Was hat die Chefin gerade gesagt? Wovon spricht der Kollege eigentlich? Nicht selten geht es in beruflichen Besprechungen chaotisch zu. Vor allem in Zeiten von Online-Meetings und Video-Konferenzen fehlt manchmal der Überblick. Protokolle können helfen, das Gesagte in Form zu bringen und konkrete Arbeitsziele zu formulieren.
Aber wie schreibt man so ein Protokoll eigentlich?
«Als erstes muss ich mich fragen, was der Zweck des Protokolls ist. Sollen Ergebnisse festgehalten werden oder Verläufe?», so Dagmar Knorr. Sie ist Vorstandsmitglied der Gesellschaft für Schreibdidaktik und Schreibforschung (GefSuS) - und weiß, dass das Prinzip Protokoll nur dann funktioniert, wenn jemand die Verantwortung dafür übernimmt.
Vorab einen Protokollführer festzulegen, sei deshalb unerlässlich, so Knorr. Das heißt jedoch nicht, dass stets nur eine Person am Protokoll arbeiten darf. «Ich empfehle Protokolle direkt so zu schreiben, dass alle Beteiligten das Protokoll sehen können und direkten Zugriff darauf haben.» So könnten Missverständnisse schnell ausgeräumt werden. Hat man etwas nicht mitbekommen, können Kollegen außerdem ergänzen oder korrigieren.
Die Vorbereitung nicht vergessen
Etwas anders sieht das Andrea Breme, Businesstrainerin aus München. «In der Regel empfehle ich, dass nur eine Person Protokoll schreiben sollte. So schafft man ein einheitliches Bild, Kontinuität und das Protokoll ist besser nachzuvollziehen.»
Einig sind sich die Expertinnen aber bei einem anderen Thema: Ein Protokoll braucht Vorbereitung. «Welche Teilnehmer sind da, welche Unterlagen habe ich schon und vor allem, welche Themen stehen auf der Tagesordnung? Es ist ganz wichtig, dass der Protokollführer sich schon im Vorfeld auf diese Fragen vorbereitet», sagt Andrea Breme.
Insbesondere die Tagesordnung dient dazu, dem Protokoll Struktur zu geben. Was die Form betrifft, gibt es aber noch viele weitere Tricks.
Tabellen nutzen
«Das Schreiben in einer Tabelle ist sehr hilfreich», empfiehlt Knorr. Am besten arbeitet man dann in sechs verschiedenen Spalten. «In die erste Spalte schreibt man die Nummern der Tagesordnungspunkte, in die zweite Spalte die Topics, die bearbeitet werden sollen, und in die dritte Spalte den Namen desjenigen, der dieses Topic auf die Tagesordnung gesetzt hat.»
Jene Person sei auch verantwortlich dafür, die Inhalte zum Thema vorzustellen. Das Ergebnis oder der Verlauf einer Diskussion ließe sich in der vierten Spalte einer Tabelle abbilden, so Knorr. In Spalte fünf steht der gefasste Beschluss, sofern es ihn gibt. Und in Spalte sechs kommt der Name desjenigen, der die Aufgabe erledigen muss, inklusive Termine und Deadlines.
«Wenn sich eine Gruppe dazu entschlossen hat, in dieser Art und Weise mit dem Protokoll zu arbeiten, werden Terminsetzungen und Aufgabenzuweisungen von den Gruppenmitgliedern sehr viel einfacher akzeptiert», sagt Knorr. «Es bedarf vorab allerdings einer Besprechung, dass Protokolle als Arbeitsinstrument in dieser spezifischen Form eingesetzt werden.»
Wer ein Protokoll lieber freier schreiben möchte, dem empfiehlt Andrea Breme zumindest eine Strukturierung über die Agenda. «Ich erachte es für sinnvoll, für jeden Tagesordnungspunkt eine neue Seite anzufangen.» Wichtig sei auch, dass man sich alle Termine notiert und beispielsweise nur eine Blatthälfte beschreibt, um während der Sitzung noch Ergänzungen, Verweise und Co. unterbringen zu können.
Erst Stichpunkte, dann ganze Sätze
In jedem Fall sollten Meetings und Gespräche zunächst in Stichworten aufgenommen werden. Erst im finalen Protokoll werden diese zu ganzen Sätzen formuliert, rät Breme. Ausgenommen von dieser Regel sind Beschlüsse, etwa in Aufsichtsratssitzungen, die wortwörtlich notiert werden müssen.
«Wichtig ist außerdem, dass die Agenda bestehen bleibt», so Breme. «Als Protokollant darf ich darum bitten, beim Thema zu bleiben, denn ich muss die Struktur halten. Da sind mir die Protokollanten manchmal zu vorsichtig.»
Damit das Protokoll auch nachhaltig wirkt, sollten außerdem die besprochenen Arbeitsaufträge aufgenommen werden: Was ist zu machen? Wie ist es zu machen? Wer macht es? Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein?
«Es müssen realistische Ziele sein, die konkret formuliert werden. Gegebenenfalls muss man eine Aufgabe in Etappenziele aufteilen», so Breme. «Das ist ganz wichtig, damit die Vorhaben in die Umsetzung kommen.» Auch hier gelte: «Ruhig Stop sagen. Man darf nachfragen und sich die Zustimmung anderer einholen, ob das Ergebnis korrekt erfasst ist.»
Und dann ist da noch ein beliebter Fehler, der allzu oft begangen wird: «Der Versuch, alles mitzuschreiben», sagt Dagmar Knorr. Statt hektisch jedes Wort zu notieren, empfiehlt sie lieber vorab zu besprechen, was genau eigentlich festgehalten werden soll.
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