Dezember 2022 (Az.: 9 AZR 245/19 und 9 AZR 266/20) – regelmäßig darauf hinzuweisen, ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen, da er sonst nicht verfällt oder verjährt.
Um sowohl operativ als auch finanziell auf der sicheren Seite zu sein, müssen Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung ihrer Mitarbeiter noch aktiver vorgehen und den regelmäßigen Austausch suchen.
