Die Gastronomie steckt mitten im digitalen Wandel. Corona-Regeln, Personalknappheit, steigende Kosten und verändertes Gästeverhalten haben den Druck zur Digitalisierung massiv verschärft. Die Mehrzahl der Gastronomen hat dies erkannt und ist bereit zu investieren. Doch wo beginnen? Die Auswahl an Tools ist groß und wächst ständig. Wer hier nicht im Thema ist, verliert leicht den Überblick.
Um Gastronomen auf ihren Weg zum digitalen Unternehmen zu unterstützen, hat das Beratungsunternehmen F&B Heroes leicht umsetzbare Empfehlungen zusammengestellt. Das Team um Geschäftsführer Jean-Georges Ploner verfolgt einen strategischen Ansatz: Effektiv digitalisieren geht nur mit klaren Zielen und einem Plan. Denn wer will schon viel Zeit und Kapital zu investieren, ohne zu wissen, ob es sich später auch lohnt?
Digitalisieren mit Strategie
Orientierung an den Schwerpunkten. Strategie mit messbaren Zielen festlegen
Wer digitalisieren möchte, sollte sich an seinen Schwerpunkten orientieren. Die F&B Heroes haben die relevanten Schwerpunkte identifiziert: Personal, Einkauf, Küche, Service und kaufmännische Verwaltung. Inhaber_in oder Geschäftsführer_in sollten sich fragen, wo für sie das höchste Potential für optimierte Prozesse, Zeit- und Kostenersparnis liegt. Und wo am effektivsten an der Produktivitäts- und Effizienzschraube gedreht werden kann. Die F&B Heroes empfehlen folgendes Vorgehen: Die angestrebten Ziele anhand von Planzahlen quantifizierbar machen, die ausgewählten Bereiche festlegen und die Vorgehensweise im Team abstimmen.
Einarbeitungszeit für digitale Tools einplanen
Durch smarte Tools können Prozesse optimiert, die Gästezufriedenheit gesteigert und die Wettbewerbsfähigkeit erhöht werden. Aber ein digitales Tool ist kein Selbstläufer. Der Umgang mit ihm muss erklärt und trainiert werden. Ein digitales Tool ist vergleichbar einem Mitarbeiter: Es braucht drei Monate Einarbeitungszeit. Aber nach drei Monaten hat man einen neuen Mitarbeiter, der wirklich etwas kann.
Bereiche kategorisieren. Tools mit höchstem Mehrwert auswählen
Jede Führungskraft muss für ihren Betrieb entscheiden, in welchen Bereichen Digitalisierung und Automation die höchste Arbeitserleichterung bedeuten und welche Systeme bzw. Tools den größten Mehrwert bieten durch Einsparnisse bei Zeit, Kosten und Personal sowie ein Plus an Sicherheit, Kontrolle und Steuerung. Hohe Effekte zur Steigerung von Produktivität und Effizienz liegen im digitalen Mitarbeitermanagement, beim Einkauf, in der Küche sowie bei Touchpoints mit dem Gast durch digitale Bestell- und Bezahlprozesse sowie intelligente Tischreservierungssysteme.
Die FB& Heroes zeigen 7 Möglichkeiten auf, wie man seine Gastronomie stärker digitalisieren kann:
1 – Höhere Flexibilität und Mitarbeiterzufriedenheit durch digitale Personalplanung
Der Personalbereich - planungs- und zeitintensiv - stellt hohe Anforderungen an das Management. Personalsoftware wie E2N (www.e2n.de) und Gastromatic (www.gastromatic.com) unterstützen bei der Personalplanung- und verwaltung, Dienstplanerstellung und beim Controlling. Davon profitieren Betrieb und Mitarbeiter, die ihre bevorzugten Arbeitszeiten, Freitage usw. unkompliziert via Smartphone eintragen können. Diese Form der Einbindung und Kommunikation entspricht dem Wunsch vieler Mitarbeiter nach mehr Wertschätzung und Respekt sowie größerer Flexibilität, um ihr Arbeits- und Privatleben besser planen zu können. Allein durch eine digitalisierte Mitarbeiterkommunikation kann eine Zeitersparnis von bis zu 50 Prozent erreicht werden. Neben dem Marktführer WhatsApp gibt es eine Reihe alternativer Messenger Dienste (Slack, Signal, Telegram u.a.), über die Mitarbeiter und Führungskräfte zu verschiedenen Themen gut miteinander kommunizieren können.
2 – Digitales Rechnungswesen für mehr kaufmännische Kontrolle
Ab einer gewissen Unternehmensgröße fallen im Backoffice viele Verwaltungsaufgaben an. Arbeitserleichterung bringt die Umstellung auf ein digitales Rechnungswesen: deutlich weniger Aufwand, dafür mehr Transparenz und Kontrolle, mobiles Arbeiten inklusive. Zu den führenden Anbietern gehören HGK Backoffice (www.h-g-k.de) und Allinvos (www.allinvos.de).
3 – Online Lieferantenbestellungen reduziert Verwaltungsaufwand
Die meisten Gastronomen arbeiten mit 5 bis 10 Lieferanten, von denen jeder einen anderen Bestellprozess nutzt: Order per Telefon, Fax, per Email oder online. In der Praxis bedeutet dies viele individuell zu bedienende Kommunikationswege mit hohem Zeitaufwand. Zwei digitale Tools machen den kompletten Prozess mobil, schnell und sicher: Bei Choco (www.choco.com) oder Cheflist (www.cheflist.de) erfolgt der gesamte Wareneinkauf über eine App. Voraussetzung: Die Lieferant_innen – ob familiengeführter Bauernhof oder nationale Großhändler – sind an die Plattform angeschlossen. Ein ähnliches Angebot für Getränke bietet Kollex (www.kollex.de) an. Kollex umfasst das gesamte Warenangebot der Getränkegroßhändler. Bestellungen sowie Neuheiten und Aktionen werden auf einen Blick angezeigt. Mitarbeiter_innen, wie beispielsweise Betriebsleiter_innen können Zugriffsrechte gewährt werden.
4 – Intelligente Reservierungssysteme platzieren Gäste und bieten Datenhoheit
Viele Gastronom_innen nutzen Reservierungssysteme, wie OpenTable (www.opentable.de). Einen anderen Weg nimmt die App Aleno (www.aleno.me/de). Aleno automatisiert den Prozess von der Reservierung bis zur Gästebewertung. Die Platzierung der Gäste erfolgt hier mit Hilfe von künstlicher Intelligenz, ohne dass das System programmiert werden muss. Auch variable Kapazitäten oder Überbuchungen können in Aleno automatisiert werden. Zusätzlich bietet die App weitere digitale Services im Bereich Schichten-Management, Branding, Controlling und Marketing. Die Daten verbleiben beim Gastronomen, der über Systeme und Restaurants hinweg alles digital erfassen, verbinden und analysieren kann.
5 – Den Bezahlprozess für Gästegruppen vereinfachen
Die Bestellungsannahme und das Abkassieren der Rechnung sind zeitintensive Prozesse – besonders unter Druck wie in Stoßzeiten. Digitalisierungsmaßnahmen bedeuten Erleichterung, wollen aber wohl überlegt sein. Die Bestellungsannahme ist die beste Gelegenheit, durch Beratung Zusatzverkäufe und Mehr-Umsatz zu generieren, eine Bindung zum Gast aufzubauen und so einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Dieser Touchpoint sollte bei Full-Service-Restaurants nicht aus der Hand gegeben werden Anders beim Bezahlen. Diesen Prozess wünscht sich der Gast zügig, unkompliziert und möglichst kontaktlos. Eine Herausforderung, weil zeitintensiv, stellte bisher das individuelle Abkassieren von Gästegruppen z.B. Gästen eines 10er Tisches dar. Bei billplease (www.billplease.de) können Gäste, ohne eine App zu installieren, am Tisch einen QR-Code scannen, sofort ihre Rechnung sehen und später getrennt oder zusammen per Smartphone bezahlen. Die Zahlung wird automatisch im Kassensystem verbucht und der Tisch wird geschlossen, wenn alles beglichen wurde. Die Geschwindigkeit im Bezahlprozess wird deutlich erhöht und das Restauranterlebnis ist deutlich entspannter.
6 - Mit Self-Ordering Servicekomfort bieten und Werbeeinnahmen generieren
Durch kontaktlose Prozesse wie es So’Use (www.so-use.de) anbietet, können Quick Service Restaurants das Serviceerlebnis optimieren. Bei So‘Use haben die Gäste die Möglichkeit, per Smartphone am Tisch Speisen und Getränke auszuwählen, mit drei Klicks zu bestellen und online zu bezahlen. Eine App wird nicht benötigt. Ein interessanter Mehrwert liegt darin, dass die F&B Industrie So’Use als digitalen Marketingkanal nutzen kann. So können beispielsweise Getränke in der Speisekarte platziert und mit Branding versehen werden. Auf diese Weise werden die Gastronom_innen am Werbeerfolg beteiligt.
7 – Weniger Betriebskosten, gleichbleibende Qualität und mehr Effizienz durch Systemküchen
Gastronomen, die ein neues Restaurant an den Start bringen wollen oder ihre Küche umbauen, sollten den Einsatz einer Systemküche in Betracht ziehen. Die Anfangsinvestition ist vergleichbar mit der für eine herkömmliche Restaurantküche, die Systemküche bietet aber einige Vorteile. Durch die digitale Steuerung der Abläufe werden Prozesse vereinfacht, eine gleichbleibende Qualität der Speisen wird gewährleistet und eine schnelle Fertigung erreicht. Eine Systemküche kommt mit weniger und weniger qualifizierten Köchen aus und kann trotzdem eine hohe Effizienz erreichen. Bei der Entscheidung für eine Systemküche muss der Gastronom_in für sich klären, welches Geschmacksbild er seinen Gästen bieten will und wie ist die Effizienz damit in Einklang zu bringen ist. Hersteller von Systemküchenhersteller sind u.a. Roland (www.roland-systemkuechen.de) und Mise en Place 24 (www.miseneplace24.com).
Ein Blick in die Zukunft: KI in der Küche
Roboter erobern die Küche. Das Start-Up Goodbytz (www.goodbytz.com) baut Roboter, die autonom gesundes, nachhaltiges und leckeres Essen kochen. Roboter erledigen ihre Aufgaben einheitlich in einer hohen Qualität und steigern durch ihre Schnelligkeit die Gesamteffizienz. Alternativ können Köch_innen mit den Robotern Hand in Hand arbeiten. Die Roboter sind so programmiert, dass sie erkennen, wenn Menschen ihnen zu nahekommen und ihre Geschwindigkeit bremsen. Durch den Einsatz von Robotern soll das Fachpersonal von Routineaufgaben entlastet werden und mehr Zeit für Kreativität erhalten, um qualitativ besseres und gesünderes Essen zu entwickeln.
Fazit:
Der Trend ist nicht mehr aufzuhalten: Digitalisierung, Automation und KI werden zunehmend in der Gastronomie Einzug halten. Kosten- und Personaldruck forcieren die Entwicklung, aber auch von Gastseite gibt es veränderte Erwartungen. Viele Gäste haben die Vorteile kennen- und schätzen gelernt und bewerten digitale Tools als Steigerung der Servicequalität. Wie bei jeder Investition gilt es, klare Anforderungen zu formulieren, quantifizierbare Ziele zu setzen, die Angebote zu vergleichen und bei der Kostenkalkulation Schulungs- und Trainingsmaßnahmen für die Mitarbeiter nicht zu vergessen. Denn jedes digitale Tool ist nur so gut wie der kompetente Umgang der Mitarbeiter mit ihnen.
Digitalisierung ist nicht nur positiv in Hinblick auf Wirtschaftlichkeit und Gästezufriedenheit zu sehen, sondern trägt auch zum Employer Branding bei. Mitarbeiter schätzen Arbeitgeber, die ihnen ein modernes Arbeitsumfeld bieten, damit sie ohne Brüche und Beschwernisse eine optimale Leistung erbringen können. Digitalisierung ist also eine Win-Win-Situation für alle.
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