Technologie
Event-Tech-Unternehmen bestätigt, dass KI-Agenten seine webbasierten Konfiguratoren eigenständig nutzen können, um maßgeschneiderte Veranstaltungen zu erstellen und detaillierte Angebote zu generieren – und dass die Planungslogik der KI die Fähigkeiten der meisten menschlichen Nutzer übertrifft.
Was passiert, wenn man einen KI-Agenten auf einen webbasierten Veranstaltungskonfigurator loslässt – nicht als Chatbot, der Fragen beantwortet, sondern als autonomen Nutzer, der ein echtes Event konfiguriert?
Eventmachine, Anbieter von Software zur automatisierten Angebotserstellung für Hotels und Eventlocations, wollte diese Frage beantworten. In mehreren Testsessions ließ das Unternehmen Claude, ein KI-Modell von Anthropic, das als autonomer Agent fungierte, die öffentlich zugänglichen Eventkonfiguratoren von Eventmachine nutzen, um Firmenveranstaltungen und private Feiern von Grund auf zu planen – einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsflächen, Tagungsräumen, Bestuhlungsarten, Catering, Übernachtungen, Rahmenprogrammen und technischer Ausstattung. Am Ende jeder Konfiguration übermittelte die KI die Angebotsanfrage, und ein vollständig kalkuliertes, professionell formatiertes Angebot wurde sofort per E-Mail zugestellt – genau wie bei jedem menschlichen Nutzer.
Die KI absolvierte den gesamten Prozess autonom. Kein Mensch führte sie durch die Benutzeroberfläche. Es war keine spezielle Integration erforderlich. Die KI nutzte denselben webbasierten Konfigurator, den Veranstaltungsplaner, Firmenkunden und Hotelvertriebsteams täglich verwenden.
„Die Benutzeroberfläche unserer Konfiguratoren ist logisch und klar aufgebaut – jede Option, jeder Preis, jede Abhängigkeit erscheint direkt auf dem Bildschirm“, sagt Peter Warren, CTO von Eventmachine. „Wir wussten, dass die Ergebnisse überzeugend sein würden, wenn eine KI mit dem Benutzerinterface umgehen könnte. Was uns jedoch verblüfft hat, war die Art und Weise, wie die KI ihre Entscheidungen begründete.“
Was die KI tatsächlich gemacht hat
In zahlreichen Konfigurationssessions – Firmenmeetings, Team-Offsites, Hochzeiten – hat die KI nicht nur Felder ausgefüllt. Sie traf Planungsentscheidungen, die erfahrene Eventmanager als wirklich durchdacht ansehen würden.
In einer Sitzung entschied sich die KI für einen größeren, teureren Tagungsraum anstelle eines kleineren, der die Anforderungen an die Teilnehmerzahl zwar technisch erfüllte. Der Grund: Der Konfigurator zeigte an, dass die Raummiete für den größeren Raum entfallen würde, wenn die Ausgaben für das Catering einen bestimmten Schwellwert überschritten. Die KI berechnete, dass die geplanten Speisen und Getränke diesen Schwellwert problemlos überschreiten würden – wodurch der größere Raum faktisch kostenlos war. Für solche Querverweise benötigt ein erfahrener Bankettmanager einige Minuten mit einem Taschenrechner. Die KI erkannte dies beim Konfigurieren.
In einem anderen Fall teilte die KI eine Gruppe von 26 Personen in zwei parallele Nachmittagsprogramme auf – eine Golfstunde und einen Patisserie-Kurs – mit genau 13 Gästen in jeder Gruppe. Die Entscheidung war nicht willkürlich. Golf ist aktiv und findet im Freien statt, Patisserie ist drinnen und sensorisch. Die beiden Gruppen treffen sich beim Abendessen wieder und haben unterschiedliche Erlebnisse, über die sie sprechen können. Das ist keine Konfiguration – das ist Eventdesign.
Für einen Firmen-Kick-off mit 35 Personen sah das Veranstaltungsbriefing eine Aktivität für 20 Teilnehmer vor. Die KI prüfte die Rahmenprogramme im Konfigurator und stellte fest, dass einige ein Eingabefeld für die Teilnehmerzahl enthielten, andere hingegen nicht. Sie kam zu dem Schluss, dass bei Auswahl einer Option ohne Feld für die Teilnehmerzahl die gesamte Gruppe von 35 Personen bezahlt werden müsste – was eine überhöhte Zahlung für ein Rahmenprogramm wäre, an dem nur 20 Personen teilnehmen würden. Daher wählte sie gezielt eine Option mit anpassbarer Teilnehmerzahl und setzte diese auf 20. Sie las die Benutzeroberfläche, verstand die Abrechnungslogik und traf die wirtschaftlichste Entscheidung.
„Die KI hat unseren Konfigurator so bedient, wie es ein kluger, erfahrener Planer tun würde“, sagt Warren. „Sie hat Raumbeschreibungen auf Hinweise zur Atmosphäre überprüft, die Preisgestaltung verschiedener Optionen verglichen und herausgefunden, welche Auswahlmöglichkeiten Geld sparen würden, ohne die Qualität der Veranstaltung zu beeinträchtigen. All das anhand von Informationen, die direkt im User Interface zu finden sind – sie hat einfach die Zusammenhänge schneller erkannt als die meisten Nutzer.“
Warum dies für Hotels und Locations von Bedeutung ist
KI-Agenten sind keine Zukunftsmusik mehr. Laut PwC setzen bereits 79% der Unternehmen KI-Agenten in irgendeiner Form ein. Gartner prognostiziert, dass bis 2026 40% der Unternehmensanwendungen aufgabenspezifische KI-Agenten integrieren werden. Der KI-Modus von Google – der es Nutzern ermöglicht, komplexe Aufgaben an KI zu delegieren – ist bereits in über 200 Ländern verfügbar.
Die praktische Auswirkung für die Hotellerie ist klar: Wenn KI-Agenten beginnen, Veranstaltungen im Auftrag von Travel Managern, Assistenzen der Geschäftsleitung oder Hochzeitspaaren zu suchen, benötigen sie strukturierte Tools, mit denen sie interagieren können, um Veranstaltungsorte zu vergleichen und Angebote einzuholen. Eine Venue, die einen webbasierten Konfigurator mit sofortiger Angebotserstellung anbietet, gibt der KI eine Arbeitsgrundlage. Eine Location mit RFP-Prozess und 48-stündiger Wartezeit tut dies nicht.
„Es geht nicht darum, das Eventsales-Team zu ersetzen“, sagt Florian Zelfel, CEO von Eventmachine. „Es geht darum, für Geschäft offen zu sein, wenn die Anfrage eintrifft – egal, ob diese Anfrage von einer Person oder einer KI stammt, die für sie recherchiert. Wenn die KI eines Interessenten auf ein Kontaktformular statt auf einen Konfigurator stößt, hat sich diese Location bereits ins Abseits manövriert.“
Der größere Zusammenhang
HFTP, ein weltweiter Verband für Hospitality-Technologie, hat diesen Wandel genau verfolgt. In einer viel zitierten Untersuchung aus dem Jahr 2026 beschrieb die Organisation eine nahe Zukunft, in der KI-Agenten auf Gastseite direkt mit den Systemen auf Hotelseite interagieren – was laut HFTP „maschinenlesbare Daten zu Inventar, Verfügbarkeit, Angeboten, Richtlinien, Gebühren, Erlebnissen und Upsells“ erfordert. Hotels, denen diese Art von strukturierten, maschinenlesbaren Angaben fehlen, so die Warnung der Untersuchung, laufen Gefahr, vollständig aus dem Kandidatenpool herauszufallen, wenn KI-Systeme den besten Treffer für die Anfrage eines Reisenden suchen.
Für Eventmachine bestätigte diese Erkenntnis einen Ansatz, den das Unternehmen seit langem vertritt: Strukturierte, standardisierte und klare Eventsales-Systeme zu entwickeln. Die Konfiguratoren von Eventmachine wurden für menschliche Nutzer konzipiert – Hotelvertriebsteams und Eventplaner, die nach schnelleren Möglichkeiten suchen, maßgeschneiderte Events zu planen und zu kalkulieren. Doch da das System auf klarer Logik, transparenter Preisgestaltung und gut organisierten Optionen basiert anstatt auf Freitextformularen und manuellen Prozessen, können auch KI-Agenten es nutzen.
„Wir haben unseren Kunden jahrelang eingeschärft: Organisiert Euch, standardisiert Euer Angebotsportfolio, gestaltet Eure Preisstruktur logisch und transparent“, sagt Zelfel. „Diese Disziplin hat das Ganze erst möglich gemacht. Die KI war nicht erfolgreich, weil wir Glück hatten – sie war erfolgreich, weil das System richtig gebaut wurde.“
Über EVENTMACHINE
Eventmachine bietet Cloud-Software für online Eventplanung und automatisierte Angebotserstellung. Die MICE Tools von Eventmachine wurden entwickelt, um Verkaufsprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Sie ermöglichen es Hotels und Locations, Angebote schneller zu erstellen, die Genauigkeit der Angebote sicherzustellen und die Umsätze zu maximieren. Die Lösung ist nahtlos in die Webseiten und Tech Stacks von Hotels und Veranstaltungsorten integriert und gewährleistet sofortige, fehlerfreie Event-Angebote sowie eine effiziente Veranstaltungsdurchführung.
Öffentlich zugängliche Demo-Konfiguratoren stehen zum Testen zur Verfügung
B2B (Meetings/Seminare): www.eventmachine.xyz/demo/tagungskonfigurator/
B2C (private Veranstaltungen): www.eventmachine.xyz/demo/konfigurator-privatveranstaltungen/
Die in dieser Mitteilung beschriebenen KI-Tests wurden mit Claude von Anthropic (Modelle Sonnet und Opus) durchgeführt. Die Ergebnisse können bei anderen KI-Modellen abweichen.
Webseite: www.eventmachine.xyz
Telefon: +49 (0)40 386 29 000
eMail: service@eventmachine.xyz
